De oorsprong van content management

Het aanbod van content wordt steeds groter, gebeurt steeds vaker realtime en heeft een steeds kortere levenscyclus. Het managen van al die content wordt daarom steeds lastiger. Niet alleen omdat de hoeveelheid data die daar bij betrokken is, steeds groter wordt, maar omdat ook de vluchtigheid steeds meer toeneemt. Maar waarin ligt nu eigenlijk de oorsprong van content?

Content
De term content is – naast het begrip tevreden – een aanduiding voor de inhoud of het eindresultaat van een dienst of product, opgebouwd uit allerhande informatie. Dit kan een document, een webpagina, een email, een database of zelfs een tv-programma zijn. Dus het geheel aan informatie-inhoud dat men door middel van communicatie op de omgeving wil overbrengen. Dit kan dus bestaan uit een verzameling van tekst, afbeeldingen, geluid, video en animaties. Content management is het proces van creëren, beheren en publiceren van content.

Content management
Iedere organisatie heeft te maken met content management. Het is de basis om een proces waar mensen samenwerken en gezamenlijke content generen te kunnen managen. In dit proces kan men verschillende rollen hebben zoals creator, editor, publicist, administrator en natuurlijk consument en eindgebruiker. Het belangrijkste onderdeel van content management is het beheren van de verschillende versies van de content die wordt gecreëerd en geüpdate. Het is versiebeheer tijdens de levenscyclus van content, van de geboorte tot en met de archivering en/of (bewuste) vernietiging .

Content maken en gebruiken
Naast versiebeheer is een belangrijk onderdeel van content management het beheren van de werkprocessen die nodig zijn om de content te maken en te gebruiken. Wie controleert de content en wie geeft een geaccordeerde versie vrij voor gebruik? Aan welke compliance- en governance-eisen, zoals interne of externe ISO-processen of publicatiestandaarden, moet die workflow voldoen? Tenslotte moet eenmaal vrijgegeven content tijdens de gebruiksduur kunnen worden beheerd en moet (dus) bekend zijn wie daar allemaal toegang toe heeft en er geaccordeerde kopieën van bezit.

Ontstaan
Content management is ontstaan uit het al eeuwen bestaande proces van documentbeheer. Voor de digitale wereld begon, waren er natuurlijk al vele processen waar (papieren) content de basis vormde voor een proces. Zodra een proces formeler werd, moest het documentmanagement beter ontwikkeld en ingericht. Denk aan door de overheid gereguleerde industrieën, zoals de luchtvaartindustrie en de nucleaire- en geneesmiddelenindustrie. Vanzelfsprekend was de overheid zelf op dit gebied ook ver ontwikkeld, daar is de archiefwet uit 1889 een goed voorbeeld van.

Ontwikkeling van de digitale wereld
Niet alleen geschreven content zoals documenten, handboeken en procedures waren beheerde documenten, maar ook officiële tekeningen van product, gebruikshandleiding en onderhoudsregels behoorden tot de beheerde documenten. Vanzelfsprekend was het management van dit alles weer gebaseerd op papieren documenten die de metadata van die documenten vastlegden en status gaven. Met de ontwikkeling van onze digitale wereld ontstonden de eerste applicaties om al die informatie en content te gaan beheren en konden we de op papier gebaseerde processen langzaam vertalen naar digitale oplossingen.

Enterprise Content Management
Begin jaren negentig ontstond de eerste software om documenten, en later content te managen. Een documentmanagementsysteem (DMS) is een opslagplaats of repository waarin de beschrijvende metadata van documenten worden opgeslagen. Op die wijze zijn documenten makkelijk terug te vinden aan de hand van allerlei kenmerken. Vaak waren dit zelf ontwikkelde applicaties om specifiek de eigen bedrijfsprocessen en producten te kunnen beheren.

Meer generieke systemen
Vanaf 2000 kwamen er meer generieke systemen beschikbaar die als algemene bedrijfsapplicaties momenteel op steeds meer plekken hun weg vinden. Toen ontstond ook de term Enterprise Content Management (ECM) dat naast Enterprise Resource Management (ERP) in opkomst kwam. ERP en ECM hebben een onderlinge relatie wat betreft het enerzijds managen van productdefinities en het anderszins managen van de (fysieke) productstromen.

Enterprise Information Management
Waar content management zich steeds meer met ongestructureerde informatie bezighoudt, is business intelligence van oudsher gericht op het managen van gestructureerde data in databases. Beide soorten data willen we steeds meer gezamenlijk gebruiken en de inhoud ervan beschikbaar stellen voor de groeiende mogelijkheden voor informatieanalyse. Met de nieuwe grote datalakes die we kunnen bouwen, is het interessant om ook alle bedrijfsdata op beheerde wijze hierbij te betrekken.

Oude data
Maar dan moet eerst alle data uit hun silo’s worden gehaald. Oude applicaties die nog steeds in gebruik zijn om oude data ter beschikking te houden. Vergeten data-omgevingen die vaak nog onverwachte historische informatie kunnen bevatten en waarvan we de informatie liever niet willen vernietigen. Als het ons lukt om die data met de bijbehorende logica en/of metadata te kunnen vinden en centraal bijeen te brengen, slaan we twee vliegen in een klap: we kunnen oude applicaties met een gerust hart uitzetten en lopende licentiecontracten stoppen, terwijl we tegelijkertijd die oude data als open data ter beschikking kunnen krijgen in datalakes. Directe (grote) kosten besparen op oude tweede platformomgevingen en daarmee cashflow genereren om in het derde platform te investeren.

Door:
Hans Timmerman
CTO EMC Nederland