MKB loopt met digitalisering vóór op grote bedrijven, maar mag wel processen optimaliseren
Kleine en middelgrote bedrijven (MKB) in Europa liggen vóór op grotere organisaties als het gaat om initiatieven voor digitale transformatie, zo blijkt uit een onderzoek uitgevoerd in opdracht van Ricoh.
Bijna twee derde van het MKB (64 procent) verwacht de komende drie jaar de digitalisering van fysieke documenten te voltooien, tegenover minder dan de helft (46 procent) van de grote bedrijven. Daarnaast stelt 78 procent van de leidinggevenden in het MKB dat hun medewerkers vanaf een mobile device aan documenten kunnen werken, tegenover 69 procent bij grote organisaties.
Digitale transformatie stelt het MKB in staat productiever en flexibeler de toekomst tegemoet te treden, waarbij medewerkers gemakkelijker kennis kunnen delen en beter kunnen inspelen op de behoeften van klanten. Uit het onderzoek komt echter ook een risicogebied naar voren: medewerkers van kleine en middelgrote bedrijven zijn meer geneigd (62 procent) informatie op te slaan op persoonlijke apparaten dan medewerkers van grote bedrijven (55 procent, wat nog altijd een hoog percentage is). Dergelijke acties kunnen afbreuk doen aan de voordelen van het effectief delen en de veiligheid van informatie en zelfs resulteren in het verlies van belangrijke bedrijfsinformatie als medewerkers het bedrijf verlaten en kritieke documenten niet kunnen worden teruggehaald. De toename van het aantal iWorkers (‘informatiewerkers’) in de toekomst – betrouwbare, ervaren medewerkers die 24 uur per dag en 7 dagen per week toegang hebben tot alle informatie die nodig is om te voldoen aan de behoeften van zowel het bedrijf als de klanten – kan dergelijke gevolgen helpen te voorkomen. Het onderzoek toont aan dat 30 procent van de ondernemers en leidinggevenden in het MKB verwacht dat de meeste medewerkers in 2018 zullen passen binnen de definitie van iWorkers. Er moet echter nog veel gebeuren voordat werkomgevingen beter zijn ingericht op samenwerking en responsiviteit.
Uit het onderzoek blijkt verder dat de leidinggevenden in het MKB denken dat het effectief delen van informatie momenteel wordt gehinderd door het feit dat documenten en andere belangrijke informatiesystemen niet of niet optimaal toegankelijk zijn vanaf mobiele apparaten. Ze zijn dus weliswaar optimistisch over de volledige digitalisering van hun bedrijfsactiviteiten in de komende drie jaar, maar tegelijkertijd blijken nog talloze bedrijfskritische processen en documentenstromen te moeten worden herzien en geoptimaliseerd om het bedrijf en de medewerkers in de toekomst te kunnen ondersteunen.
Voor een verdere en effectieve digitalisering zal het MKB de bestaande technologie moeten doorlichten, en processen en werkmethoden moeten optimaliseren om maximaal profijt te hebben van digitalisering. In feite geven alle ondernemers aan dat de grootste positieve invloed op de bedrijfsgroei van alle technologie-gerelateerde activiteiten vooral zal worden behaald door optimalisatie van bedrijfskritische documentprocessen.
Daarnaast zullen leidinggevenden ook culturele uitdagingen moeten overwinnen bij informatiebeheer. Net als bij grotere organisaties is het een uitdaging om een nieuw type cultuur van informatie delen te bewerkstelligen. Meer dan de helft van de leidinggevenden in het MKB (55 procent) en grote bedrijven (53 procent) geeft dan ook toe dat hun organisatie nog geen cultuur van delen kent.
Mark Boelhouwer (foto), CEO Ricoh Nederland, zegt hierover het volgende: “Voor bedrijven in het MKB die vooruit kijken, ligt een geweldige kans voor het grijpen. Door belangrijke, bedrijfskritische documenten verder te digitaliseren en processen te optimaliseren, zijn zij in staat snel toegang te krijgen tot informatie op het moment wanneer ze die nodig hebben. Op die manier zal productiviteit verhoogd worden, doordat ze kennis effectiever kunnen inzetten. Ook zullen ze flexibeler kunnen omgaan met veranderingen op de werkplek, beter kunnen inspelen op behoeften van klanten en het delen van kennis tussen medewerkers bevorderen. Op die basis kan uiteindelijk een cultuur van informatie delen gecreëerd worden, waardoor meer iWorkers kunnen worden aangetrokken en worden behouden voor een succesvolle bedrijfsvoering in de toekomst.”
Ga voor meer informatie over de gevolgen van door technologie gestuurde veranderingen naar www.ricoh.nl/thoughtleadership. Een e-book met een tien-stappenplan voor het inrichten van de werkplek van ‘morgen’ is te downloaden via: http://www.ricoh.nl/campagnes/mkb/e-book-kantoor-in-de-cloud.aspx.
