71% van de gebruikers ervaart problemen bij videoconferenties

Ruim de helft (54%) van de kenniswerker werkt regelmatig met andere samen op afstand. Telefoon- of videoconferentie blijkt echter nog lang niet altijd soepel te verlopen. 71% van de gebruikers geeft aan hierbij moeilijkheden te ervaren. Zo blijkt het vaak moeilijk om te volgen wat anderen zeggen, omdat snel na en door elkaar wordt gepraat (43%). Ook worden fysieke documenten of presentaties gebruikt die gebruikers niet goed kunnen zien (34%). 

Dit blijkt uit onderzoek dat Harris Interactive onlangs heeft uitgevoerd in opdracht van Steelcase, leverancier van werkplekoplossingen. Ook bij de plannen gaat het niet altijd goed. 34% geeft aan dat collega’s calls en meetings inplannen op momenten die niet uitkomen. Een slechte verbinding leidt bij 31% van de gebruikers soms tot problemen. Het feit dat gebruikers niet te zien zijn zorgt er volgens 21% voor dat zij niet goed worden betrokken in een call. 14% stelt weinig reacties te krijgen op inbreng door deze barrière. 11% merkt op dat de hoek van de video/webcam niet flatteert.

Zes principes om videoconferenties te verbeteren
Op basis van onderzoek naar de impact van de fysieke ruimte komt Steelcase met zes principes die organisaties helpen videoconferenties beter te ondersteunen.

• Zorg dat de camera en microfoon op de juiste plek staan. Alle deelnemers moeten duidelijk in beeld kunnen komen en verstaanbaar zijn. Het gebruik van meerdere schermen wordt aanbevolen, zodat de teamleden en de documenten en presentaties die ze gebruiken tegelijkertijd zichtbaar zijn en iemand zich door de ruimte kan bewegen zonder uit beeld te geraken.
• Creëer zones die mensen in staat stellen gemakkelijk te schakelen tussen groepswerk en individuele taken. Mensen die regelmatig samenwerken, schakelen gemakkelijk en veelvuldig tussen beide werkvormen. Door ruimtes voor videoconferentie te realiseren in de nabijheid van de overige werkplekken, kunnen mensen op een laagdrempelige manier op afstand samenwerken met anderen.
• Ontwerp een videoconferentieruimte die beweging stimuleert en verschillende houdingen ondersteunt, zodat mensen energiek en betrokken blijven. Met hoge tafels kan iemand gemakkelijk bij de meeting aansluiten en ook weer gemakkelijker weglopen als bijvoorbeeld het voor hem relevante gedeelte is afgelopen. Een lounge-achtige inrichting met integratie van technologie is een andere effectieve manier om beweging in een informele setting te creëren.
• Houd bij de inrichting rekening met beide kanten van de videoconferentie-ervaring. Zorg voor soortgelijke ruimtes op alle locaties, met dezelfde tools en technologische ondersteuning. Bij teamwerk waarbij de leden zich in één ruimte bevinden, beschikt iedereen immers ook over dezelfde hulpmiddelen. Zorg voor voldoende presentatiemogelijkheden, zowel analoog als digitaal, zodat het gemakkelijker wordt voor de teamleden om een gemeenschappelijk referentiekader te bewerkstelligen.
• Bedenk hoe de ruimte kan helpen bij het creëren van vertrouwen. Zo werkt een continue open, real-time videoverbinding als een open raam tussen twee locaties. Dit draagt bij aan de uitwisseling van smalltalk en het gebruikelijke sociale verkeer tussen mensen.
• Ontwerp ruimtes voor verschillende teamgroottes en verschillende soorten video-uitwisseling.
• Eén-op-een interactie en werken in kleine teams zijn net zo belangrijk als vergaderingen met het complete team. Als er keuze is – kleine videoconferentie-kiosken naast of afgezonderde hoekjes in een grote videoconferentie-ruimte, en mobiele videoconferentie-technologie – zorgt dit dat de technologie ook daadwerkelijk wordt gebruikt en dat de vierkante meters kantoorruimte effectief worden benut.