Wouter Hoeffnagel - 07 juni 2016

Terugdringen van tail spend blijkt ondergeschoven kindje

Bij grote organisaties in Nederland is kostenreductie in de tail spend lang nog niet altijd een speerpunt, terwijl er juist binnen de tail spend veel meer te winnen valt dan bedrijven vaak denken. Opvallend genoeg is er wel een sterke focus op efficiëntie binnen de tail spend.

Dit blijkt uit een benchmark van Pimm Solutions, uitgevoerd onder financiële en inkoop experts bij Nederlandse organisaties. Uit de benchmark blijkt dat er bij 86 procent van de ondervraagden in de organisatie gestuurd wordt op het efficiënter maken van de tail spend en bijna 30 procent geeft aan efficiëntie binnen de tail spend zeer belangrijk te vinden.

Te weinig aandacht
Leonie Schipperus, oprichter van Pimm Solutions: “De tail spend wordt in bedrijven onterecht nog vaak als ‘te klein’ bestempeld, en krijgt niet de aandacht die het verdient. Dit komt deels omdat er niet genoeg inzicht is; wat er precies in de tail spend gebeurt, is onduidelijk. En toch is er geen inkoper die het fenomeen tail spend niet kent. Meer kennis over tail spend oplossingen kan de inkoper veel kansen bieden; kansen die het bedrijf uiteindelijk een - vaak groter dan verwacht - winst oplevert.”

Opvallend is dat bij de tail spend kostenreductie niet zoals met efficiëntie het geval is hoog op de agenda staat. Maar liefst 36 procent van de ondervraagden geeft aan dat dit helemaal geen KPI voor het bedrijf is. Uit de benchmark blijkt dat bedrijven doorgaans hetzelfde omgaan met grote en kleine leveranciers.

Grote afhankelijkheid
De tail spend staat dan nog lang niet bij alle bedrijven op de agenda, enkele deelnemers aan de benchmark nemen hierin wel het voortouw. Zo liet een geïnterviewde uit de entertainmentsector weten: “Bij ons beslaat 5 procent van de leveranciers 80 procent van onze uitgaven. Daarmee blijft er 20 procent over voor 95 procent van de leveranciers. Dat betekent dat we erg afhankelijk zijn van die 5 procent. En die afhankelijkheid wil ik verminderen, door meer inzicht te krijgen in onze tail spend.”

Als er in de toekomst meer aandacht komt voor kostenreductie binnen de tail spend, dan is het in ieder geval een voordeel dat het maken van een spendanalyse voor c-leveranciers heel eenvoudig uit te voeren is (50 procent). De spendanalyse is daarbij volgens 40 procent van de geïnterviewden ook nog eens voldoende gedetailleerd.

Grip of geen grip?
Verder komt naar voren dat het merendeel (77 procent van de ondervraagden) denkt een redelijke grip op de tail spend te hebben. Het andere uiterste ligt in de 20 procent, dat aantal geeft aan helemaal geen grip te hebben op de tail spend. Ook denkt men (78 procent van de ondervraagden) goed op de hoogte te zijn van de optimale inkoopstructuur in de eigen branche. Maar liefst 36 procent geeft zelfs aan zeer goed op de hoogte te zijn.

Als het gaat om een specifiek deel van de kleinere uitgaven, een duidelijke implementatie van een attentiebeleid is redelijk geïmplementeerd (60 procent). Toch is hier nog ruimte voor verbetering is: slechts 16 procent geeft aan dat het attentiebeleid goed geïmplementeerd is over de gehele organisatie.

Automatisering van de tail spend
Het inzicht in de tail spend wordt bij de voorlopers uit de benchmark verkregen door de systemen met betrekking tot de tail spend te automatiseren. Een geïnterviewde laat weten: “De automatisering van systemen voor grote leveranciers is al geregeld, maar we hebben nu ook een inkoopsysteem voor een groot deel van de kleine leveranciers waarin onder meer de inkoop, bestellingen, facturen en contractmanagement is opgenomen. Dat systeem geeft ons het overzicht van de totale uitgave van die vele kleine aankopen. Voorheen werden deze aankopen ingekocht bij verschillende leveranciers en belandden de declaraties en facturen weer bij verschillende eindverantwoordelijken.”

Het aansluiten van leveranciers op een Purchase-to-Pay systeem wordt de aankomende jaren voor Nederlandse organisaties steeds belangrijker. Op de vraag in hoeverre de automatisering van een P2P-systeem belangrijk is, geven alle ondervraagden aan dit belangrijk te vinden en ruim 40 procent geeft zelfs aan dit heel erg belangrijk te vinden.

Trend Micro BW BN week 10-11-13-14-2024 Schneider Electric BN BW start week 27 tm week 29
Trend Micro BW BN week 10-11-13-14-2024