‘Achterhaalde werkwijze met documenten staat productiviteit, efficiëntie en tevredenheid in de weg’

Verouderde bedrijfsprocessen en achterhaalde werkwijzen hebben een negatieve invloed op de productiviteit, efficiëntie en medewerkerstevredenheid. 83% van de medewerkers vindt dat hun succes en productiviteit wordt afgeremd door achterhaalde manieren van werken met documenten. 61% is zelfs bereid van baan te veranderen als dit zou leiden tot minder document-gedreven en administratief werk.

Dit blijkt uit onderzoek van Adobe onder ruim 5.000 kantoormedewerkers. De bevindingen van Adobe zijn terug te vinden in het rapport ‘Paper Jam: Why Documents are Dragging Us Down’. Een kwart van de respondenten stelt dat eentonige taken en omslachtige, inefficiënte processen hen ervan weerhouden zich verder te ontwikkelen in hun carrière.

Belemmeringen om werk af te krijgen
Document-gerelateerde taken belemmeren medewerkers bij het afkrijgen van werk. 55% van de kantoormedewerkers telt door eentonige en inefficiënte processen ervan te worden weerhouden belangrijke taken uit te voeren. 49% vindt zelfs dat deze inefficiënties hen ervan weerhouden om hun beste werk te leveren.

43% vindt dat het aantal bijlagen dat ze per e-mail ontvangen hun werk compliceert. De grootste hekelpunten hierbij zijn het niet terug kunnen vinden van documenten (82%) en niet weten welke versie van een bepaald bestand de laatste is (78%). 43% van de ondervraagde medewerkers is weleens een digitaal bestand of document verloren. In 70% van de gevallen werd dit veroorzaakt door het vastlopen van de computer of harde schijf.

‘Waarom zijn documenten niet gedigitaliseerd?’
“Andere vormen van content, zoals muziek en foto’s, zijn op succesvolle wijze overgegaan naar digitaal. Waarom zijn documenten dat niet?”, zegt Kevin Lynch, senior vice president en general manager, Document Services bij Adobe. “De verdere opkomst van mobiel zal deze document-kloof verder vergroten. Het wordt daarom hoog tijd dat het bedrijfsleven zich ervan bewust wordt dat dit ten koste gaat van de productiviteit en dat ze hier iets aan moeten doen.”

Respondenten geven aan het belangrijkste te vinden dat zij overal toegang hebben tot informatie, ongeacht of dit voor werk (65%) of privé-gebruik is (60%). Slechts 6% van de respondenten heeft zijn data echter in de cloud opgeslagen. 65% geeft aan dat hun foto’s digitaal beschikbaar zijn en de meerderheid (57%) geeft aan dat ze hun muziek digitaal hebben, maar slechts 41% van de ondervraagden heeft documenten digitaal beschikbaar.

Privégebruik van digitale content
Het privégebruik van allerlei vormen van digitale content is veelal geaccepteerd, maar op het werk houden mensen vast aan traditionele papieren documenten. Vier op de vijf respondenten vindt dat het overstappen naar papierloze werkprocessen tijd zou besparen en werken zowel sneller als eenvoudiger zou maken. Toch zegt 73% van de respondenten dat ze op het werk afhankelijk zijn van papieren documenten.

52% geeft zelfs aan emotioneel gehecht te zijn aan papieren documenten. Respondenten voelen zich niet op hun gemak bij het idee dat al hun belangrijke, persoonlijke (55%) en werk-gerelateerde (40%) documenten alleen digitaal beschikbaar zijn. De helft (50%) van de respondenten geeft aan dat ze denken dat ze over vijf jaar nog steeds afhankelijk zijn van papier om hun werk te kunnen doen.