Top-5 dingen die u over e-invoicing moet weten
E-invoicing maakt een ware opmars mee. Niet alleen Finland (de bakermat van elektronisch factureren) maar ook opkomende economieën als Mexico en Portugal zijn al over teneinde de efficiëntie te vergroten en frauduleuze praktijken aan te pakken. Nederland, toch over het algemeen wel ‘de braafste jongen van de klas’, loopt in dit geval achter. ‘We’ zien de noodzaak er nog niet van in, maar het is inmiddels wel twee voor twaalf: de vrijblijvendheid van het elektronisch factureren is er inmiddels vanaf en bedrijven worden verplicht om de switch te maken. Daarom hieronder vijf zaken die u moet weten voordat op Oudejaarsavond het vuurwerk wordt ontstoken en er op e-invoicing wordt getoost!
#1 - E-invoicing wordt verplichte kost
Over enkele maanden heb je als organisatie of zelfstandige ondernemer niet meer de keuze om facturen uit de printer te laten rollen. Althans, als je met de overheid (de grootste afnemer van Nederland) zaken wilt blijven doen. Want contracten die vanaf januari 2017 met 'de overheid' worden afgesloten, vereisen uitsluitend dat facturen elektronisch worden aangeleverd. De voordelen laten zich raden: totaaloverzicht, kostenbesparingen, snellere betalingen en geen facturen meer die in een verkeerde map of in een bureaula verdwijnen. Aan de andere kant ‘about time’ dat de Rijksoverheid eindelijk overstapt op het factureren van de toekomst met die miljoenen facturen die nu nog in een envelop op de mat van de Rijksoverheid vallen. Dus wil je de meute voor zijn en reeds gewend raken aan e-invoicing: kom in actie en wacht niet langer.
#2 - E-invoicing is grensoverschrijdend
Op 1 januari aanstaande moet heel zakelijk Nederland dus klaar zijn voor elektronische facturen, maar een jaar later (januari 2018) breidt de olievlek a.k.a. e-invoicing zich uit over de landsgrenzen. Met andere woorden: B-2-G factureren is straks in Europa gewoongoed. Dus doe je met jouw bedrijf zaken met buitenlandse overheden, dan is het helemaal zaak om je organisatie e-invoicing proof te maken (en kun je dit Europese besluit zien als de ultieme stok achter de deur om op elektronisch factureren over te stappen). Economisch verkeer en de betaling van rekeningen worden in dit geval dus niet door landsgrenzen geremd.
#3 - E-invoicing is makkelijk
Zoals de Duitsers zeggen: in der Beschränkung zeigt sich der Meister. Ofwel: eenvoud is alles. En niets is minder waar. Al jarenlang wordt onder meer gebruik gemaakt van pdf-bestanden, e-mail of EDI om rekeningen betaald te krijgen. Stuk voor stuk digitale ‘talen’ waarbij geen printer of waar een met de hand ondertekend document meer aan te pas komt. Het ultieme streven is een betalingsstructuur waarbij data – zoals factuurdatum, factuurnummer en andere kentekens op de rekening – volledig automatisch door de computer worden herkend en zo van het ene in het andere systeem worden ingeschoten. Een eenduidig, eenvoudig kanaal voor iedereen die facturen wil zenden of ontvangen. Het is overigens niet een kwestie van óf maar wanneer we met dit one and only channel hebben omarmd. XML wordt op termijn de international business language waarmee we straks alle facturen afhandelen.
#4 - E-invoicing is legaal
Mocht u al jaar en dag uw facturen aan gekleurde ringbanden toevertrouwen: daar kunt u eigenlijk meteen mee ophouden. We begrijpen heel goed dat bedrijven zich aan traditie vastklampen (“Al die jaren goed gegaan, waarom zou alles nu opeens anders moeten?”), maar voor de Belastingdienst of uw eigen administratie is een opgeslagen factuur op de server even rechtsgeldig en legaal als een factuur die uit een enveloppe komt en door een perforator van twee gaatjes wordt voorzien. Ook op het gebied van BTW-aangifte is dit allemaal keurig geregeld. Gebruikers van e-invoicingdiensten hoeven daarom niet bang te zijn wanneer achterhaalde orders straks geen onderdeel meer uitmaken van het kantoor en alle elektronische (inkoop)facturen voortaan aan de harde schijf of veilig aan de cloud worden toevertrouwd.
#5 - E-invoicing bespaart
De grote vraag in dit soort trajecten is altijd: waarom verandering? Het is al meerdere keren gezegd maar het factureren van de toekomst bespaart een bedrijf niet alleen in euro’s maar ook ‘de wereld’ lift mee op het succes van e-invoicing.
Velen denken dat e-invoicing alleen is weggelegd voor bedrijven die per jaar tien- tot honderdduizenden facturen verzenden. Maar dit is niet waar: ook kleine en middelgrote bedrijven kunnen de vruchten plukken van digitaal factureren waar in het meest eenvoudige geval een kleine investering tegenover staat.
Maar er zijn natuurlijk ook ‘de grote jongens’, multinationals die soms wel 1.000.000 facturen per jaar produceren. Dit zijn partijen die met e-invoicing helemaal besparen. In hun geval scheelt dat ongeveer:
- 419 bomen
- 3.500.000 velletjes A4
- 17.464 kilo papier
- 436.590 liter water
- 181.639 kWh
Met deze hoeveelheid energie kun je 526 stuks 40Watt-lampen dag in, dag uit een jaar laten branden. En dan hebben we het nog niet over de aanzienlijk lage kosten per factuur die vaak tientallen procenten lager ligt dan een papieren factuur. Maar dat wist u waarschijnlijk al… J
Door: Jos Wellema (Basware)
