Hou je mailbox (en die van je collega’s) onder controle

Geen zin meer om uren kwijt te zijn aan mail-geregel? Groepsmailtjes die je moet lezen en lastige vragen. Lees dan de volgende tips:

Niet mailen
Het lijkt flauw, maar het is het overwegen waard. Ga bij iedere mail die je de wereld instuurt even na of de e-mail wel het juiste medium is. Kun je niet beter even bellen? Of langslopen bij je collega? Als je bericht nogal lang wordt, is dat vaak een signaal dat een ander medium wellicht beter is. Als er heftige emoties in het spel zijn, ook. 

Antwoorden is ook niet altijd nodig. Als je alleen maar terugmailt met de boodschap 'dank voor je mail', is het vaak helemaal geen ramp als je niets laat horen. 

Benut de onderwerpregel ten volle
In de onderwerpregel moet je zo goed mogelijk samenvatten waar de mail over gaat. Je kunt er ook het doel van je mail al in vermelden. Bijvoorbeeld: 'ter info: brochure over evenement' of 'graag snel antwoord: afspraak verzetten naar dinsdag a.s.?' Soms is een berichttekst dan zelfs niet meer nodig.

Noem een deadline
Als je snel antwoord of actie verlangt, doe je er goed aan de ontvanger geen uitweg te bieden. Zeg er dus duidelijk bij wat je van iemand verwacht, en wanneer. Bijvoorbeeld: 'Het zou fijn zijn als je uiterlijk woensdagochtend om 12.00u kan reageren.'  

Hou het kort
Je vind het zelf ook niet fijn om hele lappen tekst te moeten doorploegen. Sommige bedrijven hebben daarom zelfs een limiet van 50 woorden afgesproken.

Om te zorgen dat je zelf superkorte antwoorden ontvangt, kun je de code VSRE gebruiken. Dit staat voor 'very short reply expected’. Die code werd bedacht door een Griekse ondernemer, die zich realiseerde dat hij vaak veel tijd verdeed met 'beleefde' lange emails, terwijl zijn antwoord eigenlijk gewoon 'ja', 'nee', of 'dinsdag' was. Met de VSRE-code maak je duidelijk dat je het prima vindt dat de ontvanger een kortaf antwoord geeft.

Antwoord snel
De ongeschreven regel luidt dat een antwoord binnen 24 uur wel zo netjes is. Probeer er niet langer mee te wachten, want dan is de kans dat je niet meer antwoordt (terwijl dit wel had gemoeten) groter. Uit onderzoek van Yahoo Labs en de University of Southern California blijkt trouwens dat de meeste mensen opvallend snel antwoorden. Een antwoord binnen twee minuten komt het vaakst voor, zo kwam naar voren uit het onderzoek. 90 procent van de emails wordt dezelfde dag nog beantwoord. De helft van alle antwoorden wordt verstuurd binnen 47 minuten.

Wees spaarzaam met 'reply all'
Menig inbox wordt erdoor vervuild: ál die onnodige massamail. Is het echt nodig dat iedereen dit leest? En vergeet niet: misschien krijg je wel van ál die ontvangers antwoord. Daar ben je dan ook mooi weer een tijdje zoet mee.