Redactie - 15 augustus 2016

Visie: Onbekend maakt onbemind: start profiling!

Bij ‘profiling’ denken we al snel aan een spannende aflevering van CSI of Criminal Minds. Een profiel definiëren in een IT-gerelateerde omgeving heeft een iets andere betekenis. In die context betekent profiling het in kaart brengen van de verschillende gebruiksgroepen die binnen uw organisatie actief zijn. En dat is dan weer van groot belang voor de efficiency en doelmatigheid van uw organisatie. Gaf ik eerder tips over de versnelling van de go-to-market en de winst van het innoveren, de inzet van profiling heeft minstens zoveel waarde. In dit blog ga ik verder in op de kansen en mogelijkheden.

Cloud is een game changer

IT- en security-afdelingen liggen regelmatig met medewerkers in de clinch over welke IT-tools en apps zij wel of niet mogen gebruiken op het werk. De IT-afdeling komt uit een situatie waarbij er veel meer zicht en controle was op iemands IT-huishouding. Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers zich aan deze regels houden? Dat zij hun privégewoontes rondom bijvoorbeeld het opslaan van documenten in publieke cloud-tools niet meenemen naar kantoor zonder uw instemming? Het is natuurlijk goed te begrijpen dat werknemers van deze diensten gebruik maken. Ze zijn makkelijk, goedkoop en efficiënt in gebruik. Met de komst van een app-for-everything en cloud-diensten is de diversiteit in omgevingen dan ook steeds meer toegenomen. Dat zijn omgevingen die vragen om goed en inzichtelijk beheer. Dit beheer wordt direct efficiënter als bekend is welke gebruikersgroepen er zijn binnen de organisatie.

Richt een kernteam op

Veel organisaties proberen wel verschillende profielen in te richten voor verschillende soorten medewerkers. Het gestructureerd in beeld brengen van de behoeften en wensen van medewerkers, belandt echter spijtig genoeg maar al te vaak van het to-do-lijstje op het leuk-voor-ooit-maar-niet-nu-lijstje. Waar het vaak op strandt is verantwoordelijkheid. De business vindt het een typische IT-taak. IT geeft juist aan input nodig te hebben vanuit HR. Vervolgens schuift HR het weer door naar de business. Het eindresultaat is maar al te vaak een verzameling van oppervlakkige profielen die niet aansluiten bij de wensen en ideeën van de gebruikers. Voorkom dit door als directeur een team samen te stellen (en vrij te maken) om vanuit verschillende disciplines, samen tot de verschillende user-profielen komen. Dat vergroot zowel het draagvlak als de effectiviteit.

Kijk naar de wensen van de gebruikersgroep

Het kernteam gaat nu gezamenlijk aan de slag met het opstellen van de user-profielen. Maar vanuit welk uitgangspunt? Het is nodig om te kijken naar het profiel waarvoor IT wordt gegenereerd en niet langer vanuit het IT-aanbod. Een sales manager heeft totaal andere behoeften dan bijvoorbeeld een programmeur of het secretariaat. Kan de financiële adviseur wellicht het beste een laptop met meer power gebruiken omdat hij met grote bestanden werkt, is de secretaresse juist veel meer gebaat bij een lichtgewicht laptop die overal mee naar toe kan. Op het gebied van software valt er te denken aan de noodzaak voor de sales manager om snel en mobiel met het CRM-systeem te kunnen werken, terwijl ontwikkelaars graag de nieuwste software willen gebruiken. Door goed op deze behoeften in te spelen, wordt direct efficiënter gewerkt.

Ga centraal

U heeft nu een kernteam opgericht en de wensen van de gebruikersgroepen in profielen gevat. Nu is het tijd om te zorgen dat u de profielen centraal gaat beheren. Dat maakt het veel eenvoudiger om verzoeken van medewerkers in te willigen. Want wat voor de een vooruitgang is, kan voor de ander juist een achteruitgang in het werk betekenen. Door een centrale aanpak is het mogelijk vast te stellen of een wens voor de gehele gebruikersgroep geldt of dat een het individueel verzoek betreft.

Zoals de dader aan het eind van de aflevering van Criminal Minds wordt gepakt na die slimme profielschets, behaalt ook uw team beter resultaat wanneer u profiling goed inzet. Want bekend maakt bemind.

Jitka Beukenkamp is Enterprise Manager Netherlands bij VMware

Trend Micro BW BN week 10-11-13-14-2024 Copaco | BW 25 maart tm 31 maart 2024
Trend Micro BW BN week 10-11-13-14-2024