In drie stappen naar een paperlight kantoor

Productiviteit van medewerkers wordt mede bepaald door bedrijfsprocessen. Papieren processen binnen organisaties leveren heel wat frustratie op. 61 procent van de werknemers zou van baan wisselen als zij aanzienlijk minder met papier hoeven te werken. 46 procent is zelfs van mening dat het verwijderen van papier uit de meeste van hun bedrijfsprocessen de grootste productiviteitsverbetering is. Toch zien organisaties het als een uitdaging om de transformatie te maken naar een paperlight kantoor. In dit artikel geeft Xerox drie handvatten om de eerste stappen naar een paperlight kantoor te bewerkstelligen. 

Bespaar aanzienlijke kosten 
Laten we beginnen met de feiten en de voordelen. Naast hogere productiviteit van medewerkers, worden ook de kosten aanzienlijk gedrukt. Alleen al voor de handelingen die werknemers moeten uitvoeren bij het opslaan van een papieren document is een organisatie al €15 kwijt. Laat staan voor het recreëren van een zoekgeraakt document. Hiervoor moet een organisatie ruim €175 neertellen. Om nog maar te zwijgen over het vullen van een vier-laden archiefkast. Dit kost gemiddeld €23.000 en 13,5% van de kantoorruimte staat hier vol mee, dus reken maar na. Dit kan binnen de meeste organisaties terug worden gebracht naar 7% bij de overstap naar een paperlight kantoor. Kortom, reden genoeg om eens na te denken over het in gang zetten van deze transformatie. 

Begin bij het begin
Maar hoe maak je deze overstap? Begin bij de start van het werkproces. Richt het werkproces zo efficiënt mogelijk in, door papieren documenten direct bij aanvang van het werkproces, te converteren naar digitale data. Papieren documenten kunnen heel gemakkelijk via een multifunctionele printer (MFP) worden geconverteerd door middel van scansoftware. Op zich niets nieuws. Echter deze manier van werken wordt nog niet breed omarmd binnen het bedrijfsleven. Naast papieren documenten kunnen ook e-formulieren en e-mail op deze manier verwerkt worden. Zodra het document is gescand of geïmporteerd, kan de informatie uit het document worden verwerkt in een van de vele bedrijfsapplicaties. Vervolgens ga je naar stap twee, documenten digitaal houden. 

Verwerk documenten digitaal 
Kantoormedewerkers printen om te lezen, formulieren in te vullen, aantekeningen te kunnen maken, te ondertekenen en om documenten te delen. Dit kan echter ook allemaal digitaal. Een document kan men opslaan in een leeslijst die de voortgang bijhoudt. Ook het invullen van formulieren is gemakkelijk digitaal te doen. Je hoeft het document niet eerst uit te printen, het formulier in te vullen en vervolgens weer in te scannen. Dit kan direct digitaal snel en eenvoudig. Vul de gegevens in op de stippellijn en vink aan wat van toepassing is. Het trage proces van uitprinten, invullen en inscannen is verleden tijd. Hetzelfde geldt voor het ondertekenen, arceren en het maken van aantekeningen. Alle wijzigingen worden gesynchroniseerd tussen PC en iPad als je die gebruikt. Er komt geen papier meer aan te pas. 

Voer digitalisering door in werkproces 
Zodra werknemers digitaal met de documenten aan de slag gaan, is het zaak om het gehele werkproces te digitaliseren. Converteer document intensieve processen en ongestructureerde informatie in digitale werkstromen. Zo wordt er een hogere productiviteit behaald. Om dit te verwezenlijken kan men een stappenplan volgen. Begin bij het scannen/verwerken van papieren documenten en andere ongestructureerde data zoals e-mail binnen de organisatie. Deze informatie kan vervolgens automatisch verwerkt worden waarna medewerkers, of externe partners, toegang kunnen hebben tot al deze documenten via het intranet, mobiel en/of internet. Als laatste stap dient dit proces geïntegreerd te worden met alle bestaande systemen binnen de organisatie, zoals SharePoint en andere CRM of ERP systemen. Met de processen die je als organisatie hebt vastgelegd kun je vervolgens monitoren en signaleren waar de trechters zich bevinden binnen de organisatie.

Eenmaal bij de finishlijn aangekomen, bespaar je als werkgever torenhoge kosten en zijn medewerkers niet meer gefrustreerd door de tijd die ze kwijt zijn aan het verwerken van papierwerk. Door scansoftware bij aanvang van het werkproces in te zetten op de MFP, documenten digitaal te verwerken en vervolgens je werkprocessen geheel digitaal te houden, kun je een paperlight kantoor verwezenlijken! 

Door: Stefan Jansen, Xerox