Bedrijven die handmatige processen inzetten werken minder efficiënt
Uit onderzoek, uitgevoerd door Lexmark, blijkt dat bedrijven die handmatige processen inzetten minder efficiënt werken, met onder andere minder productieve werknemers en langere doorlooptijden tot gevolg. Lexmark vroeg kantoormedewerkers in heel Europa hoeveel tijd zij besteden aan administratieve taken en in hoeveel stappen zij dit werk afhandelen.
De ondervraagde medewerkers verklaarden dat zij meestal geen geautomatiseerde, maar handmatige processen hanteren om administratieve taken uit te voeren, zoals contracten ordenen, bestellingen verwerken en klantgegevens in adresboeken of databases invoeren. Volgens 59% van de respondenten is de kantooradministratie in hun bedrijf een te complex proces waarbij te veel stappen doorlopen moeten worden. Handmatige processen vergen waardevolle kantoortijd van medewerkers. 50% van de respondenten vindt de tijdrovende processen het grootste probleem voor de kantooradministratie.
Door op grotere schaal geautomatiseerde systemen in te zetten zouden Europese bedrijven de productiviteit van hun werknemers kunnen verhogen, hun bedrijfskosten verlagen en minder fouten maken die kenmerkend zijn voor handmatige processen.
Er blijkt een rechtstreeks verband te zijn tussen de complexiteit van de kantooradministratie en de tijd die eraan besteed wordt. Eenderde van de respondenten besteedt wekelijks drie uur of meer aan administratieve taken. Bovendien denkt 70% dat de tijd die zij hiervoor nodig hebben de laatste vijf jaar is toegenomen. Met andere woorden: bedrijven verspillen waardevolle tijd van hun medewerkers.
Inefficiënte bedrijfsprocessen hebben nog meer gevolgen dan een te lage productiviteit van de medewerkers. Een kwart van de respondenten gaf aan dat het grootste probleem van handmatige administratieve processen het risico op fouten is. Bijna tweederde van de ondervraagde Europese werknemers kan zich een voorval herinneren waarbij een fout die werd veroorzaakt bij het handmatig afhandelen van administratieve taken het bedrijf geld heeft gekost.
Meer toetsaanslagen betekent hogere kosten voor de gegevensinvoer, meer fouten en langere doorlooptijden. Dit kan een rechtstreekse impact op het bedrijfsresultaat hebben. Als een factuur niet correct wordt ingevoerd, kunnen boetes wegens te late betaling of dubbele betalingen die later hersteld moeten worden het gevolg zijn. De relatie met een klant, verkoper of leverancier kan er zelfs op stuklopen. Bedrijven dienen dus kritisch te onderzoeken of ze op de juiste manier omgaan met hun bedrijfsgegevens en de dagelijkse taken om ze te verwerken.
“Ons onderzoek houdt een waarschuwing in voor bedrijven in heel Europa. Uit de resultaten blijkt dat veel bedrijven in de ‘digitale middeleeuwen’ zijn blijven steken en geen voordelen halen uit de beschikbare technologieën om de productiviteit van hun medewerkers en hun workflows te ondersteunen,” zegt Niels Priem (foto), General Manager bij Lexmark Benelux. “Als bedrijven niet achter de feiten aan willen lopen, moeten ze geautomatiseerde en geoptimaliseerde processen overwegen om efficiënter te werken. Dit geldt ook voor hun aanpak van de dagelijkse administratieve taken.”
