PostNL verwerkt efficiënt tienduizenden documenten

Bij bedrijven waar grote volumes documenten moeten worden gedigitaliseerd, is een betrouwbare scanoplossing onmisbaar. Gert Gerrits, traffic manager bij PostNL Data Services, verwerkt samen met zijn collega’s tienduizenden documenten per dag voor verschillende kleine en grote klanten. Daarvoor gebruiken ze drie Kodak productiescanners en een Kodak Sceye scanner voor grotere stukken, geleverd door Docspro, die ook het onderhoud van de apparatuur verzorgt. ‘Het gaat om in-en externe documenten, veelal post, die centraal op de Data Service afdeling binnenkomen. We werken hier op een gemiddelde ochtend met zo’n acht mensen, waarvan er drie continu de Kodak scanners bedienen.’

Alleen handmatig als het niet anders meer kan

Onderdeel van de Data Services afdeling is ook PostNL Shore, dat de data entry voor de postsorteermachines verzorgt. ‘Als een machine een adres niet kan lezen, wordt het door mensen weggetikt. Daarvoor werken we samen met partners in Zuidoost-Azië en Oost Europa. Het aanbieden van digitalisering van documentstromen door middel van scannen en data-entry sloot goed aan op die bestaande processen. In combinatie met die data entry-partners zijn we heel flexibel en kunnen we heel snel nieuwe documentstromen toevoegen. Als een klant nu een nieuwe documentenstroom heeft waarvan gegevens digitaal beschikbaar gemaakt moeten worden, kunnen we dat meteen oppakken. Dat kan van alles zijn, als er een afbeelding van is, kunnen wij er al mee aan de slag. Van het tellen van de knoppen aan een plant tot aan het overnemen van teksten uit beeld.’

Kwalitatieve scanners

‘Docspro leverde ons drie Kodak scanners en de bijbehorende software. Daar zijn we erg over te spreken. De scanners zijn van uitstekende kwaliteit, nemen niet veel ruimte in beslag en leveren prima prestaties. Daarnaast is het erg fijn dat Docspro altijd goed bereikbaar is mocht er ondersteuning nodig zijn. De kleine reparaties, als het vervangen van een versleten rubbertje, die handelen we zelf ter plekke af.’

Zwaar gebruik

De eisen die Gert stelt aan de scanners zijn dan ook niet mals. ‘De scanners moeten snel werken en voorzien zijn van goede OCR-functies, zodat we zoveel mogelijk relevante informatie automatisch kunnen uitlezen en digitaal kunnen maken. We scannen meestal in zwart-wit, omdat het overgrote deel van de documenten tekst betreft. Niet alle informatie kan door OCR uitgelezen worden. Handgeschreven teksten worden door de OCR-software niet altijd opgepakt, dus die sturen we door naar onze data entry-partners. Bij data-entry zit er bovendien een echt persoon achter die de inhoud op een juiste manier kan interpreteren als dat nodig is waardoor de kwaliteit hoger is.’

Ondersteuning

‘Gelukkig is het sinds de ingebruikname in 2011 nog niet voorgekomen dat we niet kunnen scannen. Onze ervaring is dat de Kodak scanners compact en bedrijfszeker zijn, snel werken en dat we uitstekende ondersteuning ontvangen vanuit Docspro. Mocht er echt een probleem ontstaan hebben die altijd nog wel een vervangende scanner in het magazijn staan, dat is een prettig idee.’

Voor deze case is gebruik gemaakt van de scanners van Kodak Alaris. Kodak is een leverancier van producten op het gebied van Imaging & data capture software, waaronder de Kodak Capture Pro scan & capture software suite. Docspro is als Kodak Alaris Authorized Reseller volledig gecertificeerd reseller van deze software. Docspro klanten die gebruik maken van de Kodak producten uit de Kodak Capture Pro suite kunnen dezelfde deskundige en professionele service en support bieden waarvoor Docspro al vele jaren bekend staat in de markt voor enterprise data capture oplossingen.