8 Tips voor een goede project board kick-off

In een eerdere blog pleitten we voor het houden van een kick-off met de leden van de project board, en beloofden we tips voor de project manager om een dergelijke kick-off vorm te gegeven. Hierbij geven we 8 tips in de vorm van agendapunten voor de kick-off.

1. Voorbereiding

Doe de kick-off als het even kan in een wat minder formele setting, bijvoorbeeld tijdens een lunch.
Werk met een dagvoorzitter / procesbegeleider. Het is handig om hiervoor een onafhankelijke persoon te nemen zonder belangen in het project, bijvoorbeeld de manager project management.

2. Aftrap

Start met bespreken en vaststellen van de agenda. Zorg ervoor dat de kick?off interactief is. Zorg ook dat notulen worden gemaakt met de afspraken en besluiten die in deze kick?off worden genomen, bij voorkeur doet de project manager dit. Start met een voorstelrondje en laat ieder project board lid zijn of haar verwachtingen ten aanzien van de kick-off formuleren. Wanneer is de kick?off een succes? Dan kan de procesbegeleider daarop sturen.

3. Doel van de kick-off

Bespreek het doel van de kick-off. Dit geeft de deelnemers inzicht in:

• Heeft iedereen hetzelfde beeld van het project? Hebben alle deelnemers dezelfde verwachtingen ten aanzien van het doel / resultaat van het project?
• Is de samenstelling van de project board de juiste?
• Is de samenwerking en de rolverdeling in de project board voldoende duidelijk?

4. Doel van het project

Laat iedereen het doel van het project definiëren en toets of alle leden van project board echt op één lijn zitten. Daartoe moeten alle leden van de project board dezelfde antwoorden geven vragen als:

• Wat is het project doel?
• Wat is het (fysieke) resultaat van het project en hoe bereik je daarmee het project doel?
• Wanneer is het project succesvol?
• Wanneer stoppen we met het project, wat moet daarvoor gebeuren?

5. Samenstelling en rollen in de project board

Belangrijk is dat de rollen in de project board goed ingevuld worden. Reden is dat bij tegenslagen de project board leden het project blijven verdedigen richting hun achterban, dus ook als er impopulaire maatregelen moeten worden genomen. Bijvoorbeeld: overwerken bij de leverancier, schrappen requirements door gebruikers of extra budget uittrekken door de opdrachtgever. In de discussie staat daarom de volgende vraag centraal “Is dit de ideale project board?” Vragen die daarvoor gesteld kunnen worden zijn:

• Wat is je rol in deze project board? Wat betekent dat concreet voor je?
• Waarom ben jij de beste vertegenwoordiger? Welke belangen heb je?
• Heb je voldoende mandaat? Heb je voldoende tijd?
• Zijn er tegengestelde belangen tussen leden van de project board en zo ja, hoe ga je daar mee om?

6. Processen in de project board

Duidelijk moet zijn wat een project board doet. Bespreek de taken van een project board, zodat iedereen hetzelfde beeld heeft. We denken dan aan het volgende:

• Autoriseren uitvoering van het project op basis van PID, stage plans en andere plannen.
• Sturing geven in de project board op basis van de voortgangsrapportage.
• Autoriseren van afwijkingen van het PID op basis van exception reports en/of plans.
• Autoriseren beëindigen project en dechargeren project manager.

En bespreek dan meteen ook wat een project board NIET hoort te doen zoals uitgebreide discussies voeren over inhoudelijke onderwerpen.

7. Besturing van het project

Afspraken moeten worden gemaakt over hoe in de project board wordt samengewerkt en hoe de project board het project bestuurt. Wij stellen voor de besturing van het project concreet te maken aan de hand van de volgende vragen en discussiepunten:

• Hoe ga je sturen als project board? Ad hoc op basis van incidenten? Op basis van cijfers in de rapportages? Op basis van producten van het project? Op basis van opbrengsten van het project?
• Welke waarden en normen gelden voor de samenwerking? Wat vinden we belangrijk?
• Wat zijn de strategische ijkpunten? Wij stellen voor dat vooraf momenten worden gepland om tijdens de uitvoering van het project ook eens met “de benen op tafel te gaan” om te bespreken of het project werkelijk nog goed op koers ligt of dat bijstelling noodzakelijk is.
• Bespreek welke rapportages verwacht worden door de project board. Wat hebben ze nodig om het project te kunnen sturen en in welke frequentie?
• Wat verwachten de project board leden van de projectmanager?
• Wat betekent het uit Prince2 afkomstige principe “sturen op uitzonderingen” concreet en is iedereen hiermee akkoord? Wat zijn de toleranties voor de project manager?
• Wat betekent het Prince2 principe “focus op producten” concreet voor het project en is iedereen zich daarvan bewust?

8. Evaluatie kick-off

Tenslotte de afsluiting van de kick?off: bespreek kort of leden van de project board tevreden zijn over de kick?off. Bespreek wat als nuttig werd ervaren en waar wat beter kan zodat dit een volgende keer meegenomen kan worden. Tevens geeft de notulist een wrap?up van de belangrijkste acties en besluiten.

Heel veel succes!

Marinus Spaan

Programma / Project manager bij Bauhaus ArtiTech