Videoconferencing wordt een standaard businesscommunicatietool

Meer dan drie kwart van de beslissingsbevoegde respondenten (76 procent) gebruikt videoconferencing tijdens het werk. 56 procent van hen neemt minstens eenmaal per week deel aan videogesprekken. Dit blijkt uit een onderzoek van Polycom, sleverancier in op open standaarden gebaseerde oplossingen voor Unified Communications & Collaboration (UC&C), onder meer dan 1.200 zakelijke decision makers.

96 procent van de zakelijke decision makers is van mening dat videoconferencing drempels wegneemt en de productiviteit verbetert tussen teams in verschillende vestigingen, steden en landen. Het onderzoek noemt videoconferencing als de op twee na meest favoriete communicatietool na e-mailen en bellen. Zakelijke leiders verwachten dat het binnen drie jaar de meest geprefereerde samenwerkingstool zal zijn.

Het onderzoek toont verder aan dat 83 procent van de respondenten – en bijna negentig procent van de twintigers en dertigers – minimaal eens per week thuis gebruik maakt van videoconferencing. Laptops en desktops zijn de populairste apparaten voor zakelijke videoconferencing (75 procent van de respondenten), gevolgd door conferentieruimten (48 procent) en mobiele apparaten (42 procent).

Videoconferentie zonder afleidingen
Het onderzoek biedt een inzicht in wat er nodig is voor een ideale video meeting en welke factoren zakelijke decision makers afleiden. Hoewel de meeste respondenten het erover eens waren dat een mobiele telefoon die afgaat, de grootste afleiding is tijdens een videomeeting, biedt het onderzoek enkele belangrijke do’s and don’ts voor een zo goed mogelijke video meeting.

DO

Zet bij het deelnemen aan een video meeting alle mobiele telefoons uit – een mobiele telefoon is de meest genoemde afleidende factor onder respondenten (58 procent).

Vind een geschikte locatie om een videogesprek te voeren. Check de omgeving – is er veel achtergrondgeluid? Gebeurt er iets achter je, dat deelnemers kan afleiden? Kun je je goed focussen? Dit zijn allemaal dingen om te checken voordat je deelneemt.

Zorg ervoor dat microfoons goed zijn gepositioneerd en spreek duidelijk, vooral als je in een videoconferentie zit met een deelnemer die spreekt in een andere taal. De mogelijkheid om iedereen goed te verstaan, wordt als belangrijkste feature genoemd (68 procent van de respondenten) voor het houden van de ideale video meeting.

DON’T

51 procent van de respondenten noemt het typen op een toetsenbord, een blik die afgeleid lijkt en het niet opletten als grootste afleidende factoren.

Ook het praten met collega’s op jouw locatie, die geen deelnemer zijn aan de meeting, kun je beter vermijden. Dit werkt demotiverend voor deelnemers op andere locaties, zo blijkt uit het onderzoek.

Verschillen
Het Polycom-onderzoek toont ook opvallende verschillen tussen regio’s, landen en functies. Op de vraag of mensen die geen zakelijke kleding dragen, afleiden, stonden respondenten in India, Singapore en Polen bovenaan de lijst van landen die hierop bevestigend antwoordden (respectievelijk dertig, 26 en 21 procent). Aan de andere kant gaf slechts dertien procent of minder van de respondenten in het Verenigd Koninkrijk, Rusland en Nederland aan dat kleding een afleidende factor is. Een mobiele telefoon die afgaat tijdens een video meeting, wordt gezien als de grootste afleiding in zowel België als Nederland (respectievelijk 54 en 64 procent).

Bijna de helft van de respondenten (44 procent) in India en Polen vindt het afleidend als ze huisdieren op de achtergrond zien, terwijl slechts 24 procent van de Franse respondenten hierdoor afgeleid raakt.

Nu videoconferencing toegankelijk is voor vrijwel alle werknemers met een mobiel apparaat, blijkt uit het onderzoek dat videogebruikers in diverse zakelijke functies binnen bedrijven video gebruiken om afstanden op andere manieren te overbruggen.

CEO’s en oprichters noemen flexibel werken en lokale of kantoormeetings (elk vijftig procent) als de belangrijkste redenen om videoconferencing te gebruiken of te willen gebruiken, gevolgd door internationale meetings (46 procent), new business- en salesmeetings, en organisatie- of afdelingsmeetings (elk 39 procent).

In een gemiddelde week maakt de marketingafdeling het meest gebruik van videosamenwerking (64 procent gebruikt video ten minste een keer per week). Deze afdeling wordt gevolgd door IT/Engineering en Facilities (62 procent gebruikt ten minste een keer per week video). De HR-afdeling is een power user (32 procent gebruikt videoconferencing dagelijks), gevolgd door sales executives (28 procent geeft aan dagelijks gebruik te maken van videoconferencing).

De IT/engineering- en de manufacturing/supply chain-functies gebruiken het meest videosamenwerking voor internationale meetings, met respectievelijk 61 en 58 procent van de respondenten. Zij noemen het gebruik of het willen gebruiken van video als oplossing voor het face-to-face samenwerken met internationale collega’s. Het onderzoek wijst zelfs uit dat deze twee soorten functies videosamenwerking meer gebruiken voor internationale meetings dan voor lokale videomeetings binnen hetzelfde land.

Als er een kans is dat kinderen de kamer betreden, is dit minder een afleiding voor Australië, het Verenigd Koninkrijk en Frankrijk. Hier noemt slechts circa een derde van de respondenten kinderen als een afleidende factor. Je moet echter denken aan een babysitter als je praat met respondenten uit Rusland, België en Polen, die kinderen veel eerder als afleiding zien (respectievelijk 54, vijftig en vijftig procent).

Belgische respondenten vinden het verstorend als je iemand niet kunt horen of als hun gesprekspartner te zacht praat (vijftig procent). Ook ongepast achtergrondgeluid waarderen de Belgen niet (vijftig procent). In Nederland zijn de meest afleidende factoren ongepast achtergrondgeluid (zestig procent), discussies tussen mensen terwijl de meeting bezig is (58 procent) en mensen die afgeleid lijken te zijn of die iets anders aan het doen zijn tijdens de meeting (54 procent).

Bieden de etiquette voor videomeetings – samengesteld door organisaties – adequate oplossingen? Negentig procent van de Belgen (het hoogste aantal in Europa) en 82 procent van de Nederlanders denkt van wel. Duitsers vinden het daarentegen minder noodzakelijk (69 procent).

Vrijwel alle respondenten (97 procent) noemen het belangrijk om bij meetings via videoconferencing te proberen de verschillende culturen te begrijpen. 89 procent van de respondenten roept op tot het vaststellen van de etiquette voor een beter zakelijk gebruik van videoconferencing.

De regels voor het gebruik van videoconferencing verschillen behoorlijk tussen landen en regio’s. In de APAC-regio (Azië-Pacific) is internationale communicatie (tussen verschillende landen) de belangrijkste aanleiding voor videoconferencing. Hierbij noemt 65 procent van de gebruikers de mogelijkheid om face-to-face te kunnen spreken als de belangrijkste reden voor het gebruik van videoconferencing, versus 57 procent voor communicatie tussen landen.

Sluiten van een deal
Zestig procent van de respondenten in India zegt dat men videoconferencing gebruikt of wil gebruiken voor new business. Het land wordt op dit punt gevolgd door Rusland en Brazilië met respectievelijk 49 en 44 procent. Wereldwijd geeft 38 procent van de respondenten aan video te gebruiken of te willen gebruiken voor new business.

Noord-Amerika staat bovenaan als het gaat om het gebruik van videoconferencing voor recruitment en personeelswerving, zoals genoemd door 32 procent van de respondenten. In Europa, het Midden-Oosten en Afrika (EMEA) gebruiken respondenten videoconferencing vooral om flexibel te kunnen werken. Dit werd aangemerkt als de op een na belangrijkste reden voor het gebruiken van deze technologie, na het op deze manier contact houden met collega’s in het land.

Om organisaties beter met deze verschillen te kunnen laten omgaan en te zorgen voor een effectiever gebruik van videoconferencing, lanceert Polycom ‘Polycom’s Guide to Collaborating Across Borders’. Dit is een inzichtelijke gids ontworpen om lezers de nuances over het zakendoen over de gehele wereld te laten begrijpen. Deze gids is een van de vele nieuwe bronnen voor zakelijke leiders in vrijwel elke bedrijfsfunctie – van IT tot en met HR en tot en met het management. Met deze gids leren zij hoe videoconferencing hen kan helpen bij het overbruggen van afstanden en het sneller en efficiënter behalen van hun doelen. Voor meer informatie: www.polycom.co.uk/defydistance.

Over het onderzoek
Het onderzoek ‘Global View: Business Video Conferencing Usage and Trends’ is uitgevoerd door Redshift Research in opdracht van Polycom. De onderzoeksgegevens zijn verzameld onder 1.205 zakelijke beslissingsbevoegden in vier belangrijke regio’s en twaalf landen: EMEA (Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Duitsland, Rusland, Polen, België en Nederland), Zuid-Amerika (Brazilië), Verenigde Staten en APAC (India, Singapore en Australië). Het onderzoek is uitgevoerd tussen 25 augustus en 9 september 2013. Het definieert ‘zakelijke beslissingsbevoegde’ als iemand die werkt als manager, directeur of eigenaar met beslissingsbevoegdheid binnen de organisatie.