Gartner schetst de ins en outs van Bimodal IT

Onder de pakkende titel ‘Rapid Success in the Digital Business World’ organiseerde Gartner onlangs een lokale briefing in zijn kantoor te Amsterdam. Het programma had ten doel IT-verantwoordelijken nader vertrouwd te maken met het concept Bimodal IT. Twee topsprekers van Gartner deden op heldere wijze uit de doeken wat dit begrip precies inhoudt en hoe het met succes als tactisch instrument in de praktijk kan worden ingezet.

De zaal is vrijwel volledig gevuld als Remi Gulzar, Research Director bij Gartners onderzoeksteam ‘Office of the CIO’, op Gartners Local Briefing het spits afbijt. De titel van zijn presentatie luidt: Bimodal IT – Delivering on the promise. Hij geeft allereerst een korte inleiding op Bimodal IT, een begrip dat Gartner zo’n drie jaar geleden voor het eerst introduceerde. Men constateerde dat IT-afdelingen op de verzoeken van de business steeds vaker ‘nee’ moesten verkopen, omdat ze het tempo waarmee die verzoeken elkaar opvolgden niet meer konden bijbenen. Erg frustrerend voor de business, zegt Gulzar, maar ook voor IT, want die partij wil natuurlijk juist wel op een bevredigende manier zijn bijdrage aan de gewenste nieuwe oplossingen kunnen leveren. Gartner zag daarom in dat de IT zo moet worden ingericht dat er op verschillende snelheden geopereerd kan worden: bimodal, dat wil zeggen een afdeling in mode 1 en een afdeling in mode 2; naast elkaar, maar ook in goede samenwerking mét elkaar. Mode 1 staat daarbij voor de stabiele, geplande uitvoering van IT-services, gebaseerd op SLA’s, KPI’s en welomschreven targets. Alles wat je moet doen, is van te voren bekend. Mode 2 gaat over het deel dat juist niet bekend is. Dat gaat over experimenteren en innoveren, waarbij je nooit van tevoren weet of je inspanningen succes opleveren en ook niet of je de gedane investeringen ooit terugverdient.

Samoerai vs ninja

Mode 1 is geassocieerd met de meer traditionele aanpak van enterprise-IT, gebaseerd op standaarden als ITIL en COBIT, terwijl mode 2 met name past bij IT-innovaties op basis van bijvoorbeeld prototyping en DevOps. Ter verduidelijking van het onderscheid associeert Gulzar mode 1 met de samoerai, terwijl in mode 2 de ninja het dominante type is. “De samoerai wordt door plannen gedreven, houdt van een stabiele, voorspelbare omgeving, en vrijwel alles wat hij doet gaat volgens protocol. De ninja daarentegen is vooral onderzoekend, houdt van een dynamische omgeving en wordt door het experiment gedreven. Het maakt hem niet uit hoe hij zijn doel bereikt, zolang het maar bereikt wordt. De samoerai managet het bekende, de ninja bereidt zich voor op hetgeen nog in het duister ligt.”

Het grote onderscheid tussen mode 1 en mode 2 is echter niet zozeer hóe je de dingen doet, maar vooral wát je doet. Zo wordt de term ‘agile’ nogal eens een-op-een gerelateerd aan mode 2. Fout, zegt Gulzar, want in mode 1 kun je net zo goed ‘agile’ bezig zijn; exploreren, experimenteren en innoveren, dát is mode 2!

Kernboodschap

Organisaties die in dit digitale tijdperk hun hoofd boven water willen houden, zo luidt vrij vertaald de kern van Gulzars boodschap, zullen de nodige veranderingen moeten doorvoeren in de manier waarop zij hun IT organiseren en aanwenden. De  bimodal-benadering kan hen daarbij tot leidraad zijn. Via een aparte mode 1 IT-divisie moeten ze een nieuw potentieel en een andere cultuur zien te mobiliseren, die toestaat dat er veel meer wordt geëxperimenteerd en waarin er op beperkte schaal snel, en vooral ook openlijk, gefaald mag worden. Tegelijkertijd dient ook aan mode 2, gekenmerkt door het vaste, meer voorspelbare deel van IT dat nooit mag falen, alle aandacht te worden gegeven. Daarbij is het van cruciaal belang dat de onderlinge uitwisseling tussen mode 1 en mode 2 zonder noemenswaardige wrijving verloopt. Want bimodal = samoerai (dominant in mode 1) + ninja (dominant in mode 2), rekent Gulzar de zaal voor. Beide modes moeten dus, al is het min of meer in omgekeerde samenstelling, bevolkt worden door zowel samoerai (lees operators) als ninja (lees innovators). Bovendien moeten ze beide worden gecompleteerd door een derde cultuur, die van de guardians. De guardian zorgt ervoor dat er in de mode waarvan hij deel uitmaakt geen chaos uitbreekt.

Uit onderzoek van Gartner blijkt dat het percentage bedrijven dat aangeeft met een of andere vorm van bimodal bezig te zijn, sterk groeit. En de marktonderzoeker voorspelt dat in 2017 zeker 75 procent van alle organisaties op enig niveau een bimodale benadering hanteert.

Adaptive sourcing

Na de koffiepauze is het de beurt aan Neil Barton, Research Director bij Gartners onderzoeksteam ‘IT Services  & Sourcing’, om de aandacht van de zaal een uur lang vast te houden. Ook hem lukt dat uitstekend. De officiële titel van zijn presentatie luidt: Successful Sourcing of IT Services in a Bimodal World. Maar die titel had eigenlijk moeten zijn ‘How to get what you pay for, when you don’t know what you want’, corrigeert hij direct bij aanvang van zijn voordracht. Waarom? “Omdat alles wat we de afgelopen twintig jaar in de IT-dienstverlening hebben geleerd over het inkopen van IT-services, is gebaseerd op de onderliggende aanname dat we exact weten wat we willen. Maar in een bimodale IT-wereld weten we dat juist niet altijd. Voor die situatie hebben we daarom een andere aanpak nodig.”

De term die Gartner daarvoor hanteert, is Adaptive Sourcing. “Adaptive Sourcing is een vorm insourcing van IT-services die past bij een IT-organisatie die opereert op verschillende snelheden”, legt Barton uit. Daarbij moeten we bepaalde, op ervaring gebaseerde regels in stand houden, terwijl we andere sourcing-praktijken achter ons moeten laten. De vijf regels die we ook in een bimodale IT-wereld zo goed mogelijk moeten proberen te handhaven, luiden: (1) we moeten ons er zo goed mogelijk van verzekeren dat we krijgen waarvoor we betalen, (2) we moeten proberen de met sourcing verbonden risico’s zo klein mogelijk te houden, (3) we moeten er zeker van zijn dat de integratie met onze bestaande systemen en processen gewaarborgd is, (4) we moeten onze macht als inkopende partij waar mogelijk bundelen, en (5) we moeten ervoor waken dat we niet meer betalen dan onze concurrent.

Waar we met name vanaf moeten, is de stroperigheid van het traditionele sourcing-proces, waarbij het afsluiten van een deal gemiddeld een half jaar tot een jaar in beslag neemt.

Drie lagen, twee modes!

De volgende belangrijke stap in Adaptive Sourcing is dat organisaties hun sourcing-portfolio opdelen in drie lagen: Innovate, Differentiate en Run. Niet twee, benadrukt Barton, maar drie! “Innovate omvat de typische mode 2-inkoopprojecten bedoeld om te innoveren. Differentiate omvat de inkoop van de IT-services die het mogelijk maken ons te onderscheiden. En Run omvat de mode 1-IT die het fundament vormt van ons bestaan en waarvan het essentieel is dat zij nooit en te nimmer uitvalt.” De hamvraag is natuurlijk, vervolgt Barton, waarom drie lagen, terwijl Bimodal-IT slechts twee modes hanteert? “De reden is, zoals door de vorige spreker al aangegeven, dat er uitwisseling en samenwerking moet plaatsvinden tussen mode 1 en mode 2. Enerzijds moeten geslaagde innovatieve mode 2-projecten worden geïntegreerd met de IT in mode 1, terwijl anderzijds mode 1 op gezette tijden moet innoveren om de geslaagde mode 2-IT in te kunnen lijven. En het is precies de Differentiate-laag die dat mogelijk maakt.”

Met die constatering vallen de presentaties van Remi Gulzar en Neil Barton als het ware weer samen en kunnen we een punt zetten achter dit verslag van een in onze ogen meer dan geslaagd Gartner-event. Ongetwijfeld interessant voor alle IT-professionals die aanwezig waren, ongeacht of die nu afkomstig waren uit mode 1 of mode 2!