'Digitaliseren papieren documenten en optimaliseren van documentprocessen bespaart jaaromzet'
Maar liefst drie op de vijf Nederlandse leidinggevenden in het bedrijfsleven (61%) geloven dat het digitaliseren van papieren documenten en optimaliseren van documentprocessen tussen de 5 en 20 procent van hun jaaromzet bespaart.
Van hen denkt 36 procent een rendement van 5 tot 10 procent te bereiken en 25 procent denkt 11 tot 20 procent te besparen. Leidinggevenden begrijpen dus maar al te goed dat er waardevolle zakelijke informatie ligt in papieren documenten. 92 procent denkt dat het digitaliseren en toegankelijk maken van deze fysieke documenten de zakelijke besluitvorming verbetert. Dat blijkt uit een nieuw onderzoek dat is uitgevoerd door Coleman Parkes Research in opdracht van Ricoh Europe dat de kansen voor Bigger Data voor Nederlandse bedrijven op een rij zet: het digitaliseren van bedrijfskritische papieren documenten voor zakelijke besluitvorming.
Mark Boelhouwer (foto), CEO bij Ricoh Nederland, zegt hierover: “Business leaders zijn zich ervan bewust dat de zakelijke mogelijkheden van Big Data verder gaan dan het aanpakken van digitale en fysieke documenten die cruciale zakelijke inzichten bevatten. Directies staan onder druk om de juiste beslissingen te nemen om hun bedrijf uit de recessie te leiden. Hierdoor zijn ze het er unaniem mee eens dat het digitaliseren en toegankelijk maken van gegevens uit fysieke documenten hun zakelijke besluitvorming zal verbeteren. Het bedrijfsleven verwacht immers dat de hoeveelheid papieren informatie op de werkplek nog steeds toeneemt. Dit is het tijdperk van Bigger Data en de mogelijkheid om gemakkelijk toegang te hebben tot informatie, of het nu om digitale of fysieke informatie gaat, is essentieel nu organisaties hun digitale transformatie versnellen en hun groei proberen te stimuleren.”
Uit het onderzoek van Ricoh blijkt dat meer dan de helft van de organisaties nog steeds informatie van een periode tussen de vijf en tien jaar uitsluitend op papier heeft. Dit heeft niet alleen invloed op de zakelijke besluitvorming, maar ook op de productiviteit en de financiële resultaten van de organisatie. Het merendeel van de leidinggevenden (66 procent) vindt dat het te lang duurt om de informatie te vinden die ze nodig hebben van papieren bestanden. Gegevens die verspreid zijn over archiefkasten, magazijnen, kelders en bestanden die door werknemers worden bewaard, brengen vaak aanzienlijke kosten met zich mee.
Oorspronkelijk waren initiatieven rondom Big Data gericht op digitale gegevensbronnen, maar leidinggevenden erkennen steeds meer dat er fysieke documenten met waardevolle informatie ongebruikt in een hoekje liggen. Van hen stelt 68 procent dat ze van de vorige recessie hadden kunnen leren, als ze toegang hadden gehad tot historische gegevens. Ze zouden daardoor de impact van de huidige recessie kunnen hebben verminderd. Hierdoor heeft meer dan driekwart van de respondenten tijdens de economische recessie meer tijd besteed aan het digitaliseren van historische gegevens. Medewerkers met HR-, finance- en inkoopfuncties maken in veel gevallen gebruik van processen op papier en vaak moeten er gegevens, zoals medische rapporten, op papier worden bewaard om aan de regels te voldoen. De digitalisering van papieren documenten wordt nu echter een prioriteit voor organisaties. Ruim vijf van de tien respondenten (58 procent) verwacht deze bedrijfsmiddelen binnen de volgende drie jaar compleet te hebben gedigitaliseerd.
David Mills, Chief Operating Officer bij Ricoh Europe, voegt hieraan toe: “De eerste stap om Bigger Data te beheren is om de geheimzinnigheid eromheen weg te nemen. Het enige dat er toe doet is het verzamelen, analyseren en handelen op basis van de beschikbare informatie van hoge kwaliteit en dit gebruiken om een betere service te verlenen aan klanten, waardoor deze klanten worden gebonden en ze terug blijven komen. Waardevol zakelijk inzicht bestond al lang voor de Big Data-boom, dus het is essentieel om verder te kijken dan digitale informatie. Belangrijke tendensen en inzichten uit historische gegevens die bijvoorbeeld in papieren vorm zijn gearchiveerd, helpen het hele verhaal te achterhalen en zijn in de toekomst essentieel voor bedrijven. Door de economische crisis is het voor organisaties duidelijk geworden hoe belangrijk het is om een 360-graden inzicht van de hen omringende omgeving te verkrijgen, zowel van het verleden als het heden. Het is daarom heel belangrijk dat bedrijven al hun essentiële informatie verzamelen om concurrentievoordeel te krijgen en de zakelijke besluitvorming in de toekomst te verbeteren."
Ga voor meer informatie over de impact van technologische veranderingen naar www.ricoh.nl/thoughtleadership.
