De shift naar strategisch IT-advies
Advies Werkplek 2015 voor Universiteit Utrecht
De IT-markt verandert razendsnel. IT-bedrijven kunnen niet achterblijven en passen zich aan de nieuwe mogelijkheden van technologie en de wensen van klanten aan. De opkomst en acceptatie van bedrijfsbrede IT-oplossingen - die bedrijfsprocessen ondersteunen en faciliteren - heeft ervoor gezorgd dat klanten vaker behoefte hebben aan strategisch IT-advies. PQR is met de markt en de klantbehoefte meegegroeid en in de waardeketen opgeschoven. Van origine leverde het hardware-oplossingen, tien jaar terug werd dat al steeds meer IT-advies en inmiddels wordt de omslag naar strategisch IT-advies gemaakt. Steven Habes, Senior Project Manager PQR, verklaart deze trend en illustreert hoe strategisch IT-advies de nieuwe werkplek van Universiteit Utrecht heeft vormgegeven.
Te veel mogelijkheden
De IT-markt verandert harder dan ooit. “Er is steeds meer mogelijk door technische ontwikkelingen zoals cloudoplossingen en oplossingen die opgebouwd zijn uit meerdere - van verschillende leveranciers afkomstige – componenten. Er kan eigenlijk teveel! Zeker als deze oplossingen ook nog als ‘nutsvoorziening’, als volledig werkend geheel, worden aangeboden,” aldus Habes. “Dit leidt in de markt tot een stijgende behoefte aan advies over de (on)mogelijkheden van deze ontwikkelingen en de toepasbaarheid daarvan in specifieke situaties. Daarnaast hebben we te maken met de naweeën van een economische crisis, waardoor veel partijen qua IT-investeringen in een afwachtende modus zijn beland en twijfelen over grote investeringen. Klanten zoeken naar advies over hun infrastructuur. Liefst snel, beknopt en overzichtelijk. Zij hebben vragen als: ‘Hoe ziet de werkplek van de toekomst eruit’ of ‘Wij willen Het Nieuwe Werken integreren in onze werkprocessen, wat zijn daarvan de consequenties voor onze infrastructuur?’ en ‘Wat is de toekomst van cloudoplossingen, hoe moeten wij hier in de toekomst mee omgaan?’.”
Adoptie ‘IT = Business Enabler’
“Een IT-bedrijf dat deze ontwikkelingen adopteert, verstevigt haar positie in de markt en zal zich gaan richten op het geven van strategisch advies. Dat wil zeggen: minder focus op bits en bytes, meer focus op functionaliteit en functionele behoeften in relatie tot de vraag vanuit de business. Dit brengt voordelen met zich mee. Het geeft de mogelijkheid het dienstenportfolio uit te breiden, in een vroeg(er) stadium bij klanten aanwezig te zijn en een lange termijnrelatie te realiseren. Een advies dient objectief en in het belang van de klant te zijn. Wij doen veel eigen, leveranciersonafhankelijk onderzoek en hebben een breed productportfolio waardoor de kans op belangenverstrengeling vrijwel nihil is. Daarnaast hebben wij uitgebreide kennis van en ervaring met implementatieprocessen. Bedrijven die deze slag willen maken, moeten zich wel realiseren dat zij duidelijk moeten definiëren waarover zij wel en niet adviseren. Wij beperken ons tot IT-consulting, tot het adviseren over strategische onderwerpen binnen de IT-voorzieningen en de wijze waarop IT bedrijfsprocessen kan ondersteunen. Binnen dat kader richt ons strategisch IT-advies zich met name op de optimalisatie van de IT-infrastructuur zodat die bestaande of toekomstige bedrijfsprocessen kan ondersteunen op de korte en middellange termijn.”
Universiteit Utrecht vraagt raad
Dat is nu precies wat PQR bij Universiteit Utrecht heeft gerealiseerd. “Universiteit Utrecht heeft gevraagd of wij konden helpen bij het ontwikkelen van een visie voor hun digitale studie- en werkomgeving waarmee zij de komende 5 tot 7 jaar in hun behoeften kunnen voorzien. Anders gezegd, de universiteit vroeg ons advies uit te brengen over de manier waarop zij hun IT-infrastructuur konden optimaliseren om de komende jaren aan de eisen en wensen van medewerkers en studenten te voldoen. De gebruiker stond hierin centraal en moest meerdere keuzemogelijkheden krijgen om flexibel (plaats-, device- en tijdsonafhankelijk) te kunnen werken. Hierbij zijn beleids- en beveiligingskaders in acht genomen. Dit advies is dus niet alleen gebaseerd op functionaliteit, maar houdt ook rekening met de bedrijfsprocessen en regels en richtlijnen waaraan deze moeten voldoen.”
Aanpak
“Kennis opdoen over een organisatie is de eerste stap. Dit doen we door middel van een inventarisatie van het beleidskader, de bedrijfsprocessen en de plaats die IT binnen de organisatie inneemt,” aldus Habes. “In de eerste drie maanden hebben wij medewerkers, studenten, onderzoekers en docenten van de verschillende faculteiten geïnterviewd om inzicht te krijgen in de manier waarop zij gebruikmaken van de IT-faciliteiten, wat de knelpunten zijn en hoe het beter zou kunnen of zou moeten. We houden daarbij rekening met de ontwikkelingen in het onderwijs en het onderzoek. Op basis van de verschillende interviewsessies hebben wij een Programma van Eisen opgesteld. Aansluitend hebben we persona’s bepaald. Een persona is een fictieve persoon die model staat voor een bepaald type gebruiker en de wijze waarop deze gebruik maakt van de beschikbare IT-voorzieningen. De inventarisatie, het Programma van Eisen en de gedefinieerde persona’s zijn vertaald naar het strategisch IT-advies document: ‘Visie Digitale Studie- en Werkomgeving’.”
René Ritzen, Corporate Information Security Officer van Universiteit Utrecht: “Wij hebben PQR gevraagd ons te helpen bij het definiëren van onze Werkplek van Morgen. PQR heeft binnen onze gelederen uitgebreid geïnventariseerd hoe, waarvoor, waarmee en waarom IT wordt ingezet.” Habes vult aan: “Deze informatie is gecombineerd met de mogelijkheden die de technologie biedt en in de toekomst gaat bieden en waar wij als PQR alles vanaf weten. De toekomstige digitale studie- en werkomgeving van Universiteit Utrecht hebben we op deze manier gebaseerd op feiten en kennis, waardoor ik ervan overtuigd ben dat deze visie levensvatbaar is.”
Gebruiker centraal
“De gebruiker centraal was het belangrijkste uitgangspunt in de ‘Visie Digitale Studie- en Werkomgeving’”, zegt Ritzen. “Dat komt dan ook naar voren in de 12 statements waaruit de visie bestaat. Deze statements zijn onderbouwd met een motivatie zoals die uit de interviews naar voren is gekomen. Vervolgens is voor ieder statement de implicatie voor de technische infrastructuur aangegeven. Deze zijn vertaald in een IT-infrastructuur waarin alle facetten van de toekomstige werk- en studieomgeving aanwezig zijn. Een belangrijk onderdeel van dit traject is dat de uitkomst door iedereen gedragen wordt. Daarom zijn er persona’s vastgesteld met en door gebruikers. Studenten en medewerkers zullen zich herkennen in de beschreven persona’s en hun werkwijze.” Habes voegt hieraan toe: “Je ziet dat heel de samenleving individualistischer wordt. Door de werkplekken op deze manier vorm te geven, kunnen gebruikers zelf kiezen maar houdt de IT-afdeling van de universiteit de regie. Zij bieden aan wat de gebruiker wil, maar doen dat op eigen voorwaarden.”
Eigen beheer of sourcing?
Universiteit Utrecht weet natuurlijk ook dat in de huidige markt vrijwel alles kan. Daarom hebben zij aangegeven de mogelijkheid te willen houden om gebruik te maken van (cloud)diensten van derden. Binnen het project is daarom een sourcingstrategie voor het gebruiken van IT-diensten rond de digitale studie- en werkomgeving ontwikkeld. Op basis van deze sourcingstrategie wordt per dienst bepaald of deze wordt betrokken van derden of in eigen beheer wordt genomen. “De universiteit doet niet alles per definitie in eigen beheer. Bij het sourcen van standaard IT-diensten wordt gekeken of deze in de markt te koop zijn. Diensten die voor de universiteit van strategisch belang zijn of waarvoor bedrijfsspecifieke kennis nodig is, worden bij voorkeur wel in eigen beheer gehouden. Ook dit traject hebben wij uitgebreid met PQR besproken, zodat zij hierover een sluitend advies konden geven,” aldus Ritzen.
Een werkplek van vandaag, morgen en in de toekomst!
“Het resultaat van het strategische IT-advies zien we niet alleen terug in de uitwerking in de documenten, te weten het adviesdocument en het document met de diverse werkplekken van morgen - inclusief sourcingstrategie”, zegt Habes. “Het hele proces voorafgaand aan het uiteindelijke advies heeft ook veel draagvlak gecreëerd binnen de universiteit. Deze ingrediënten leveren de universiteit een uitstekende basis voor de inrichting van een digitale studie- en werkomgeving die tegemoet komt aan de eisen en wensen van de individuele eindgebruiker. Het adviestraject is afgerond met een investeringsindicatie, nodig om de werkplekconcepten van morgen te kunnen realiseren.”
Inmiddels zijn een aantal van deze concepten binnen de universiteit als pilot in gebruik. Het strategische IT-advies dat op verzoek van en in samenwerking met Universiteit Utrecht tot stand is gekomen, wordt nu in praktijk gebracht.
PQR heeft vanaf het begin van dit project een belangrijke adviserende rol gespeeld en mede bepaald hoe het project vorm zou gaan krijgen. In nauwe samenwerking met de universiteit is er een strategisch IT-advies voor de optimalisatie van de IT-infrastructuur tot stand gekomen, zodat deze infrastructuur de komende jaren bestaande en toekomstige werkplekconcepten binnen Universiteit Utrecht ondersteunt.
Universiteit Utrecht
Universiteit Utrecht is een groot en veelzijdig kenniscentrum dat onderwijs en onderzoek van internationale kwaliteit biedt. De Universiteit wil jonge mensen academisch vormen, nieuwe generaties onderzoekers opleiden, academici opleiden die kennis en professionele vaardigheden combineren, grensverleggend onderzoek doen en bijdragen aan oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Universiteit Utrecht heeft 7 faculteiten met ruim 30.000 studenten en ongeveer 5300 medewerkers. De directie Information and Technology Services (ITS) verzorgt de IT-basisdiensten voor medewerkers, studenten en bezoekers van Universiteit Utrecht, het beheer van de netwerkinfrastructuur van de Universiteit en het beheer van de concernsystemen.
