Martini Ziekenhuis zet nieuwe software in voor complexe planning
Drieduizend medewerkers van het Martini Ziekenhuis in Groningen worden dagelijks geroosterd door zo’n tweehonderd roosteraars. Hiervoor gebruikt het Martini Ziekenhuis sinds kort met de software van ORTEC voor personeelsplanning, ORTEC Workforce Scheduling (voorheen ORTEC Harmony). Het Martini Ziekenhuis maakt hiervoor ook gebruik van alle mogelijk modules, zoals ORTEC Flexpool, ORTEC Employee Self Service en ORTEC Budget & Control voor Workforce Scheduling. De personeelsplanningsoplossing is gekoppeld met de HRM/ Payroll software AFAS Profit.
Het Martini Ziekenhuis had een uitgebreid pakket aan criteria opgesteld. Van de verschillende partijen, waaruit het Martini Ziekenhuis in een zeer transparant selectieproces de keuze maakte, voldeed ORTEC als beste aan de gestelde eisen. Projectleider Vincent Dennert van het Martini Ziekenhuis geeft aan: “ORTEC heeft niet alleen een uitgebreid pakket, maar voldoet ook aan de belangrijkste eisen die we hebben. Zo biedt ORTEC een geïntegreerde en bewezen flexpool module. Daarbij kunnen de loonkosten van de oproepmedewerkers direct aan kostenplaats worden toegeschreven, waarvoor de arbeid verricht is. Bovendien wordt in- en uitlenen een stuk gemakkelijker. Wanneer iemand die standaard op een afdeling werkt, wordt uitgeleend aan een andere afdeling, worden de kosten automatisch op de andere afdeling weggeschreven. Met het roosterpakket dat we hiervoor in gebruik hadden, moesten we dat achteraf ‘overboeken’. In die zin maken we wel echt een efficiëntieslag. Alles is nu geregistreerd op een plek, waardoor de gegevens meer geborgd worden. Zo zijn bijvoorbeeld de zaken die we op papier afhandelden verleden tijd, zoals voorheen de declaraties die oproepkrachten nog op papier deden.”
Alert op roosteren
Een van de voordelen die het Martini Ziekenhuis ervaart met de invoering van een dergelijk nieuw systeem, is het feit dat iedereen weer alert is op roosteren. “Je wordt met je neus op de feiten gedrukt”, aldus Vincent Dennert. “Daardoor is iedereen bewust aan het roosteren: manieren waarop het rooster voorheen gemaakt werd, worden heroverwogen en al dan niet opnieuw veranderd. Daarbij biedt deze oplossing ons gewoon heel veel gegevens en heel veel checks. Dat maakt dat het een ontzettend goed hulpmiddel is bij de planningspuzzel die gemaakt moet worden. Dit wordt ook zeker zo ervaren door de 200 roosteraars, die bij ons decentraal de planning maken.” Vincent Dennert geeft aan dat ook de medewerkers erg te spreken zijn over de nieuwe oplossing. “Zij voelen zich veel meer betrokken bij het roosteren door de module Employee Self Service. Hiermee zijn ze medeverantwoordelijk voor een juist dienstrooster. Zo kunnen ze de planning altijd online inzien en kunnen ze daarop actie ondernemen, zoals diensten ruilen of wensen neerzetten voor niet-werken.”
Ook zelfroosteren is om die reden in de picture bij het Martini Ziekenhuis. “Aangezien het gekoppeld is aan de volgende release van ORTEC Workforce Scheduling, willen we eerst die update doen. Echter, op het moment worden er al allerlei haalbaarheidsstudies gedaan om te zien wat het oplevert en in welk kader we het kunnen neerzetten, zodat het uitgerold kan worden.”
Al met al is het Martini Ziekenhuis zeer te spreken over de samenwerking met ORTEC. “Duidelijk is dat ORTEC de kennis in huis heeft en aan de weg blijft timmeren. We hebben niet voor niets het volledige pakket aangeschaft bij ORTEC, want we willen snel zo groot mogelijke stappen maken. Zeker is dat we met ORTEC de komende tien jaar weer vooruit kunnen.”
Het Martini Ziekenhuis is een topklinisch opleidingsziekenhuis dat zich onderscheidt met een breed aanbod medisch-specialistische zorg in een gastvrije omgeving. 31 verschillende specialismen zijn vertegenwoordigd. Het Martini Ziekenhuis werkt nauw samen met huisartsen en andere zorgverleners in de keten, onder het motto: “Samen gaan we voor de beste zorg.” De zorgprocessen zijn efficiënt georganiseerd, met de zorgvraag van de patiënt als uitgangspunt. Als duurzame onderneming is het Martini Ziekenhuis zich bewust van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid en investeert het Martini Ziekenhuis onder meer in duurzame inzetbaarheid van de medewerkers. Een evt. invoering van de zelfroosteroplossing van ORTEC zou hieraan kunnen bijdragen. Het Martini Ziekenhuis heeft zo’n 3000 medewerkers en 650 bedden.
