Teijin Aramid centraliseert dataopslag met QHSE-database in SharePoint

Teijin Aramid centraliseert dataopslag met QHSE-database in SharePoint

Het opslaan van data is voor veel bedrijven een uitdaging. Informatie kan worden bewaard op papieren formulieren, maar ook in allerlei digitale databases. Data is bij veel bedrijven dan ook zowel in papieren als digitale variant opgeslagen op allerlei verschillende locaties. Het doorzoeken van deze informatie is hierdoor erg tijdrovend en kost veel resources. Ook de Quality, Health, Safety & Environment (QHSE)-afdeling van Teijin Aramid, een belangrijke speler in de chemische industrie, liep tegen dit probleem aan. De afdeling onderzoekt en bewaakt onder andere incidenten en onveilige situaties met als doel de veiligheid op zowel de werkvloer als in de fabrieken te verbeteren. Informatie over dit soort meldingen werden zowel op papier als in allerlei digitale databases opgeslagen, waardoor het opstellen van QHSE-rapportages veel resources kostte. Het bedrijf heeft haar QSHE-database daarom ondergebracht in het SharePoint-platform. Alle belangrijke informatie is hierdoor direct beschikbaar en QHSE-rapportages kunnen eenvoudiger worden opgesteld.

 Referentiecase

Teijin Aramid

QHSE in SharePoint

Met de QHSE database in SharePoint beschikken wij over één digitale omgeving waarin wij incidenten en meldingen kunnen verwerken. Het terugvinden van incidenten en het maken van rapportages is nu vele malen eenvoudiger geworden. Dat scheelt ons enorm veel tijd, waardoor wij ons kunnen richten op het verder verbeteren van de veiligheid. En daar doen wij het uiteindelijk voor!”

Erwin Teunissen, Veiligheidskundige bij Teijin Aramid

Over Teijin Aramid

Teijin Aramid is een van de main players uit de chemische industrie en wereldwijd actief vanuit meerdere locaties. Meer dan veertig jaar geleden is door AKZO de ontwikkeling van de para-aramidevezel Twaron gestart, een super sterke en lichte vezel, die vijf keer sterker dan staal is en tot 220° Celsius brandwerend. Bovendien is deze vezel slijtvast en daarmee heel duurzaam. Eind 2000 neemt het Japanse bedrijf Teijin Limited, een expert op het gebied van kunstvezels, de Twaron activiteiten en –locaties over. Na die overname volgen vele jaren van investeringen, uitbreidingen en groei voor Teijin Aramid. Dat maakt de organisatie tot de marktleider die het nu is.

Twaron is wereldwijd te vinden in veel verschillende toepassingen en markten, zoals automotive, ballistische bescherming (kogelwerende vesten en -helmen), scheepszeilen en rompen, bescherming rondom glasvezelkabels en beschermende brandwerende kleding zoals die voor de brandweer.

De uitdaging

Aangezien Teijin Aramid actief is als één van de main players in de chemische industrie, is QHSE (Quality, Health, Safety & Environment) een belangrijk aandachtspunt. De QHSE-afdeling binnen Teijin Aramid onderzoekt en bewaakt onder andere incidenten en onveilige situaties om zo de veiligheid op de werkvloer en in de fabrieken te verbeteren. Erwin Teunissen: “Per jaar worden alleen al op de locatie in Emmen worden veel meldingen gemaakt. Alle meldingen worden in het afdelingsoverleg besproken en actiepunten worden dan toegekend aan de gebiedsverantwoordelijken. Zij zijn dan verantwoordelijk om actie te ondernemen en zo toekomstige incidenten te voorkomen.”

Voorheen maakt Teijin Aramid gebruik van papieren formulieren en verschillende databases in Access en Excel waarin informatie en incidenten werden opgeslagen. Het terugzoeken van incidenten nam hierdoor veel tijd in beslag en het koste de QHSE-afdeling veel resources om al deze informatie te verwerken. Doordat elke locatie ook verschillende oplossingen gebruikte, was het maken van een overkoepelende QHSE-rapportage erg omslachtig.

Daarom ging Teijin Aramid op zoek naar een integrale oplossing die gebruikt kon worden door alle locaties. De wens vanuit de organisatie was om hiervoor één systeem te gebruiken dat toegankelijk is voor zowel de QHSE-afdeling als voor de medewerkers die de registraties moeten maken. Daarnaast was het belangrijk om verschillende rapportages te kunnen maken en met een dashboard de belangrijkste informatie direct in te kunnen zien. Teijin Aramid heeft strategisch gekozen voor het SharePoint-platform om kennis en informatie te delen en vandaar dat is besloten het nieuwe systeem in SharePoint onder te brengen.

De oplossing

Voor Teijin Aramid heeft ETTU een volledige QHSE database ingericht in SharePoint 2013. Elke productielocatie van Teijin Aramid heeft een aparte pagina waar de meldingen en incidenten worden weergegeven. Op deze pagina wordt een overzicht gegeven van de status van de meldingen en worden ook taken toegewezen aan de verantwoordelijke medewerkers.

Medewerkers kunnen incidenten via de portal direct online melden. Met de HSE-incidentmelding kan een medewerker aangeven welk (bijna) incident heeft plaatsgevonden of welke gevaarlijke situatie is opgemerkt. Hierbij wordt relevante informatie verzamelt, waaronder:

-        de locatie van het (bijna)incident/gevaarlijke situatie

-        de (mogelijke) oorzaak

-        opgelopen lichamelijk letsel

-        betrokkenen en getuigen

-        risicopotentieel

Tijdens het afdelingsoverleg worden alle meldingen besproken en direct taken toegewezen aan de gebiedsverantwoordelijken. Alles wordt hiermee digitaal opgeslagen, waardoor er altijd een overzicht is van alle meldingen en incidenten. Daarnaast kan er eenvoudig teruggezocht worden naar incidenten.

Binnen de QHSE database zijn verschillende weergaven aangemaakt, waarmee direct inzicht is in openstaande, ingediende, behandelde en getoetste meldingen. Deze rapportages zijn zowel beschikbaar per locatie, als over alle locaties heen.

De meerwaarde

Voorheen werden alle incidenten op papier ingediend. Dit maakte het terugvinden van incidenten erg omslachtig en hierdoor ontbrak het ook aan een totaal overzicht. “Met de QHSE database in SharePoint beschikken we nu over één omgeving waarin alle incidenten gemeld worden. We kunnen nu precies zien welke meldingen in behandeling zijn, wat de voortgang is en welke acties we nog moeten ondernemen.”

Bij de ingebruikname van de oplossing is er uitgebreid stil gestaan bij de gebruiker. “Van te voren waren we sceptisch of de nieuwe oplossing wel gebruikt zou worden. Nu moet de medewerker namelijk naar een computer gaan en het formulier digitaal invullen, waar dit vroeger op een kaartje kon. We hebben daarom op strategische plaatsen computers neergezet en de teamleiders uitgebreid getraind over de werkwijze en de voordelen van de QHSE database in SharePoint. En met succes, want het aantal meldingen ligt op het zelfde niveau als voorheen.”

Toekomstige ontwikkelingen

Door het succes van de QHSE database in SharePoint kijkt Teijin Aramid intensief naar de toekomstige mogelijkheden van het platform. De QHSE database is al geïntegreerd met het samenwerkingsplatform in SharePoint, zodat de medewerkers vanuit één omgeving kunnen werken. Voor de toekomst wordt er gekeken om verschillende dashboards in te richten om de Key Performance Indicatoren (KPI’s) visueel weer te geven. Daarnaast wordt er ook al gewerkt aan een uitbreiding om interne- en externe klachten te verwerken en audits op te slaan.

Een andere wens is het mogelijk maken van (root cause) analyses. “Als bijvoorbeeld in een bepaalde periode zes keer het zelfde incident is voorgekomen, dan willen we weten waar dat precies gebeurd is. Gebeurt dit altijd op een zelfde locatie? Dan kunnen we hier actie op ondernemen. Dit helpt ons om de veiligheid in de toekomst nog verder te verbeteren.”

Benieuwd naar de mogelijkheden?

Kik hier voor meer informatie over deze referentiecase.