Microsoft ondersteunt multinational 3M bij het uitrollen van Office 365 ProPlus
31-03-2015 | door: Redactie

Microsoft ondersteunt multinational 3M bij het uitrollen van Office 365 ProPlus

Microsoft ondersteunt multinational 3M bij het uitrollen van Office 365 ProPlus. De implementatie was binnen vier maanden een feit, ondanks de complexe, gedistribueerde bedrijfsstructuur van 3M. Meer dan zestigduizend 3M-medewerkers werken met Office 365 ProPlus op bijna zesduizend mobiele apparaten.

3M is een op wetenschap gebaseerd bedrijf met een omzet van 32 miljard dollar. De organisatie heeft wereldwijd negentigduizend medewerkers in dienst en vestigingen in meer dan zeventig landen. “Bij 3M zijn we erg trots op ons innovatierecord en ons continue streven naar verbetering. Al onze beslissingen op het gebied van IT nemen we zeer doordacht. Als het om nieuwe technologie gaat, zoeken we naar een optimale balans tussen de impact op de organisatie en de productiviteitsvoordelen voor gebruikers”, zegt Stephen Magnuson, manager IT Infrastructure End User Services bij 3M.

Binnen 3M heerst een cultuur van creatieve samenwerking die de inspiratie vormt voor krachtige technologieën. 3M werkt voortdurend aan nieuwe producten die zijn klanten ondersteunen. Een nieuw, groot idee kan uit elke laag van de organisatie komen. Magnuson: “3M is het succesvolst als ideeën makkelijk stromen, ongeacht of dat tussen wereldwijde R&D-centra is, of een salesmedewerker die een klantproces deelt met collega’s.”

Samenhangend systeem

Na meer dan tien jaar te hebben geïnvesteerd in samenwerkingsoplossingen – waarbij elk team zijn eigen favoriete oplossing had – zat 3M met een onsamenhangend systeem. Het kostte het bedrijf teveel tijd om zowel intern als met zijn klanten, leveranciers en distributeurs te communiceren. Daarom koos 3M voor een bedrijfsbrede implementatie van Office 365 ProPlus. Microsoft ondersteunde de multinational bij het uitrollen. De implementatie binnen het bedrijf met veel internationale vestigingen nam nog geen vier maanden in beslag. Meer dan zestigduizend 3M-medewerkers werken nu met Office 365 ProPlus op bijna zesduizend mobiele apparaten.Magnuson: “We schakelen beter en sneller dankzij de bedrijfsbrede Office 365-oplossing. Onze sales- en marketingafdelingen hebben vol verwachting uitgekeken naar het gebruik van Office 365 op meerdere apparaten. Tijdens klantbezoeken nemen ze meestal een tablet mee om presentaties te geven. En ze waren nogal eens wat tijd kwijt met het converteren van PowerPoint- naar pdf-bestanden. Nu Office beschikbaar is op onze mobiele apparaten, geven salesmedewerkers presentaties vanaf elk apparaat, zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken over de bestandsvorm.”

De switch van Office 2003 naar Office 2007 ging gepaard met tal van botsende applicaties en het duurde destijds achttien maanden om die upgrade te voltooien. Met Office 365 ProPlus heeft 3M een compleet andere ervaring. Na een pilot met de belangrijkste stakeholders merkte het bedrijf dat de compatibiliteit tussen verschillende versies veel beter is geregeld dan in het verleden. Alleen een zeer klein aantal applicaties van derden moesten ze updaten.

Blijven werken

3M maakte het zich ook makkelijker door te kiezen voor Office 365 ProPlus samen met Office 2007. Door Office 2007 te behouden, kon het bedrijf de onvermijdelijke angst voor verandering pareren. 3M wist dat iedereen kon blijven werken, ongeacht wat er zou gebeuren tijdens de implementatie. Het bedrijf verwijdert Office 2007 pas over een paar maanden als iedereen gewend is.

Magnuson vervolgt: “Toen we voor het eerst hoorden over Click-to-Run, wisten we dat we dat nodig zouden hebben om de IT-afdeling te ontlasten van software-installaties en -updates. Met Click-to-Run doen gebruikers dat namelijk zelf. We kozen voor de System Center Configuration Manager en een gebruiksvriendelijke selfserviceportal. De lokale distributiepunten besparen ons bandbreedte, zonder concessies te doen aan de streamingvoordelen van Click-to-Run. We stuurden Office 365-links naar vijfduizend early adopters binnen het bedrijf. Daarna begonnen we met de deelimplementatie op geografisch verspreide locaties – dit om de impact op helpdesk en netwerk binnen een bepaalde regio te beperken. De implementatie ging zo goed, dat we al snel twintigduizend links per week verstuurden. Het selfservicedeel van de uitrol duurde ongeveer twee maanden. In die periode installeerden 48.000 medewerkers zelf Office, met pieken van tienduizend installeerbewegingen per week. Daarna hebben we de overige medewerkers gestimuleerd om ook Office te installeren.”

Automatische updates

De apparaten voeren nu automatisch Office-updates uit vanuit de cloud, zonder tussenkomst van IT. Dat is een van de grote voordelen van cloud computing: IT hoeft geen energie meer te steken in simpele handelingen als updates en kan zich volledig richten op het ondersteunen van gebruikers om het maximale uit de nieuwe functionaliteit te halen. Daarnaast zorgt Office 365 ProPlus automatisch voor functionele en beveiligingsupdates. Dit was bij de aanschaf een belangrijk argument voor 3M, omdat ze nu nooit meer zelf een grote Office-upgrade hoeven uit te voeren.

Office 365 is een belangrijk project voor het bedrijf, dus zorgden ze ervoor dat medewerkers waren voorbereid. 3M benoemde een ‘executive sponsor’ voor het project, die medewerkers informeerde met videoboodschappen. De collaboration centers stonden zes maanden lang in het teken van Office 365. Op deze manier konden medewerkers op elk gewenst moment binnenlopen en zien wat Office 365 inhoudt door middel van demo’s, informatie en presentaties.

Vertrouwd

3M zag na de implementatie van Office 365 ProPlus geen noodzaak om medewerkers verplicht te trainen. Ze waren al vertrouwd met Office en konden dus meteen aan de slag met Office 365 ProPlus. Hierin kreeg 3M gelijk: medewerkers pakten het al op dag 1 op. Voor werknemers die meer wilden weten, maakte het bedrijf lijsten met tips, e-learningsessies en video’s van negentig seconden over specifieke taken.

Zodra de meeste werknemers beschikten over Office 365 ProPlus, maakte 3M Lync Online voor iedereen beschikbaar. Lync Online biedt veel financiële voordelen. De nieuwe functionaliteit van Lync Online op het gebied van mobiliteit gaf gebruikers voldoende vertrouwen om de overstap te maken.

Populair

Het bedrijf zag daarnaast een enorme stijging in het zakelijke gebruik van Microsoft OneDrive van zo’n tienduizend actieve gebruikers. 3M heeft nu negen terabytes (TB) aan gegevens op Microsoft OneDrive staan en dit neemt elke week toe met ongeveer een halve terabyte. Microsoft OneDrive is vooral populair bij de sales- en marketingteams, omdat ze altijd en overal toegang hebben tot zakelijke documenten. Documenten op de pc van gebruikers worden automatisch geback-upt naar de cloud en gesynchroniseerd met mobiele apparaten. De documenten zijn daarnaast eenvoudig en veilig te delen met andere 3M-medewerkers en met klanten.

“We verkochten dit project intern met de slogan ‘Neem sneller beslissingen, doe sneller zaken’. Ook al zijn we pas een paar maanden operationeel, ik kan de verschillen duidelijk zien. Ik kijk uit naar de volledige implementatie van Office 365, inclusief Exchange Online en SharePoint Online, om te zien hoeveel waarde we nog kunnen toevoegen aan de organisatie”, aldus Magnuson.

Terug naar nieuws overzicht
Cloud