SAAone realiseert one stop shop voor IT-diensten met RES IT Store

Het SAAone consortium is verantwoordelijk voor de realisatie van de weguitbreiding A1/A6 Diemen - Almere Havendreef. De grootschalige aanpassingen zijn onderdeel van de weguitbreiding Schiphol - Amsterdam - Almere (SAA). Het gaat om een DBFM-contract (Design, Build, Finance and Maintain) in opdracht van Rijkswaterstaat, met een looptijd van circa 30 jaar. Het consortium, dat bestaat uit de grote bouwmaatschappijen VolkerWessels, Boskalis, Hochtief en DIF, is in deze periode verantwoordelijk voor ontwerp, bouw, financiering en onderhoud van bestaande en nieuwe infrastructuur. RES Software verzorgde voor SAAone het IT as a Service platform op basis van de RES IT Store. Het volledige dienstenportfolio van SAAone is nu dankzij de RES IT Store via selfservice beschikbaar voor 400 medewerkers.

Aanleiding

SAAone werd door Rijkswaterstaat geselecteerd op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Bij EMVI-methode wordt gekeken naar zowel prijs als kwaliteit. Om die gunstige prijs kwaliteit verhouding te kunnen garanderen, is een gestroomlijnde organisatie vanzelfsprekend een vereiste. Daarnaast zijn er eisen vanuit Rijkswaterstaat voor wat betreft de beschikbaarheid van de systemen en het configuratiemanagement (zoals omschreven in de ISO 10007 norm). “Er komen in onze IT-omgeving heel veel zaken bij elkaar,” vertelt Adelbert de Vreese, Project Director EPCM bij SAAone. “Dit soort grote en complexe projecten zijn opgedeeld in diverse deelcontracten en goed raakvlakmanagement en stakeholdermanagement zijn dan essentieel. Vanuit de complexiteit die inherent is aan dit soort projecten, wilden we naar een organisatiebrede uniformiteit toe. De RES IT Store is daar een belangrijk onderdeel van. De snelheid in de projecten is zo groot dat ook de IT snel moet zijn. Omdat er nu structuur is gecreëerd in het afhandelen van verzoeken, hebben we veel aan efficiëntie gewonnen.”

De uitdaging

Bij SAAone werken ongeveer 400 mensen die toegang hebben tot de gevirtualiseerde Citrix-omgeving. Deze mensen komen bij verschillende bedrijven vandaan, met allemaal weer hun eigen systeemconfiguratie. Dat zorgde voor behoorlijk wat netwerkproblemen en daarom koos men in 2013 voor een gevirtualiseerde Citrix-omgeving om helemaal onafhankelijk te zijn van de apparatuur die de medewerkers gebruiken. Dat was de eerste stap naar een standaardomgeving voor alle gebruikers. Bij het verder inrichten van de IT-infrastructuur werd goed gekeken naar vaak terugkerende, standaard werkzaamheden, zoals het toegang verlenen aan medewerkers tot projecten en directories, of het in- en uitdiensttreden van personeel. “We werken veel met mensen op projectbasis, dus er is een groot verloop in ons personeelsbestand,” zegt De Vreese. “Mensen werken vaak voor een paar maanden bij ons, maar moeten dan wel meteen aan de slag kunnen. En wanneer ze weer uitdiensttreden, dan moeten de rechten die aan hen zijn toegewezen, weer direct herroepen worden. We merkten dat er heel veel tijd ging zitten in dit soort terugkerende taken.”

De oplossing

De ICT-manager van het SAAone project, John Kools, vertelde De Vreese dat veel van de terugkerende handelingen geautomatiseerd konden worden met een softwareoplossing. Tijdens de selectieprocedure werden verschillende producten met elkaar vergeleken, waaronder Tools4ever en de Service Manager van Microsoft. “Onze filosofie is: vandaag bestellen, morgen leveren. Dat willen we ook terugzien in de applicaties die we gebruiken,” vertelt Kools. “Het enige product dat precies leverde wat wij nodig hadden was de RES IT Store. De RES IT Store was het eenvoudigst op te bouwen in relatie tot de andere componenten van onze systemen, zoals Citrix, VMware, Microsoft en met name Cisco. De simpele integratie met Cisco was en is voor ons essentieel bij de keuze voor RES Software. Een minpuntje vind ik de naam, want je kunt er veel meer mee dan alleen de IT ondersteunen.”

De voordelen

Onder andere het toewijzen en terugroepen van rechten kan met de RES IT Store geautomatiseerd worden op basis van de rol die iemand vervult binnen een project. Deze automatisering is mogelijk dankzij een koppeling met het HR-systeem, waar al de benodigde informatie al aanwezig is. “Met de RES IT Store kunnen we nu werknemers met één druk op de knop on- en offboarden. Daarnaast zijn er nog heel veel kleine standaard zaken, die we normaal zouden moeten managen, maar die nu voor ons gemanaged worden en die altijd automatisch op de juiste plek terecht komen. Zaken zoals het uploaden van medewerkersfoto's voor het intranet, het wijzigen van wachtwoorden of het aanvragen van bepaalde software,” vertelt De Vreese.   

Compliant

“We zochten naar de juiste balans tussen compliancy en efficiëntie,” vult Kools aan “We moesten ervoor zorgen dat we aan de eisen van Rijkswaterstaat tegemoet konden komen op het gebied van auditing en tegelijkertijd wilden we natuurlijk de kosten beperken en de efficiëntie optimaliseren. Ik kan vol trots zeggen dat dat ook écht is gelukt. De RES IT Store houdt automatisch de audit trail bij, zodat we volledig compliant zijn en eenvoudig aan kunnen tonen dat we voldoen aan de NOREA principes. Dat scheelt enorm veel werk: in week 51 en 52 vindt de EDP audit van 2014 plaats en ik hoef er nu, twee weken van tevoren, nog steeds niet mee bezig te zijn.”

Selfservice

Naast het automatiseren van standaardhandelingen, wordt de RES IT Store bij SAAone ingezet voor het gestructureerd en geautomatiseerd aanbieden van allerhande IT-diensten aan de medewerkers. Door de RES IT Store met technologie van onder meer Oracle, Microsoft, Topdesk, Citrix en VMware te integreren ontstaat voor de gebruiker een consistent aanbod van ICT-diensten vanuit een “one stop shop”. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het aanvragen van ICT-hulpmiddelen, het aanvragen van software, het toegang verkrijgen tot Sharepoint, het aanvragen van een grotere mailbox, het opvragen van handleidingen en het wijzigen van wachtwoorden. De Vreese: “We kunnen nog veel meer uit de RES IT Store halen, maar we zijn de mogelijkheden nu nog aan het ontdekken. We zijn net een paar maanden bezig en we breiden langzaam uit. We begonnen met het aanbieden van ongeveer 30 applicaties en nu zitten we al op ongeveer 100 applicaties. Binnenkort gaan we ook arbo-gerelateerde diensten aanbieden via de RES IT Store, waarbij werknemers bijvoorbeeld aan kunnen geven dat hun stoel niet goed zit en rugklachten veroorzaakt. Iets waar je misschien niet direct aan denkt omdat het niet IT gerelateerd is.”

Kostenbewust
“Omdat er voor iedereen die toegang heeft tot applicaties licentiekosten moeten worden betaald, zie je de kosten teruglopen sinds we de RES IT Store gebruiken,” zegt Vreese. “Er is veel meer controle. In eerste instantie draaide iedereen dezelfde applicaties, simpelweg omdat het te veel tijd en geld kostte om voortdurend na te gaan wie wat nodig had en wie waar recht op had. Nu heeft iedereen automatisch de software die hij nodig heeft, op basis van zijn of haar functie en wil iemand extra software, dan wordt er eerst door de leidinggevende gecontroleerd of dat wel echt nodig is. Dat zorgt voor meer bewustzijn van de kosten en veel gerichter gebruik van de applicaties.” Niet alleen worden de juiste applicaties automatisch geleverd bij indiensttreding maar ook worden zij automatisch teruggevorderd  bij uitdiensttreding van werknemers. Hierdoor worden er geen licentiekosten meer verspild en besparen we een hoop kosten voor niet gebruikte licenties.

Een bouwbedrijf is ook een IT-bedrijf aan het worden

“De RES IT Store past goed binnen de filosofie van dit project,” stelt Kools. “Wij vinden dat IT moet faciliteren. Dienstverlening is tenslotte de basis van IT. Ik ben dan ook het meest trots op het feit dat je ons bijna niet ziet binnen het SAAone project, want dat betekent dat het werkt. Selfservice speelt hierbij een grote rol. Als iemand in een bepaalde functie zegt specifieke software nodig te hebben, wie ben ik dan om te zeggen dat hij of zij dat niet nodig heeft? Mijn taak is om het snel en goed te leveren en niet om beperkend te zijn. Als IT moet je onzichtbaar zijn en tegelijkertijd ben je een essentieel onderdeel van de hele onderneming. Het gaat erom dat je zorgt dat iedereen in de organisatie in staat wordt gesteld om zijn werk te doen. Valt de IT uit, dan stopt alles in het bedrijf. Gelukkig heeft onze directeur daar dezelfde visie op: een bouwbedrijf kan niet meer functioneren zonder een goed faciliterende IT. Ik zou daar zelfs nog verder in willen gaan: onder andere Prestatie Meet Systemen en Configuratie Management Database Systemen zitten voortaan in het primaire proces en in de dienstverlening naar opdrachtgevers. Een bouwbedrijf is allang niet meer alleen een bouwbedrijf, het is ook een IT-bedrijf aan het worden.”

De toekomst

Bij SAAone is men uitermate tevreden over de voordelen die men behaalde dankzij de implementatie van de RES IT Store. “Het werkt gewoon erg goed,” zegt De Vreese. “We verwerken honderden aanvragen per maand met de RES IT Store en we krijgen geen klachten van de gebruikers. Het levert ons op de afdeling ICT aanzienlijke tijdwinst op in FTE's. We hebben daadwerkelijk een kleinere ICT-afdeling dankzij de RES IT Store. We betalen alleen nog maar voor de softwarelicenties die ook daadwerkelijk gebruikt worden en ook dat scheelt aanzienlijk. Ik ga de RES IT Store dan ook absoluut meenemen naar een volgend project. Maar ook de moederbedrijven van SAAone zouden zeker gebaat zijn bij de RES IT Store. Al houd ik mij voorlopig nog even bezig met het huidige project dat tot medio 2017 loopt.”

Ook Kools zal de RES IT Store meenemen naar toekomstige projecten. “Ik draag een koffertje bij me en daar zitten allerlei documenten, applicaties en configuraties in waarvan ik weet dat ze goed werken. De RES IT Store hoort daarbij en gaat zeker mee naar volgende klanten, niet in de laatste plaats dankzij de aanzienlijke besparingen die we gerealiseerd hebben. De HR-afdeling is één dag per week minder kwijt aan het aan- en afmelden van medewerkers. We hadden voorheen 3,5 FTE voor het netwerkbeheer nodig en dat is nu nog maar 2 FTE. We zijn van 2 FTE voor het werkplekbeheer naar 0,6 FTE gegaan. En dan heb ik het nog niet eens over de besparing in uitval: medewerkers hebben nu 24 uur per dag, zeven dagen per week toegang tot persoonlijke diensten als het resetten van wachtwoorden. Vergeten wachtwoorden zorgden 's avonds en in het weekend voor uitval, maar dat behoort nu tot het verleden. De reacties van onze eindgebruikers spreken ook boekdelen: medewerkers die weggingen bij dit project vonden dit heel jammer, maar gaven tegelijkertijd aan dat ze het fantastisch vonden dat ze hieraan mochten meewerken. Bij hun moederorganisatie was een dergelijk niveau van selfservice niet voorhanden en het was voor hen echt een stap terug wanneer ze daar weer aan de slag moesten.”

De voordelen op een rij

• Snelle en efficiënte on- en offboarding van medewerkers
• Efficiëntere workflow door automatisering van terugkerende, handmatige IT-taken
• Besparing op softwarelicentiekosten
• Eenvoudig voldoen aan compliance vereisten
• Eenvoudig voorzien in extra servicebehoeften door geautomatiseerde selfservice
• Reductie van kosten op de IT-afdeling

Over RES Software

RES Software verandert de manier waarop gebruikers IT-diensten consumeren door middel van proactieve, veilige en geautomatiseerde levering en retournering van IT-middelen, met een geweldige gebruikerservaring. RES Software helpt IT-professionals om de gevolgen van IT Consumerization, steeds meer vooruitstrevende zakelijke gebruikers, Bring Your Own Device-initiatieven en Cloudtechnologieën te beheersen door het fundament te leveren dat IT as a Service mogelijk maakt. De gepatenteerde technologieën van RES Software worden wereldwijd gebruikt en worden ondersteund door een hoogwaardige klantenservice. Volg updates op Twitter @ressoftware_NL en ga naar www.ressoftware.nl of www.resitstore.nl voor meer informatie.