Maak je bedrijf efficiënter door te digitaliseren

Digitaliseren is de trend van nu. Maar bedrijven zien de noodzaak nog niet, ze vinden het nog vaak een te grote stap om hun bedrijfsprocessen en informatiestromen volledig te digitaliseren. Dit is jammer, want door te digitaliseren kan een bedrijf efficiënter werken, geld besparen en zich onderscheiden van de concurrentie. Daarnaast kunnen medewerkers hun documenten en informatie overal op elk tijdstip vinden en inzien.

Informatiemanagement speelt een grote rol bij het digitaliseren van een organisatie. Medewerkers weten vaak niet waar ze informatie kunnen vinden en besteden veel tijd aan het zoeken van documenten. Dit is verspilde tijd en geeft onnodige kosten. Daarnaast vertragen handmatige processen de bedrijfsprocessen en hebben deze een negatieve invloed op de tevredenheid van klanten en medewerkers.

Maar hoe moet een bedrijf digitaliseren en wat zijn de gevolgen van een gedigitaliseerde omgeving? Lees verder voor de antwoorden.

De gevolgen van digitaliseren
Digitaliseren heeft vooral positieve gevolgen voor een bedrijf, zoals:

• Het besparen van tijd. Documenten zijn digitaal makkelijker vindbaar, waardoor je geen tijd hoeft te verspillen aan het zoeken van documenten. In plaats van kopiëren en fysiek opslaan van documenten kun je met een scanner documenten digitaal opslaan en automatisch opslaan.
• Het besparen van geld. Je moet investeren in de juiste apparatuur en software, maar je ziet deze investering snel terug. Je hoeft niet meer te kopiëren dus minder printpapier in te kopen en minder uren te besteden aan documentatie. 
• Minder opslagruimte. Door het digitaliseren heb je minder fysieke opslagruimte nodig: alles staat online, en er is geen ruimte meer nodig voor het fysiek opslaan van documenten.
• Minder kans op verlies van documenten. Door bijvoorbeeld brand of waterschade is de kans op verlies groter bij fysiek opgeslagen documenten. Het verliezen van digitale documenten is erg klein, omdat de documenten beschikbaar zijn via verschillende apparaten.
• Efficiëntie. Het zoeken van documenten gaat een stuk efficiënter, je informatie is makkelijk terug te vinden en je bent (als het goed is) nooit meer een document kwijt.
• Kennis delen. Het delen van kennis, informatie en best practices wordt eenvoudiger door het online beschikbaar stellen. 
• Beter voor het milieu. Door te digitaliseren, heb je minder papier nodig, wat beter is voor het milieu.
• Analyseren van informatie. Het analyseren van de informatiestromen en bedrijfsprocessen, kan een bedrijf helpen deze te optimaliseren.

Digitaliseren als bedrijf
Een bedrijf moet een aantal stappen nemen om te digitaliseren. De eerste stap is een plan van aanpak maken. Hierin wordt beschreven wat de aanleiding en doelstelling is, bijvoorbeeld het efficiënter maken van het bedrijf door te digitaliseren. Ook staat in het plan van aanpak wie het project gaat leiden en wat de planning is.

Als tweede moet een bedrijf zich bezig houden met de wet- en regelgeving rondom digitaliseren. Neem als voorbeeld de bewaarplicht, deze is in elke branche anders, maar verplicht wel elk bedrijf de notariële documenten en financiële jaarverslagen fysiek te bewaren. Een ander voorbeeld is de bewijskracht van een scan van een document, deze is niet zo groot als die van het originele document. Dat betekent dat als je alle documenten scant en vervolgens vernietigd, er de mogelijkheid bestaat dat een bedrijf in een procedure voor de rechter in discussie komt over de echtheid van de scan.

Ook moet een bedrijf de juiste apparatuur en software aanschaffen om te digitaliseren. Wat een bedrijf zeker nodig heeft, is een goede scanner om alle documenten te digitaliseren, bijvoorbeeld de Kodak Alaris i1190. Deze scant niet alleen 40 pagina’s per minuut, maar maakt ook gebruik van Perfect Page-scantechnologie, die ervoor zorgt dat er geen beeldverbeteringssoftware geïnstalleerd hoeft te worden. Daarnaast heb je de juiste software nodig, die je kunt koppelen aan een scanner om de documenten goed vindbaar te maken. Het gebruik van tablets speelt ook een rol bij het digitaliseren van het bedrijf. Een tablet is gebruiksvriendelijker dan een laptop en groter dan een mobiele telefoon. Met een tablet kan een medewerker snel documenten opvragen, vinden en laten zien aan collega’s of klanten.

Het gebrek aan kennis en urgentiegevoel bij het management zien we als de grootste obstakels voor digitale transformatie. Dit terwijl consumenten wereldwijd digitalisering omarmen, denk hierbij aan de sharing economy, on-demand dienstverlening en personalisatie. Momenteel is er geen enkele sector immuun voor de groeiende behoefte aan digitale transformatie. Nog te weinig executives zien de urgente noodzaak om niet alleen in nieuwe technologie te investeren, maar ook hun bedrijven in alle aspecten volledig aan te passen aan de nieuwe digitaal gedreven marktplaats. Daarom roepen we alle executives op om digitalisering als absoluut noodzakelijk te zien en digitalisering te omarmen als een nieuwe manier om bedrijfsdoelstellingen te behalen, en niet als doel op zich.

Door: Wilbert van de Weijer, Information Management Manager Western & Southern Cluster, Kodak Alaris