Organisaties hebben moeite om ongebruikte software binnen het bedrijf te detecteren
Onderzoek van CA Technologies wijst uit dat 72 procent van de Europese organisaties moeite heeft om ongebruikte software binnen het bedrijf te detecteren en deze voor nieuwe eindgebruikers beschikbaar te stellen. Dit vergroot de kans aanzienlijk dat deze bedrijven een software audit niet met succes doorstaan. De peiling werd onder 125 senior IT-professionals uitgevoerd tijdens de Gartner IT Financial, Procurement & Asset Management Summit 2013.
De bevindingen tonen aan dat de meerderheid (52 procent) van de organisaties niet over de juiste oplossing voor licentiebeheer beschikt. Hun informatie over software en licenties is daardoor verspreid over verschillende systemen, spreadsheets en in gearchiveerde overeenkomsten vastgelegd. Het gevolg hiervan is dat 80 procent van de ondervraagden aangeeft dat zij ofwel niet of slechts gedeeltelijk in staat zijn om de financiële situatie van hun IT goed in kaart te brengen. Deze organisaties moeten nu actie ondernemen: 91 procent verwacht namelijk in de komende twaalf maanden één of meer audits voor softwarelicenties te krijgen.
Geen overzicht
Maar liefst 93 procent van de respondenten geeft bovendien aan nog afhankelijk te zijn van veel handmatige taken voor het maken van een software-inventarisatie. Zo beheert 52 procent van de bedrijven hun licenties via meerdere typen systemen, 33 procent via een geïntegreerd asset managementsysteem, en 8 procent geeft zelfs aan de licenties in het geheel niet te beheren. "Dit is een belangrijk probleem", zegt Marco van Lieverloo (foto), Country Manager bij CA Technologies in Nederland. "Want tegelijkertijd stelt 90 procent van de ondervraagden dat van hen verwacht wordt dat zij een transparant en controleerbaar financieel beheer over hun IT-omgeving voeren. Dit geldt voor het totale overzicht van kosten, maar ook voor het toewijzen van kosten onder de verscheidene departementen en afdelingen."
De resultaten wijzen op een gebrek aan volwassenheid met betrekking tot IT asset management. Er is geen zicht op de vraag welke software en hardware op een bepaald moment wordt gebruikt en aan welke afdeling binnen de organisatie de kosten kunnen worden toegeschreven. 26 procent van de organisaties wijst kosten toe, zonder dit te koppelen aan het daadwerkelijke gebruik van de middelen of diensten. Het ontbreekt deze organisaties aan vooropgezette standaarden om inzichtelijk te maken in welke IT-middelen wordt geïnvesteerd. Hierdoor verspillen IT-organisaties jaarlijks een aanzienlijk bedrag; hetzij in onnodige licentie-aanbestedingen, aan ondersteuning en onderhoud van licenties die niet nodig blijken te zijn of aan software dat niet gebruikt wordt (shelf-ware), aldus CA Technologies.
Asset Management-oplossing
Het gebrek aan inzicht in het gebruik van activa betekent dat organisaties worden blootgesteld aan juridische en financiële risico's met betrekking tot software compliance. Een volledige oplossing voor Asset Lifecycle Management stelt organisaties echter in staat om te bepalen welke middelen beschikbaar of in gebruik zijn, zo meent Van Lieverloo. "Zij kunnen tevens de distributie van hun licenties over de organisatie verbeteren en de productiviteit omtrent licentierapportages en audit responses verhogen. Een dergelijke holistische benadering achterhaalt op welke manier hardware- en softwaremiddelen worden gebruikt, het wijst de kosten toe aan de daartoe verantwoordelijke afdeling binnen de organisatie en het zorgt voor een effectiever beheer van het gehele proces van licentie-audits. Dit vermindert het risico dat teveel of de verkeerde licenties in gebruik zijn en optimaliseert daarmee dus de kosten, het beheer en de distributie van de softwarelicenties."
