Waarom een project board kick-off noodzakelijk is voor een succesvol project
Een goed begin is het halve werk. Ook in projecten. Daarom start je een project met een project kick-off. Daarmee bereik je als project manager dat alle projectmedewerkers enthousiast en met een gezamenlijk doel aan de slag gaan. Succes gegarandeerd.
Bij Bauhaus ArtiTech merken we echter dat er vaak te weinig aandacht is voor de samenwerking in de project board. En dat is ernstig omdat goede besturing van het project van wezenlijk belang is voor het succes van een project. Dit blijkt bijvoorbeeld uit een onderzoek van de Standish Group dat aangeeft dat project falen voor meer dan 50% het gevolg is van organisatorische aspecten, en dus niet van problemen in het project zelf.
Wij pleiten er daarom voor om ook een kick-off te houden met de leden van de project board. Hiermee bereiken we dat in de project board iedereen hetzelfde beeld heeft over:
- de doelstelling en het verwachte resultaat van het project,
- de rolverdeling en samenwerking tussen de leden van de project board en
- de wijze waarop het project door de project board bestuurd gaat worden.
Bovenstaande lijkt misschien triviaal, maar in de praktijk zien we toch vaak dat leden van een project board niet precies weten wat van hun verwacht wordt en dat ze verschillende doelen voor ogen hebben met het project. Dit is een groot project risico. Denk bijvoorbeeld aan een pakket implementatie waarbij de senior user vanuit de business de extra functionaliteit als doelstelling ziet en de senior supplier vanuit IT het project beschouwt als een rationalisatie van het IT landschap. Bij het nemen van besluiten gedurende het project kan dit leiden tot stagnatie van de voortgang als gevolg van onnodige discussies.
Dit risico kan ‘eenvoudig’ worden voorkomen door een kick-off te houden met alle leden van de project board.
Maar wat zou je moeten bespreken in een dergelijke kick-off en welke agenda kan je dan het beste hanteren?
Wij hebben gesproken met opdrachtgevers van projecten en uit deze gesprekken kwamen de volgende thema’s naar voren:
- De inhoud van de (veelal standaard) project voortgangsrapportages is niet duidelijk.
- Nut en noodzaak van projectdocumentatie en –administratie is niet duidelijk.
- Juiste match tussen opdrachtgever en projectmanager, zodat ze optimaal gaan samenwerken.
- De afstemming tussen de project manager en de lijnorganisatie over inzet medewerkers in het project moet beter.
- Onduidelijkheid over de rollen en verantwoordelijkheden van medewerkers in het project.
- Onduidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden van project board leden.
- De snelheid waarmee excepties in het project worden gerapporteerd aan de project board is niet voldoende.
- Een project manager moet eerder en duidelijker NEE zeggen indien iets niet mogelijk is.
- Verschil van inzicht over de mate waarin een project manager stuurt op de inhoud van het project, en verstand heeft van de materie in het project.
- De snelheid van besluitvorming in de project board is niet voldoende.
In een project board kick?off zullen bovenstaande zaken aan de orde moeten komen om misverstanden en onduidelijkheden weg te nemen, concrete afspraken te maken, en verwachtingen over en weer helder te maken. Dit alles met als doel om tijdens de uitvoering van het project de besturing optimaal te laten verlopen, zodat de kans op succes optimaal is.
In de volgende blog zullen we een lijst met tips geven hoe de project manager een project board kick-off kan vormgeven.
Programma / Project manager bij Bauhaus Artitech
