Xerox helpt bij digitale transformatie

Hoewel steeds meer zaken digitaal worden afgehandeld, is printen nog steeds belangrijk. Maar net als alle bedrijven moeten printerfabrikanten blijven innoveren. Xerox doet dat niet alleen door betere printers te maken, maar helpen klanten hun papiergebaseerde processen te transformeren naar digitale processen en daardoor de productiviteit van klanten te verbeteren.

Voor Xerox blijft het verkopen van printers belangrijk, maar het is niet meer de belangrijkste taak. Tegenwoordig ligt de nadruk vooral op het verkopen van diensten en software. Het outsourcen van printbeheer en het beheer van digitale archieven en workflows wordt steeds belangrijker voor Xerox, vertelt Andrew Morrison, President Large Enterprise Operations bij Xerox Europe in gesprek met Executive-People. De nieuwe strategie heeft alles te maken met de nieuwe manier van werken. Medewerkers willen overal, altijd en met elk gewenst apparaat toegang tot hun werkdocumenten hebben.

Moderne bedrijven rusten hun medewerkers uit met allerlei digitale systemen zoals online casemanagement, online recordmanagement, content management systemen en CRM-systemen. Dit verschilt uiteraard veel per bedrijf en per sector. "De evolutie van printinfrastructuur gaat over het in staat stellen van klanten om die digitale transformatie te maken."

Honger naar papier

De investeringen binnen Xerox zijn vooral gefocust op hoe organisaties hun huidige infrastructuur kunnen gebruiken om die digitale transformatie goed te doorlopen, zegt Morrison. Het hoge volume printen is aan het afnemen, dat was 20 jaar geleden een goede business. Nu gaat alles veel meer online. De printerfabrikant stimuleert bedrijven zelfs om minder te printen. "Dat lijkt ironisch, maar de ironie ligt vooral in het feit dat we altijd geassocieerd worden met printen. In werkelijkheid blijkt dat, zelfs als je de printmarkt al hebt veroverd, dat je dan ook een taak hebt om te zorgen wat er met de informatie gebeurt nadat het op papier uit de printer komt. Daarbij begint het met het beschikbaar stellen van documenten in een digitale vorm. Dat kan zijn het archiveren van digitale documenten of het omzetten van papier naar digitale bestanden. Die kunnen vervolgens geïndexeerd worden en in de workflow van medewerkers worden gebruikt.

Overgang naar digitaal

Xerox heeft last van 'brand legacy', erkent Morrison. "Het merk wordt teveel geassocieerd met print, maar het is veel meer dan dat. Meer dan de helft (56%) van onze omzet komt van business proces outsourcing en document outsourcing georiënteerde diensten in plaats van printtechnologie."

De afgelopen jaren steeg de vraag naar managed print services. Daarbij neemt de printleverancier het beheer van de printer(s) over en zorgt bijvoorbeeld dat er op tijd voldoende toner en papier aanwezig is. Xerox gaat hierin nog een stap verder een zet zwaar in op zogenoemde Next Generation Managed Print Services. Hierbij bekijkt Xerox wat er bij een klant aan applicaties draait en hoe de infrastructuur in elkaar zit. Vervolgens wordt er geïnventariseerd wat er voor behoeften zijn en stap voor stap wordt het proces geoptimaliseerd, veiliger en eenvoudiger gemaakt. Dat is nodig want vooral grote kantoren maken nog veel kantoor-gerelateerde prints, ze zijn nog paper-hungry, zoals Morrison het noemt.

Veel organisaties hebben een haat-liefdeverhouding met papier. Papieren documenten zijn van cruciaal belang voor diverse processen, denk aan facturen en contracten. Toch zien we steeds vaker dat papier nadelig is voor de productiviteit. Daarom krijgt workflow automatisering steeds meer prioriteit in organisaties”, vertelt Herman Levert, algemeen directeur Xerox Nederland en directeur Large Enterprise Operations voor de Benelux.

"Uit onderzoek is gebleken wat de redenen zijn waarom mensen iets willen printen. En dat zijn er vijf", aldus Levert. Mensen printen om iets te willen lezen, om te delen, om te archiveren, te ondertekenen of om aantekeningen te maken. "We hebben die vijf processen bekeken en ons afgevraagd hoe we dat effectiever kunnen doen. Onze strategie is er helemaal op gericht om minder te printen in plaats van alleen goedkoper te printen", aldus Levert. Daarvoor heeft Xerox diverse workflow automation tools ontwikkeld. "Daarmee helpen we klanten echt van het analoge papier naar digitale tijdperk en daarin onderscheidt Xerox zich duidelijk van andere partijen", stelt hij.

Outsourcing

De service-georiënteerde tak van Xerox, dat is waar de toekomst ligt, beweert Morrison. Want de manier waarop klanten met hun printbehoefte omgaan is veranderd. "Bedrijven zoeken naar een outsourcingservice of een partij die de infrastructuur overneemt gecombineerd met een SLA", zegt Morrison. "Klanten willen dan graag hun backoffice activiteiten gedeeltelijk of helemaal uit handen geven, ontzorgd worden. Dit gaat over business process outsourcing en betreft meestal het automatiseren van workflows. We zien dat steeds meer klanten die de productiviteit willen verhogen hiervoor kiezen. Het is een heel interessante markt.”

Xerox beheert bijvoorbeeld voor klanten vele parkeersystemen en tolpoorten. "We verzorgen ook het digitale proces van de aanvraag van leningen. We hebben ook 56.000 callcenteragents en customer care-applicaties, medical record management, HR-outsourcing en consulting."

Ook voor de retailmarkt heeft Xerox een workflow automation tool ontwikkeld. Die oplossing digitaliseert, centraliseert en automatiseert foutgevoelige en kostbare handmatige stappen van een product lifecycle. De oplossing dringt arbeids- en printkosten drastisch terug en stemt de voorraad af op de daadwerkelijke verkoop. Door het synchroniseren van data en geautomatiseerde analytics op winkelniveau zijn de schappen tijdig gevuld, aldus Levert.

Beveiliging

De corporate klanten willen weten hoe ze de beste van de klas blijven. Welke de beste en meest efficiënte businessprocessen zijn. Hoe ze al die informatie beveiligen, vooral in deze tijd met mobiliteit, BYOD en cloud. Dat is de nummer 1 uitdaging voor CIO's. De beveiliging en authenticatie is een belangrijk onderdeel van de automation tools van Xerox, stelt Levert. Met behulp van software kunnen organisaties strak in de hand houden wie, wanneer wat mag printen en uiteraard vanaf welk toestel. Dat rechtenbeheer kan gekoppeld worden aan een Active Directory-omgeving zodat de IT-afdeling of het management eenvoudig de touwtjes in handen kan houden.

Het gaat ook al lang niet meer alleen om het outsourcen van een enkele applicatie. Complete businessprocessen en de hele manier van werken worden door de digitale transformatie veranderd. Dat is een behoorlijke uitdaging die invloed heeft op de hele bedrijfsvoering, erkent Levert "Dat moeten we dus bespreken met de business owners. De uiteindelijke uitvoering bespreken we met de CIO's."