Belang van veranderende IT-afdeling ondergeschoven kindje
06-10-2016 | door: Teus Molenaar

Belang van veranderende IT-afdeling ondergeschoven kindje

Het bimodal IT begrip van Gartner is inmiddels aardig ingeburgerd. Het tweestromen automatiseringsland krijgt bij organisaties langzamerhand vorm. Maar er is nog een derde aspect dat veel meer aandacht verdient: de veranderende rol van de IT-afdeling als service organisatie. “Eigenlijk is er sprake van trimodal IT”, meent Bob Janssen, SVP of Innovation, CTO en oprichter van RES.

Op de werkkamer van Janssen, in het Bossche hoofdkantoor van de onderneming, staan onder meer een A-Wing Starfighter, een Darth Vaders TIE Advanced en een Resistance X-Wing Fighter. De kenner weet dat het om Lego-modellen gaat van ruimteschepen uit de science fiction filmserie Star Wars. Zodra een nieuw model uitkomt, is Janssen er als de kippen bij om een exemplaar te bemachtigen; en vervolgens eigenhandig in elkaar te zetten.

Lego spreekt hem vooral aan vanwege de modulaire opzet. “De automatisering vormt bij organisaties een serieus en complex probleem waar we bij RES al meer dan vijftien jaar oplossingen voor (proberen) aan te dragen. Lego is een prachtig modulair systeem waarmee niets onmogelijk is; IT heeft eigenlijk een zelfde raamwerk nodig voor het kunnen leveren van IT as a Service. Dat is wat RES wil bereiken met haar platform voor het beheren, leveren en beveiligen van IT diensten.”

In de afgelopen vijftien jaar is het IT-landschap veel veranderd; denk aan virtualisatie, mobiel werken en cloud computing. Deze ontwikkelingen hebben een groot effect op de complexiteit van de digitale werkplek, die vaak gefundeerd is op een hybride vorm van verschillende technologieën. Daarom blijft Janssen RES ONE Workspace, zoals het product voor het beheer van de digitale werkomgeving inmiddels heet, constant doorontwikkelen. Op de achtergrond speelt dan steeds de vraag, welke rol de IT-afdeling inneemt bij de inrichting van een veilige werkomgeving?

Trimodal

De techniek die verwerkt is in de producten en diensten van RES is een afgeleide van het inzicht dat de onderneming heeft in de processen, die nuttig en nodig zijn, om medewerkers binnen een organisatie snel en veilig aan het werk te zetten.

Hier haakt RES aan op het bimodal IT-begrip van Gartner: een IT-infrastructuur die bestaat uit legacy systemen (vaak transactieverwerkende systemen) en snel te wijzigen applicatiestructuren die soms (in het geval van projecten) maar een kort leven zijn beschoren.

“Maar feitelijk is er sprake van een trimodal IT-concept”, vertelt Janssen. “De derde poot is de IT-afdeling die ervoor moet zorgen dat de twee verschillende systemen integreren. Er is geen harde scheiding tussen die twee; ze lopen voortdurend in elkaar over. De digitale transformatie moet in goede banen worden geleid. Daar speelt de IT-afdeling een belangrijke rol. Een rol die bovendien aan grote veranderingen onderhevig is. Het bimodal concept gaat voorbij aan dat aspect, vandaar dat ik pleit voor een trimodal-concept.”

Om zijn woorden kracht bij te zetten, vertelt hij onlangs een CIO te hebben gesproken van een grote bank die vol trots vertelde over zijn agile projectteams en hoe snel de IT-afdeling aan wensen van de business kan voldoen. “En toch duurt het er nog steeds zes weken, voordat nieuwe medewerkers kunnen beschikken over hun digitale werkomgeving!”

Vertrouwen terug

Als medewerkers niet snel genoeg via de geëigende weg, dus via de IT-afdeling, aan het werk kunnen, dan gaan ze tegenwoordig zelf op internet shoppen, aldus Janssen. En zo ontstaat schaduw-IT. “Het vertrouwen in de IT-afdeling moet terug”, vindt hij. “Om de medewerkers snel aan het werk te helpen is een service catalogus nodig op basis van, door de organisatie, goedgekeurde applicaties en diensten. De medewerkers kunnen zelf een keuze maken; dit neemt de IT-afdeling veel werk uit handen. Die tijd kunnen ze dan besteden aan meer strategische zaken.”

Wanneer een medewerker van functie verandert, wijzigt de service catalogus mee. En wanneer een medewerker de organisatie verlaat, worden door de koppeling van RES met het HR-systeem, de rechten automatisch herroepen. Daarmee voorkom je onrechtmatige toegang tot diensten en blijft de pool van licenties up to date.

Er is wel analytics voor nodig. “Je moet elke wijziging registreren en eventueel later kunnen aantonen. Dat gebeurt natuurlijk ook automatisch. Zo creëer je IT as a service.”

Veilig

Een platform dat het, uitleveren en innemen van diensten, veilig en goed configureert, is dé manier om de IT-afdeling efficiënt te laten werken. “Automatisering van veel taken is noodzakelijk, aangevuld met self service.”

Janssen haalt aan dat een goed beheer van het automatiseringslandschap binnen een organisatie niet alleen nodig is voor governance, maar ook om licenties goed te beheren. “We hebben het dan trouwens wel over licentiebeheer, maar dat verschuift steeds meer naar contractbeheer van de abonnementen.”

Logistiek

Een identity store, waarin alle rechten van medewerkers zijn opgenomen, is bij een goed functionerende IT-afdeling onontbeerlijk. Dan is ook bekend welke diensten projectdeelnemers mogen gebruiken. Al dan niet uit de cloud. ”Als je het gebruik analyseert, zie je meteen welke diensten niet of nauwelijks worden gebruikt. Daar kun je dan actie op ondernemen.”

Het toekennen van rechten en plichten is vaak gekoppeld aan de identiteit (rollen) die iemand heeft binnen een organisatie. “Als je het op die manier doet, ben je erg lang bezig voordat de medewerkers kunnen beschikken over de functionaliteit die ze voor hun werk nodig hebben. Achttien maanden is geen uitzondering.”

Janssen ziet veel meer in de logistieke aanpak. “Je volgt welke stappen nodig zijn om iemand een dienst te leveren, of een dienst terug te nemen. Die stappen automatiseer je. Zo kun je in korte tijd een digitale werkomgeving bieden”, weet hij uit ervaring.

Door: Teus Molenaar 

Terug naar nieuws overzicht

Tags

it