Paperless office nog nergens realiteit
Ondanks de digitale revolutie is de ‘paperless office’ nog nergens realiteit. Wereldwijd worden jaarlijks 3 triljoen prints gemaakt. Dat is een 3 met 18 nullen. Gemiddeld wordt nog 2% van de totale bedrijfsomzet besteed aan printkosten. Welke trends en ontwikkelingen beïnvloeden het printgedrag? Wie print het meeste binnen een organisatie? Welk effect heeft communicatie die vooral via papier verloopt op de effectiviteit van een organisatie? En met welke vormen van innovatie is de papierstroom te beperken? Vanuit deze hoofdvragen is een benchmark uitgevoerd door ProSpex in opdracht van Veenman.
Het onderzoek had volgens Dirk Olivier (foto), algemeen directeur Veenman, de vorm van een enquête, aangevuld met open vragen en is in juni 2015 afgenomen. Organisaties uit verschillende branches met een uiteenlopende omvang hebben deelgenomen. Met name gezondheidszorg, zakelijke dienstverlening, overheid, handel en industrie zijn goed vertegenwoordigd. 48% van de organisaties heeft meer dan 500 werknemers die doorgaans een flexibele werkplek hebben. Het grootste deel van de respondenten is ICT-manager, maar ook hebben veel inkoop/contractmanagers en facility-managers deelgenomen. De belangrijkste uitkomsten
Het papierloze kantoor is voorlopig nog een illusie
De afgelopen jaren blijkt de hoeveelheid prints bij ruim 60% van de respondenten sterk te zijn afgenomen. Bij een kwart is het volume gelijk gebleven en bij 13% zelfs toegenomen. 80% van de medewerkers print minimaal 1 keer per dag. Op afdelingsniveau is finance de koploper, gevolgd door HR. De respondenten menen dat oudere medewerkers en white collar werkers het meeste printen. Opleiding speelt volgens hen een kleinere rol, hoewel dit vaak ook bepaalt in welke functie men terecht komt. Ruim 40% van de respondenten stelt dat vooral geprint wordt omdat de werkprocessen dit voorschrijven.
Onduidelijk wie het voortouw in de transitie moet nemen
Een ruime meerderheid van de respondenten vindt de digitale transitie essentieel om het printgebruik terug te dringen. Medewerkers zijn meestal bereid om digitale alternatieven te gebruiken; maar het is niet duidelijk wie het voortouw moet nemen bij de digitale transitie: ICT, Facility Management of de directie. Dat komt omdat de industrialisatie zich heeft beperkt tot het primaire proces. Het kantoor is ‘vergeten’. De directie is bezig met het primaire proces. Proceseigenaren zijn gericht op de output van het proces en zijn vaak al blij dat ze het hoofd boven water houden. Administratie-intensieve gebruikers worden niet aangespoord tot een optimalisatieslag omdat ze dan hun eigen bestaansrecht (baan) mogelijk ondermijnen.
Mobiliteit en beschikbaarheid van informatie bepalen printgedrag
Het groeiend gebruik van tablets en smartphones heeft volgens de respondenten het grootste effect op de verschuiving van print naar digitale documenten. Andere redenen zijn de toenemende behoefte aan real time informatie en het opzetten van self service portalen voor klanten. Verder blijft de hoeveelheid informatie die medewerkers nodig hebben om optimaal te kunnen presteren sterk toenemen volgens de meeste respondenten. Het is onbegonnen werk om nog alles te printen. De digitale transitie wordt niet vanzelfsprekend omarmd Bijna 85% van de respondenten stelt dat een deel of zelfs de meerderheid van de medewerkers bereid is om digitale alternatieven voor prints te gebruiken. Maar verandering is niet vanzelfsprekend. Medewerkers kunnen huiverig zijn voor nieuwe technologie of onvoldoende vertrouwen in het systeem hebben.
Over de vraag of de digitale transitie concurrentievoordelen biedt zijn de meningen verdeeld. Een meerderheid meent wél dat digitalisatie de kwaliteit van het werk (sterk) verbetert. Een derde van de organisaties heeft al beleid geïmplementeerd om het printen te verminderen. De snelste daling is te zien bij organisaties die alle medewerkers digitaal toegang geven tot bedrijfsinformatie. De innovatiekracht is bepalend voor het printvolume Volgens het grootste deel van de respondenten is printgebruik een indicator voor de innovatiekracht. Men verwacht met de digitale transitie met name efficiency-winst te boeken. Maar in hoeverre is die transitie al voltooid? Bij de helft is actuele informatie altijd en overal beschikbaar en bijna alle medewerkers maken zakelijk gebruik van tablets en smarthones. Verder beschikt bijna driekwart over een digitaal systeem voor opslaan en delen van informatie. Het is echter de vraag of ook de processen zijn ingericht op het reduceren van printgebruik.
Lezers die het rapport bij Veenman willen opvragen, kunnen dit doen door het sturen van een mail naar info@veenman.nl
Veenman presenteerde het onderzoek tijdens de opening van zijn nieuwe kantoor bij Rotterdam The Hague Airport. Bekijk hier de foto's.
