Papieren ICT

Afgelopen week was ik voor een kleine ingreep in het ziekenhuis en mocht als patiënt poliklinisch een normale werkdag in een ziekenhuis meemaken. Vanzelfsprekend was weken voor mijn opname al de administratie van mijn patiëntgegevens geregeld, had ik de bezoeken bij de behandelende chirurg gehad en was er een dossier van mij opgebouwd. Deze gegevens werden grotendeels elektronisch ingevoerd in het betreffende digitale ziekenhuis systeem. Echter enkele persoonlijke aantekeningen van de arts gingen in het papieren dossier dat zich naast het digitale dossier ook aan het vullen was: identificatie-stickers, uitdraaien van het systeem, aantekeningen en notities.

De weken vóór de opname kreeg ik verschillende papieren formulieren per brief opgestuurd die ik thuis moest invullen aangaande allerhande medische historie, medicijngebruik, allergieën, mogelijke aandoeningen en contactgegevens in geval van nood. Die ik vervolgens keurig in een bijgeleverde enveloppe kon terugsturen. Op de dag van de opname was al die door mij opgestuurde papieren informatie keurig in het systeem ingevoerd. Daarnaast was een uitdraai van de gegevens ook aan mijn papieren dossier toegevoegd als handige kopie.

Protocol
Op de dag van de opname werd ik keurig opgevangen en begeleid voor een intakegesprek en controle van mijn gegevens. Een prima strikt protocol met papieren documenten welke de rest van de dag met mij en mijn bed meebewogen tussen de dag-afdeling, operatiekamer, uitslaapkamer en wederom dag-afdeling. En met die set documenten werd de kwaliteit geborgd van het door mij te volgen proces. Met assistenten, verpleegsters en artsen die dit papieren proces volledig beheersten.

Het aardige was dat men wel gebruikmaakte van de digitale informatie die in de centrale systemen was geregistreerd, maar dat het operationele proces nog volledig via papieren informatie werd gestuurd, gecontroleerd en afgetekend. En ik neem aan dat naderhand een deel van die papieren informatie ‘ergens’ keurig in het centrale patiëntensysteem wordt ingevoerd. En daarmee de administratie – althans lokaal voor dit ziekenhuis – sluitend te maken wat betreft daar uitgevoerde activiteiten en resultaten.

Papier als master data
Als digitaal geïnteresseerde patiënt was het een aardige ervaring om te zien hoe in een regionaal ziekenhuis deze balans van digitaal en papier toch tot een prima verzorging en behandeling leidde. En mijn gedachten ging ik terug naar 1985 toen we bij Fokker twee nieuwe vliegtuigen – de Fokker 50 en Fokker 100 – ontwikkelden op basis van de eerder in de jaren vijftig en zestig ontwikkelde Friendship en Fellowship. Omdat de nieuwe vliegtuigen in verband met certificatie als vernieuwde versie werden doorontwikkeld, waren de oorspronkelijke tekeningen en documenten leidend voor het ontwerpproces.

Maar in diezelfde tijd waren we druk bezig het proces te digitaliseren met CAD-systemen en konden onderdelen, samenstellingen en producten steeds beter als digitale modellen worden ontworpen en vastgelegd. Het (oude) papier was en bleef echter leidend in het kwalificatie- en certificatieproces: het was formeel de master-data, de digitale CAD-modellen waren slechts ondersteunend. Hoe konden we omschakelen naar een volledig digitale productdefinitie en een digitaal aangestuurd productieproces?

Digitaal is de master
De oplossing was de oude tekeningen te scannen en voor zover mogelijk te digitaliseren. Op die wijze kregen we van elke tekening een tweedimensionaal digitaal exemplaar dat we vervolgens voor de verdere 2D en 3D CAD-modellen konden gebruiken. Echter, proces-technisch moest er een duidelijk gedefinieerd moment zijn, dat de master-functie van papier naar digitaal overging. Je kunt geen twee masters hebben van dezelfde informatie. Dus ‘ergens’ in ons digitaliseringsproces werden gescande oude calques van master naar kopie gedevalueerd, terwijl tegelijkertijd de digitale afbeelding formeel de nieuwe master werd.

Een vreemde situatie omdat het lijkt of het oude, originele document geen waarde meer heeft na devaluatie tot formele kopie in een geborgd kwaliteitsproces. Net zoals getekende contracten als die worden gescand en formeel in een digitaal systeem worden opgenomen, daarna kopieën zijn geworden. Elke later aangebrachte aantekening op die ‘kopie’ heeft geen formele waarde meer. In een proces van digitalisering is dit een cruciaal onderdeel van de kwaliteitsborging van proces en bijbehorende producten.

Productdata management
In die tijd ontstonden Product Data Management systemen (PDM) die de formele, digitale productdefinitie van alle onderdelen, samenstellingen en eindproduct beheerden. Daar konden best nog oude tekeningen bij zitten, die gewoon met tekeninginformatie in het systeem administratief werden beheerd op geldigheid en toepassing. Waar in het eindproduct, voor welke klant en in welke versie wordt welk onderdeel gebruikt? Wat is de relatie en afhankelijkheid tussen de verschillende onderdelen? En hoe wordt het product gemaakt: als standaard onderdeel ingekocht, zelf geproduceerd of uitbesteed aan derden.

Op die wijze werd een totale lijst van geldige onderdelen gedefinieerd – de stuklijst – die de link vormde met het ERP-systeem, die vervolgens de resources voor inkoop of productie kon gaan plannen. In de loop der tijd ontwikkelde PDM-systemen zich tot PLM-systemen: Product Lifecycle Management, omdat ze niet alleen de productdefinitie beheerden, maar ook het ontwikkelproces vooraf en het productie en onderhoudsproces achteraf. En het een systeem werd, waar veel kennis en kunde in werd geborgd van het ontwerp-, productie- en onderhoudsproces om de data gedurende de hele levensduur van een product goed te beheren. En bedenk dat die periode voor sommige producten decennialang kan zijn.

Digitalisering is een procesinnovatie
Denkend aan de weg die het ziekenhuis nog te gaan heeft om alle papier als master van procesinformatie te elimineren, kon ik dezelfde dag, na een geslaagde operatie, het ziekenhuis weer verlaten. En alle complimenten voor de behandeling, de verzorging en het personeel dat met mij bezig is geweest. Maar de weg van administratieve digitalisering naar operationele digitalisering is voor deze organisaties nog maar net begonnen.

Als je de ‘bron’ van informatie digitaal weet te maken, is de rest technisch niet zo moeilijk meer om die data direct als ‘master-data’ te gebruiken. Realtime, en niet na een handmatig en administratief transitieproces. Daarom is een digitale transformatie zo lastig. Het is niet alleen zorgen voor je digitale informatieplatform, maar vooral ook het proces opnieuw inrichten en de kwaliteitsbewaking op een nieuwe manier borgen. Met software die de processen ondersteunt, beheert, aanstuurt én kwalitatief bewaakt wat betreft geldigheid en toepassing.

Wellicht een Patiënt Lifecycle Management systeem dat onze patiëntdata via een centraal patiëntendossier borgt en realtime ter beschikking stelt. In een eerdere blog heb ik al eens beschreven hoe wij jaren geleden al zo’n landelijk systeem in Finland hebben gebouwd. Dus techniek is allang niet meer de hindernis. Het is de lastige procesinnovatie die nodig is en dan pas de Digitale Transformatie mogelijk en uiteindelijk werkelijkheid maakt.

—

Wilt u weten over hoe het ‘derde platform van IT’ uw organisatie kan helpen een digital enterprise te worden? Kom dan naar de Digital Transformation Conference op volgende week woensdag 10 februari in De Fabrique te Maarssen. Meer informatie vindt u hier.

Door: Hans Timmerman, cto EMC Nederland