Overgang on-premises naar cloud computing volop bezig

QS solutions uit Amersfoort is het schoolvoorbeeld van een softwareleverancier die de ontwikkelingen in automatisering succesvol volgt. Van producten van boekhoudsoftware in het client/server tijdperk tot het eenvoudig en veilig toegang verschaffen aan eindgebruikers, tot applicaties en data in de hybride wereld van cloud en on-premise computing.

Commercieel directeur Fergus Keith gaat terug naar 1994 toen Digital Equipment Corporation (kortweg DEC) nog een fabrikant van minicomputers was. Een bedrijfsonderdeel van DEC - DBS (Digital Business Solutions) - ontwikkelde administratieve software. In die tijd heel vooruitstrevend, want zij waren de eerste die in Nederland op de markt kwamen met administratieve software voor Windows. En dat in een tijdperk, waarin de meeste systemen nog op DOS en Novell draaiden.

DEC wilde evenwel geen software leverancier zijn. Daarom is besloten om via een management buy out DBS te verzelfstandigden. Met moderne software onder Windows en het Jaar 2000-probleem in zicht (waarbij veel systemen de millenniumovergang niet zouden overleven, omdat ze spaak zouden lopen bij de jaartalnotering) groeide DBS als kool; van 45 naar 110 medewerkers.

“De groei in de administratieve software nam af na het jaar 2000. We hadden al een relatie met Microsoft, omdat we zijn ontwikkeltools gebruiken”, vertelt Keith. “Die relatie zijn we gaan uitbouwen toen Microsoft in 2003 met Dynamics CRM op de markt kwam. Wij zijn ons gaan specialiseren in het invoeren van CRM. We passen de werking ervan aan op de wensen van de klant. In 2005 hebben we SharePoint en Project Server aan onze productportfolio toegevoegd.”

Quick Starts
Veel organisaties willen SharePoint gebruiken om een intranet te bouwen. “Zeventig procent van de wensen bleek vrij standaard te zijn; iedereen wil een smoelenboek, een nieuwspagina, een afdelingssite en dergelijke. Daarom hebben wij een template ontwikkeld, waar al dit soort zaken standaard al in zitten. Deze template gebruiken we als basis van onze implementaties. We noemen dat Quick Starts”, gaat Keith verder.

DBS had zich in de kijker gespeeld van het Noorse bedrijf Visma, dat de bedrijfssoftware wilde inlijven. In 2010 is dit onderdeel, inclusief de bedrijfsnaam DBS, Noors eigendom geworden.

Alles online
De implementatie van de Microsoft-oplossingen werd ondergebracht in een nieuw bedrijf. Bij de naamgeving is teruggegrepen op het sterkste wapenfeit: de Quick Start, vandaar QS solutions, verklaart de commercieel directeur.

“Nu zetten wij vol in op de overgang van on-premises naar cloud computing. Heel veel gaat al online; via Office 365 en applicaties op het Azure platform. Als bedrijf moet je voorop blijven lopen op de ontwikkelingen die je ziet aankomen. Daarom gaan we door met wat we al deden – Microsoft-producten implementeren – maar hebben we ons ook gericht op de grote vraag waarvoor organisaties zich gesteld zien: identity and acces management en beveiliging”, aldus Keith.

“Medewerkers, zeker in een kenniseconomie als de onze, verrichten hun taken in toenemende mate online en met een keur aan devices. Tegelijkertijd zijn er nog steeds applicaties die lokaal draaien en waarschijnlijk zullen blijven draaien. Er zijn niet alleen koppelingen tussen cloud apps en programmatuur in de eigen serverruimte nodig. Gebruikers willen maar één keer inloggen en dan toegang hebben tot de bedrijfsdata en applicaties, die zij nodig hebben om hun werk te doen. Ongeacht waar die staan, in de cloud of on-premises. Wij zorgen ervoor dat die gebruikers dat kunnen.”

Een portal
QS solutions dat in het verleden zijn expertise heeft opgebouwd met de implementatie van portals, heeft die kennis gebruikt om toegangsbeheer veilig te maken. Dat is PortalTalk geworden. Een product dat zich richt op het bieden van self-service naar eindgebruikers. PortalTalk is een portal vanwaar medewerkers met Single Sign-On naar alle bedrijfsapplicaties kunnen gaan waartoe zij toegang hebben. Zij kunnen vanuit de portal zelf toegangen aanvragen en afdelingsmanagers keuren deze dan goed of af. De afdelingsmanagers controleren de uitgedeelde toegangen periodiek. IT blijft op die manier in controle en beschikt over uitgebreide rapportages.

Samenwerken met externen
Tegelijkertijd willen bedrijven nauwer kunnen samenwerken met externen. Met ZZP’ers, adviseurs, onderaannemers en zo meer. Het nadeel is dat je geen gezamenlijke werkplek hebt om echt samen te werken. Omdat het werk toch moet worden gedaan, vinden medewerkers creatieve oplossingen. E-mail, Dropbox, Google Docs en andere manieren, die niet door de IT-afdeling te beveiligen zijn. QS solutions heeft met PortalTalk een diepe integratie met het SharePoint platform gebouwd. Hiermee kunnen geautoriseerde medewerkers zelf sites aanmaken en externen toegang verschaffen tot de site of subsites. Ook hier geldt de periodieke controle om governance en compliance te waarborgen.

“De medewerkers en externen loggen in via PortalTalk en krijgen hun eigen beginscherm te zien. Er is sprake voor hen van single sign-on om bij de juiste gegevens te komen. De eindgebruiker heeft aan een paar klikken genoeg om zijn werk te kunnen doen.”, aldus Keith.

De kern van het product is de Azure Active Directory; het adressenboek van een organisatie waarin per medewerker staat aangegeven welke rechten hij/zij heeft. “Elk bedrijf gebruikt tegenwoordig wel Active Directory”, meent Keith. Maar wie bijvoorbeeld salesforce.com wil gebruiken, zal dat buiten Active Directory om doen. “Dat heeft een groot nadeel: stel dat een medewerker de organisatie verlaat. Hij wordt dan geschrapt in Active Directory. Hij kan dus niet meer bij de bedrijfsapplicaties van de organisatie, maar nog wel bij de cloud apps zoals salesforce.com. Niemand wordt eraan herinnerd om te achterhalen of medewerkers zich daar uitschrijven.”

“Microsoft heeft dit opgelost met Azure Active Directory. Wij hebben met PortalTalk een laag over de on-premises en cloudwereld heen gelegd. De gebruiker heeft 1 overzicht van alle applicaties en kan toegangen aanvragen. Alle toegang, dus ook die tot cloud apps lopen via Azure Active Directory. Het bieden van self-service en het uitleveren van relevante rapportages doen we met PortalTalk. Voor een manager of een projectleider is het dan één klik om een medewerker toegang te ontzeggen tot alle applicaties, data en documenten waarmee hij werkte.”

Actief onderdeel
Voor QS solutions zijn identity management en bijbehorende ‘role based access control’ een speerpunt. “Het is niet iets wat we erbij doen. Wij hebben op eigen kracht PortalTalk ontwikkeld, omdat we zien dat hier behoefte aan is”, stelt Keith.

Een belangrijk element van PortalTalk is de selfservice. “De IT-afdeling moet zich richten op het beschikbaar stellen van een goede en veilige IT-omgeving, maar moet daarnaast de business faciliteren in de eisen en wensen. Laat daarom het verlenen van ad-hoc toegang door projectleiders en afdelingsmanagers doen. Die weten immers beter wat iemand nodig heeft dan de IT-afdeling.”

QS solutions is actief bij organisaties met 200 plus werkplekken in binnen- en buitenland. “Wij gaan PortalTalk naar het buitenland brengen. Dat doen we in de tweede helft van dit jaar voorzichtig en volgend jaar volop. We hebben al een Italiaanse partner met een stevige positie in de nutssector, maar zoeken andere partners in andere landen van West-Europa.”

Door: Teus Molenaar