Papieren ‘to-do-lijst’ blijkt populair

Werknemers organiseren en plannen hun werk op papier of in hun hoofd. Slechts 13 procent van de werknemers maakt hierbij gebruik van digitale ondersteuning. Dit blijkt uit onderzoek van VDD IQware, ontwikkelaar en leverancier van het Enterprise Content Management (ECM) systeem Hyarchis.Net. De meeste werknemers (48 procent) maken dagelijks of wekelijks een ‘to-do-lijstje’ op papier en 35 procent geeft aan alle taken en prioriteiten in het hoofd te hebben zitten. 4 procent handelt werkzaamheden af in de volgorde van binnenkomst.

Naast deze werkwijze is er een handje vol werknemers die hun werk transparanter organiseert met behulp van een digitale oplossing. Slechts 10 procent plant werkzaamheden met behulp van een CRM-systeem en 3 procent werkt met een geautomatiseerd werkproces. Binnen financiële instellingen zijn deze percentages hoger dan het gemiddelde. In deze branche werkt 19 procent met een CRM-systeem voor de activiteitenplanning en 10 procent met een geautomatiseerd werkproces.

“De overgrote meerderheid van de werknemers heeft geen digitale ondersteuning bij het organiseren en plannen van zijn of haar werkzaamheden”, concludeert Serge Leclercq, commercieel directeur van VDD IQware. “Wanneer een medewerker zijn werkzaamheden allemaal in zijn hoofd heeft of op een to-do-lijst heeft gekrabbeld, is het bijvoorbeeld bij ziekte van die werknemer niet meer te overzien wat er opgevangen moet worden. Daarnaast is er dan voor de leidinggevende geen enkel inzicht in de status van de werkprocessen. Bij een digitaal gestructureerd en geoptimaliseerd werkproces zijn de planning en alle stappen die genomen moeten worden volledig transparant. Zowel voor de medewerker zelf, als voor de leidinggevende.”

Een whitepaper over het efficiënt werken in een digitaal, gestructureerd werkproces is hier te downloaden.