Toekomstgerichte informatieprofessional vindt zichzelf opnieuw uit

´Informatie´ wordt tegenwoordig te vaak begrepen als ´digitale informatie´. In het geval van ´digitale informatie´ denk je bij ´informatiemanagement´ al gauw aan IT. Maar ons hele concept van wat informatie is en hoe we ermee omgaan, moet op de schop in het informatietijdperk, zegt Iron Mountain´s Sue Trombley. De informatiemanager zelf is daartoe als eerste aan zet, concludeert zij mede aan de hand van nieuw onderzoek door de internationale beroepsvereniging AIIM.

“Er zit overlap en een verband tussen digitale en analoge informatie, maar er zijn ook belangrijke verschillen tussen ´IT´ en wat organisaties in zijn totaliteit aan informatie produceren en ontvangen. Dat verschil gaat verder dan het ´papier´ en het ´digitale papier´ dat we produceren, verwerken en bewaren. In rechtszaken blijken het bijvoorbeeld aantekeningen op een servetje, of bodemmonsters uit een aardolieveld te zijn, of buizen met een onderdeelnummers erop, of zelfs bevroren weefselmonsters. Document- en archiefbeheerders, informatiemanagers, en hun IT-collega´s weten dat goed. Maar het hoogste management denkt nogal eens dat informatie een digitale IT-functie is.”

“Digitale informatie is vaak afgeleid van de fysieke werkelijkheid, maar komt ook veelsoortig binnen per e-mail, WhatsApp en SMS, de telefoonbeantwoorders, uit aanvragen en met bestellingen; en digitale informatie ligt besloten in klantbestanden, of staat op social media en komt binnen als infostroom uit ´the Internet of Things´ (IoT).  Gevolg is dat de grenzen tussen informatie-gerelateerde functies vervaagd zijn, en dat de rol van de informatiemanager en documentbeheerder – de traditionele schatbewaarders – zich ontwikkelt tot die van informatieprofessional.”

Voorwaarde en Noodzaak
“In hun rol houden informatiemanagers evenwicht tussen informatiebescherming en het voldoen aan wet- en regelgeving (een voorwaarde); en de groeiende vraag naar de analyse van informatie en het verkrijgen van verregaande inzichten uit informatie - om zo concurrentievoordeel te boeken en groeikansen te benutten (een noodzaak). Dat vraagt brede vaardigheden van de informatiemanagement-professional van vandaag en morgen.”

“Dat levert druk op voor de huidige informatiemanagers en documentbeheerders, blijkt uit nieuw onderzoek van de internationale beroepsvereniging AIIM . Want deze managers moeten zichzelf, zo ontdekte AIIM, momenteel herdefiniëren tot analytische, veiligheidsbewuste ´infoprofs´ die met creatieve oplossingen op de proppen komen en goed in staat zijn de veranderingen zelf te managen.”

Risk en skills
“Werkgevers verwachten van hun informatiemanagers dat die in de nabije toekomst, rond 2020, bekwaam zijn in riskmanagement, met in 50 procent van de gevallen een voorkeur voor vaardigheden op het gebied van veiligheid en gegevensbescherming. Wat betreft het informatiebeheer, gaat 47 procent van de werkgevers er vanuit dat hun manager een breed scala aan formaten en platforms aankan. 44 Procent verwacht vaardige gegevensanalyses van zijn informatiebeheerders.”

“Maar dan zijn we nog niet aan het einde van het wensenlijstje, volgens het AIIM-rapport. Van informatiemanagers en documentbeheerders wordt ook verwacht dat ze organisatorisch sterk zijn en een efficiëntieslag kunnen maken en daarbij hun collega´s door de grote ordeverstoringen heen begeleiden die ´disruptive´ tijden met zich meebrengen in geval van bijvoorbeeld fusies, overnamen en bedrijfsbeëinging.”

Veranderen, innoveren en strategie
“De waarde die het hoger management hecht aan de zachte eigenschappen die hiertoe vereist zijn, worden door de zittende informatiemanager zwaar onderschat, blijkt uit het onderzoek door AIIM. Verandermanagement wordt bijvoorbeeld 70 procent van de werkgevers als hoogst belangrijk gewaardeerd, maar slechts de helft van de documentbeheerders en informatiemanagers denkt de benodigde eigenschappen daartoe in huis te hebben. De resultaten laten vergelijkbare discrepanties tussen de profs en hun hoger management zien als het gaat over innovatief en strategisch denken.”

Werkhouding
“Informatieprofessionals zijn teveel gefocust op de regels en processen en zouden hun hart meer moeten leggen in het proactief bijstaan van collega´s die hun werk goed moeten doen. Dat kan al eenvoudig door een schatkamer met zakelijke bestanden zo in te richten dat die de eindgebruikers direct goed ondersteunt – in plaats van zichzelf centraal te stellen. Of iets ingewikkelder, door informatie te vinden en ontsluiten voor het team dat data-analyses uitvoert en zo een hogere productiviteit te bereiken. Dan gaat het om een veranderende werkhouding, van ´wat ik wil´ naar ´wat jij wilt´, en van ´wat ik moet´ naar ´wat jij nodig hebt´, kortom, het ontwikkelen van een klantgerichte houding naar de eindgebruikers.”

Digitale Revolutie
“Na de stoommachine, de elektriciteit en de automatisering, bevinden we ons in de vierde revolutie en midden in een het veranderende landschap van de digitalisering. De kwaliteit van de informatisering is dan essentieel. Je kunt het verkeerd doen en loopt dan wettelijke risico´s en kans op reputatieschade. Maar nu informatie de levensader van elk bedrijf is of dat wordt, is informatie ook essentieel om de concurrentie het hoofd te bieden en een onderscheidend aanbod in de markt te zetten – een aanbod waar de concurrentie nog niet aan toe is en waar gezonde marge gemaakt kan worden.”

Van manager naar prof
“De informatiemanager moet zichzelf daartoe op nieuw uitvinden en zich omvormen tot een ware informatieprofessional, met andere vaardigheden en een andere werkhouding.  Dat vraagt om technische, analytische en managementvaardigheden. Maar ook om zachte vaardigheden, benodigd om te bemiddelen bij veranderende verhoudingen tussen mensen, functies en afdelingen en daar richting aan te geven. Alleen zo kan de infoprof zijn aanbod gelijkschakelen met de verwachtingen van zijn werkgever en zijn waarde voor de organisatie bewijzen.”

Door: Sue Trombley, Iron Mountain managing director ´Intellectueel Leiderschap´