Softwarelicenties kun je niet negeren bij overnames
De totale waarde van fusies en overnames op de Nederlandse markt is in 2015 verdriedubbeld tot 179 miljard euro, blijkt uit recent onderzoek van KPMG. Het aantal deals, voor het grootste deel afgesloten door grote ondernemingen, lag echter iets lager dan in 2014. De overnames díe in 2015 gedaan zijn, waren dus een stuk groter dan een jaar eerder, met een gemiddelde waarde van 320 miljoen euro. Bij dergelijke grote deals moet er ontzettend veel geregeld te worden, onder meer op het gebied van medewerkers, bedrijfsprocessen en IT-integratie. Het managen van softwarelicenties blijft daarbij vaak een onderbelicht aspect, ondanks de grote financiële risico’s en besparingskansen die eraan verbonden zitten.
Als een bedrijf een ander bedrijf overneemt, koopt het alle aanwezige assets van dat bedrijf. Dat gaat natuurlijk over tastbare activa, zoals kantoorpanden, meubels, productiemiddelen, computers en hardware, maar ook over softwarecontracten en -licenties. Bij een overname word je eigenaar van een duizelingwekkende hoeveelheid bestaande softwarecontracten en het is enorm belangrijk dat deze in kaart worden gebracht. Als bedrijf wil je namelijk wel weten wát je precies in huis hebt. Enerzijds omdat je de anders de kans op grote kostenbesparingen niet kan benutten, en anderzijds heb je geen beeld van de financiële risico’s die je wellicht loopt door out-of-compliant te zijn.
Kostenbesparingen
Bij een overname of fusie is kosten besparen een van de belangrijkste doelstellingen. The economy of scale stelt bedrijven ook in staat dit te doen, zeker op IT-gebied. De nieuwe situatie is de uitgelezen mogelijkheid om de hele IT-architectuur te herinrichten, lopende contracten te cancelen, opnieuw te onderhandelen met softwareleveranciers en zo flink financieel voordeel te behalen.Het is belangrijk dat deze besparingsmogelijkheden zo vroeg mogelijk in kaart worden gebracht. Hoe eerder ze worden herkend en hoe preciezer ze zijn uitgetekend, hoe groter de winst van de integratie zal zijn.
Voor het identificeren van deze besparingsmogelijkheden is speciale kennis nodig. Vooral een diepgaand begrip van hoe softwarecontracten is cruciaal. Het gaat verder dan alleen het lezen van deze contracten, je moet ook de kansen zien die deze contracten bieden om kosten omlaag te brengen. En daarvoor is ook weer kennis van IT en het samenvoegen van IT-systemen in het algemeen vereist. Maar voordat contractexperts überhaupt aan de slag kunnen, moet er ook veel hands-on werk gebeuren. Contracten, die soms jarenlang geleden zijn afgesloten, moeten verzameld en geordend worden, met als simpel uitgangspunt: welke software is er nu daadwerkelijk allemaal aanwezig?
Software compliance
De vraag die daar direct op volgt, gaat om compliance: welke software wordt er allemaal gebruikt en is dat in overeenstemming met de contractuele afspraken? Bij een overname weet je één ding zeker: er is een overschot aan contracten. Als beide organisaties bij aanvang van de overname compliant zijn, is er in principe niet veel aan de hand: het biedt vooral een kans, zoals hierboven beschreven, om contracten te cancelen en financieel gewin te behalen. Is het overgenomen bedrijf echter niet compliant, dan wordt het een ander verhaal. Als IT eenmaal geïntegreerd is, is het heel moeilijk achteraf te bepalen waar deze onderlicensering vandaan kwam. Het is dan ook zaak dit zo vroeg mogelijk tijdens de overname te checken én van tevoren afspraken te maken met de vorige eigenaar.
Ter illustratie een voorbeeld: recent nam een klant van b.lay een ander bedrijf over voor 6 miljoen dollar. We kwamen er op tijd achter dat dit bedrijf voor 21 miljoen dollar compliance issues had bij verschillende softwareleveranciers. Door het verwijderen van software, een slimme architectuur aan te brengen en onderhandelingen voor te bereiden, konden we dit bedrag flink omlaag brengen. Maar uiteindelijk moest er wél betaald worden. Doordat er van tevoren goede afspraken waren gemaakt, kon dit financiële risico neergelegd worden bij de vorige eigenaar. Zijn dergelijke afspraken niet vooraf gemaakt, dan snij je jezelf in de vingers en loopt je het risico een miljoenenschuld over te nemen.
Elk bedrijf wil bij een overname zijn schaalvergroting zoveel mogelijk terugvertaald zien in financieel voordeel én achteraf niet voor negatieve verrassingen komen te staan. Zorg er dan ook voor dat bij een overname of fusie softwarelicentiemanagement vanaf de start hoog op je to do-list staat en alle risico’s en kansen zo vroeg mogelijk in kaart zijn gebracht.
Door: Mark van Wolferen, managing director b.lay, the license management company.
