Rijksuniversiteit Groningen stroomlijnt IT met RES

De Rijksuniversiteit Groningen (RUG) is een internationaal georiënteerde universiteit, gedreven door onderzoek en innovatie. De onderwijsinstelling heeft de eerste vrouwelijke student en de eerste vrouwelijke lector in Nederland voortgebracht, evenals de eerste Nederlandse ruimtevaarder en de eerste president van de Europese Centrale Bank. De universiteit biedt plek aan meer dan 30.000 studenten uit alle delen van de wereld en 5.500 medewerkers. De RUG stelt kwaliteit al meer dan 400 jaar centraal en met een fantastisch resultaat: op verschillende invloedrijke ranglijsten bevindt de RUG zich in de top honderd van beste universiteiten. Sinds 2014 maakt de universiteit gebruik van RES voor werkplekbeheer en softwaredistributie.

De situatie: tijd voor een moderne werkplek

De voormalige werkplekomgeving van de RUG was een gecentraliseerde optelsom van alle tien de faculteiten. Er waren aparte weergaven voor studenten en werknemers enerzijds, en voor de IT-medewerkers anderzijds. “Medewerkers konden zelf programma’s installeren,” vertelt Haije Wind, Chief Technology Officer van het Centrum Informatie Technologie (CIT). “Dat was indertijd een eis van de faculteiten. Daarnaast hadden we gesloten werkplekken voor studenten waarop zij niets konden installeren.” De circa 9.000 pc’s draaiden nog op het hoogbejaarde Windows XP en werden beheerd in een Novell-netwerk en dat voldeed niet meer volgens Wind: “Als moderne universiteit moet je met de maatschappelijke en technologische ontwikkelingen mee, anders lopen de studenten weg. We moesten daarom een nieuwe, modernere werkplek creëren.”

Centraliseren en automatiseren

In het najaar van 2010 werd daarom een begin gemaakt met de voorbereiding van een nieuw werkplekmodel, in de wandelgangen de Universitaire Werkplek 2.0 genoemd. Aan de hand van de wensen van medewerkers en studenten werd een functionele beschrijving gemaakt. De traditionele werkplek met lokaal geïnstalleerde applicaties moest plaats maken voor een moderne architectuur met gevirtualiseerde, centraal beheerde applicaties en desktops. Wanneer gebruikers op hun werkplek op de universiteit instellingen aanpasten, moesten deze ook automatisch op hun virtuele werkplek worden aangepast, zodat de omgeving er overal hetzelfde uit zou zien. Daarnaast wilde men graag 'workflows' inzetten om veelvoorkomende processen te automatiseren, en zo te zorgen dat IT-medewerkers hun handen vrij kregen voor meer strategische zaken. Maar ook moest het inloggen op de werkplek flink versneld worden, aldus Wind:  “Voorheen verstuurden wij een run-once actie via Zenworks waarbij de gebruiker de activerende factor was. Nu kunnen we dit soort zaken met behulp van RES ONE Automation geautomatiseerd doen en zjin wij niet langer afhankelijk van een actie van de gebruiker.”

Men nodigde een aantal leveranciers uit om te demonstreren hoe, en met welke producten, zij de gewenste werkplek zouden kunnen realiseren. De digitale werkplek software van RES viel het meest in de smaak: “We zochten software voor drie functies: server- en digitaal werkplekbeheer enerzijds en softwaredistributie anderzijds. RES biedt dat aan met de producten RES ONE Automation en RES ONE Workspace. Bovendien wilden we een leverancier die goed integreerde met de Microsoft- en Citrix-omgevingen en RES voldeed aan al deze eisen.”

Een ander argument om voor RES te kiezen was dat de werkmethodiek waarmee RES applicaties over werkplekken distribueert, goed bleek te passen bij de manier van werken van de universitaire IT-afdeling. “We wilden bijvoorbeeld graag workflows gebruiken,” vertelt Wind. “Zo kun je een ‘demand manager’ op een faculteit toestemming geven om applicaties op bepaalde werkplekken te installeren, of een medewerker op eigen initiatief een specifieke applicatie op zijn werkplek laten installeren, zonder dat hier admin-rechten voor nodig zijn. Uitermate handig voor een organisatie met nog steeds meer dan 1.000 applicaties!”

De implementatie en de laatste handmatige migratie

Na een Proof of Concept van zes maanden, begon in 2013 de pilotfase, waarbij de nieuwe werkplek eerst bij het CIT en op een kleine faculteit in productie werd genomen. Na de succesvolle pilot, werd de nieuwe werkplek opgeschaald naar de hele universiteit. “Het was een vrij omvangrijk project, met een gefaseerde uitrol per faculteit,” vertelt Wind. “We moesten alle Windows XP-werkplekken langs om Windows 7 te installeren en dat kostte wel tijd, maar uiteindelijk zijn de laatste gebruikers in juni 2014 naar de productie-omgeving overgezet. Rinse Posthuma, consultant desktop management bij de RUG: “We gingen nu van een omgeving op basis van Novell naar een Windows-omgeving, maar in de toekomst kunnen we dankzij RES heel gemakkelijk een nieuw besturingssysteem uitrollen. Dat gaat ons veel tijd schelen.”

De oplossing

De traditionele werkplek met lokaal geïnstalleerde applicaties heeft plaats gemaakt voor een moderne architectuur met gevirtualiseerde, centraal beheerde applicaties en desktops op basis van onder meer Citrix XenApp en RES ONE Workspace en RES ONE Automation. “Dat scheelt enorm bij de uitrol van nieuwe werkplekken,” zegt Posthuma, “want de installatie van het besturingssysteem en de benodigde applicaties gebeurt automatisch. Voorheen werd dat met scripts gedaan, maar daar moest je wel bij blijven. Dat is nu niet meer nodig. RES ONE Automation documenteert zichzelf, hierdoor is het gehele installatieproces van de RUG goed beschreven.”

Het bijzondere aan de huidige werkplek is dat hij ‘open’ is. De wijze waarop de gebruiker omgaat met zijn of haar applicaties en data is een van de belangrijkste pijlers van de nieuwe architectuur. “Er is flink gesnoeid, maar in vergelijking met de meeste bedrijven hebben we nog steeds enorm veel applicaties,” zegt Wind. “Dat komt doordat we veel verschillende disciplines hebben, van psychologie tot kernfysica, die allemaal hun eigen setje applicaties gebruiken.”

“Kostenbesparing was niet het belangrijkste uitgangspunt voor het project. Het is eerder zo dat de faculteiten tegen dezelfde kosten een moderne werkplek heeft gekregen met veel meer functionaliteit. Het was een behoorlijke investering, maar het is absoluut verantwoord als je ziet wat je ervoor terugkrijgt”, zegt Posthuma. Er zijn vooraf geen KPI’s geformuleerd, maar ik ben er zeker van dat we het beheer van de omgeving nu met minder mensen afkunnen. Uit ons team zijn er dagelijks twee of drie bezig met beheer: de anderen hebben hun handen vrij voor overige zaken.

Door de inzet van RES gaat het ondersteunen van zelf meegebrachte apparatuur (BYOD) nu ook veel eenvoudiger. “We willen gebruikers meer vrijheid bieden op hun werkplek,” zegt Wind. “Je ziet dat medewerkers en studenten steeds vaker op hun eigen apparatuur werken. We zijn in staat om applicaties op alle verschillende apparaten aan te bieden, en gebruikers zo de vrijheid te geven in de aanschaf van die apparaten.” Posthuma vult aan: “Ook voor thuiswerkers is dat een uitkomst, want bij winterweer is het nu heel eenvoudig om op een eigen desktop of laptop thuis in te loggen op de virtuele omgeving van de RuG. En drukte vangen we heel eenvoudig op: met RES ONE Automation voegen we heel gemakkelijk en snel servers bij om de capaciteit op te schalen. Binnen een uur is dat voor elkaar.”

De toekomst

Het einddoel dat Wind voor ogen staat is dat medewerkers en studenten over een jaar of vijf voor het grootste deel op basis van ‘bring your own device’ (BYOD) kunnen werken. Dat past ook in de trend van de ‘consumerization’ van ICT, meent Wind. “Natuurlijk blijven daarnaast de onderwijszalen met 2.000 werkplekken en digitale toets-omgevingen met 600 werkplekken bestaan die we wel compleet gemanaged moeten kunnen aanbieden.”

De voordelen op een rij:

• Hybride ondersteuning van zowel gemanagede werkplekken als persoonlijke laptops
• Centrale levering van de software vanuit een enkele locatie in plaats van op de clients zelf
• Kostenefficiënt:een moderne werkplek met veel meer functionaliteittegen vergelijkbare IT-kosten
• Efficiënt beheer: meer tijd voor strategische projecten
• Goede integratie met Microsoft- en Citrix-omgevingen
• Ondersteuning van BYOD: vrije apparaat keuze voor studenten
• Snellere login tijden
• Tijdelijk en dynamisch toekennen van rechten om applicaties te kunnen installeren
• Gemakkelijke uitrol voor toekomstige nieuwe besturingssystemen
• Eenvoudig en snel opschalen van server-capaciteit
• Geen scripting meer nodig