NIBC-bank vergadert veel handiger met Power PDF

Het steeds verzamelen van informatie in alle hoeken en gaten binnen de organisatie kostte bij de van oorsprong Nederlandse bank NIBC veel tijd, én ergernis. Bij deze financiële instelling, met kantoren in Den Haag, Brussel, Londen en Frankfurt, werken een kleine zeshonderd mensen. Zij richten zich van oudsher op ondernemende mensen. Niet voor niets is de bank in 1945 opgericht om mensen te financieren die bij de wederopbouw na de Tweede Wereldoorlog hun handen uit de mouwen wilden steken. Daarbij wil de bank zijn focus op de klant houden en geen tijd kwijt zijn aan informatie verzamelen. Power PDF helpt de organisatie daarbij. “Power PDF is heel nuttig gebleken om het papierverbruik binnen onze organisatie terug te dringen. Dat doen we niet alleen uit kostenoverwegingen, maar vooral vanuit onze maatschappelijke betrokkenheid en onze wil om het milieu minder te belasten", aldus Wendy van Beest, Corporate Social Responsibility officer NIBC.

Tegenwoordig staat er op het visitekaartje van Wendy van Beest: Compliance & CSR officer bij NIBC (Corporate Social Responsibility). Maar de voorgaande ruim zes jaar werkte zij alleen voor de afdeling bij de bank die zich bezig houdt met duurzaamheid. Daarbij spelen de drie P's de hoofdrol: planet, profit and people. Kort gezegd komt het erop neer dat de bedrijfsvoering van deze financiële instelling erop is gericht een gezonde wereld achter te laten voor volgende generaties. “NIBC is van mening dat bedrijven die hun verantwoordelijkheid voor milieu en maatschappij serieus nemen, de toekomst hebben”, licht Van Beest toe. “Vanuit deze overtuiging bepalen wij met wie we zakendoen en op welke wijze. Wij verwachten van onze klanten dat zij aan bepaalde duurzaamheidscriteria voldoen. Deze staan beschreven in ons duurzaamheidsbeleid. Onze bank zal bijvoorbeeld geen zaken doen met bedrijven die actief zijn in productie en/of handel van controversiële wapens. We zijn heel transparant in ons beleid. Iedereen kan dat bijvoorbeeld lezen op onze website.”

Hieruit volgt vanzelfsprekend, vertelt zij, dat de bank bij zijn eigen bedrijfsvoering ook zoveel mogelijk het milieu ontziet. Het is overigens niet vreemd dat NIBC de maatschappelijke betrokkenheid hoog in het vaandel heeft staan. De bank is in 1945 opgericht om de grootschalige schade van de Tweede Wereldoorlog te herstellen. De instelling financierde mensen die een ondernemende geest hadden en plannen wilden uitvoeren om de heropbouw van het land gestalte te geven.

Terugdringen van het papiergebruik in de organisatie hoort bij het duurzaamheidsbeleid, vindt Van Beest. Per slot van rekening vind je het papiergebruik terug in de CO₂-footprint van de organisatie.

Zij vertelt dat de stuurgroep CSR één keer per kwartaal een vergadering belegt. Het CSR team bereidt deze bijeenkomst voor. “Dat betekende voor mij elke keer alle documenten verzamelen, printen en ter beschikking stellen aan de leden van het team. Dat is niet alleen veel werk, maar vooral ook een grote papierstapel. Het aantal documenten varieert tussen de vijftien en twintig, maar één document kan heel wat A4-tjes beslaan”, licht Van Beest toe.

Zij heeft het dan over bijvoorbeeld Word-, PowerPoint- en Excel-bestanden.

Toen een gedeelte van het personeel van de bank een iPad ter beschikking werd gesteld, opende dat nieuwe mogelijkheden. “We konden de bestanden digitaal verspreiden en gebruiken”, vertelt Van Beest. “Maar dan nog had je allemaal verschillende bestanden en had je verschillende programma's nodig om ermee te werken. Het werd pas efficiënt toen we Power PDF van Nuance gingen gebruiken. Want dat opende de mogelijkheid om alle bestanden in één binder te brengen. Het maakt niet uit welk bronprogramma het document heeft gehad. De software zorgt automatisch voor de conversie naar een PDF-bestand. Dat is gewoon één druk op de knop.”

Voortaan zijn alle documenten samengevoegd in één digitaal boekwerkje.

De medewerkers hebben een iPad gekregen van de bank om in hun werk te gebruiken, maar voor Power PDF maakt het niet uit of de gecreëerde bestanden onder iOS moeten draaien of onder Android (voor bijvoorbeeld de Samsung tablets) of onder Windows (voor de Surface tablets van Microsoft). De platformonafhankelijkheid is altijd het unique selling point geweest van pdf. Nuance heeft dit voortgezet met zijn Power PDF.

Maar er is een ander aspect dat Van Beest onder de aandacht wil brengen: “Je ziet de deelnemers aan de vergadering niet meer naarstig bladeren in hun papieren, op zoek naar een bepaald gegeven dat iemand net ter discussie wil stellen. Het geritsel van papier is verdwenen. De documenten, verzameld in die ene binder, zijn digitaal doorzoekbaar. Een zoekopdracht brengt ze meteen waar ze willen zijn.

“We hebben dat niet in tijd uitgedrukt, maal het uurloon van de mensen die ermee werken, maar uiteindelijk is dit ook een besparing. Dat kun je op jouw klompen aanvoelen. En het geeft rust in de vergadering. Iedereen is even snel bij de benodigde gegevens; er is geen irritatie dat je op iemand moet wachten die het niet zo snel kan vinden in de stapel papieren. We gaan het ook niet kwantificeren, maar dat het gebruik van Power PDF de bijeenkomsten efficiënter heeft gemaakt, staat buiten kijf.”

In haar nieuwe functie, waarbij ze meer is betrokken bij de naleving van wet- en regelgeving, heeft ze nog niet gebruik gemaakt van Power PDF. “Maar ik denk dat dat slechts een kwestie van tijd is, want het is gewoon handig om ermee te werken.”

Uitdagingen

Vermindering papiergebruik

Efficiënt vergaderen door alle informatie te bundelen

Oplossing:

Inzet van Power PDF

Resultaat

Het papiergebruik vermindert jaar op jaar

Mensen hoeven niet meer eindeloos te zoeken in stapels papier