Thuiswerken niet altijd productiever

Thuiswerken kent een optimum in de hoeveelheid tijd dat er wordt thuisgewerkt. Volledig thuiswerken lijkt op korte termijn gunstig voor de productiviteit, maar de productiviteit neemt na enige tijd weer af en kan zelfs minder worden vergeleken met ‘niet thuiswerken’. Dit komt doordat binding met het bedrijf en samenwerken met collega’s sterk verminderen. Dit is een van de resultaten van de TNO-expertmeeting over effecten van Het Nieuwe Werken.

Steeds meer organisaties gaan over op tijd en plaats onafhankelijk werken. Toch is er nog veel onduidelijkheid over de effecten van Het Nieuwe Werken (HNW) op productiviteit en vitaliteit van werknemers. Wetenschappelijke literatuur is nog schaars, gaat slechts in op enkele maatregelen en is niet altijd eenduidig. Inzicht in de effecten kan voor organisaties houvast geven bij het maken van keuzes en het doen van investeringen voordat men overgaat op HNW. TNO doet onderzoek naar de effecten van HNW.

Om de effecten van HNW inzichtelijk te maken bracht TNO experts op het terrein van HNW bijeen. Wetenschappelijk onderzoekers en ervaringsdeskundigen van TNO, CfPB, Erasmus RSM, Rabobank en IBM deelden hun kennis in een tweetal werksessies. Centraal stond de vraag welke factoren een rol spelen bij HNW en productiviteit. Van deze factoren zijn definities gemaakt en zijn de onderlinge relaties vastgesteld. En er is vastgesteld hoe sterk en hoe snel het effect naar verwachting zal zijn.

Definities en effecten
We definiëren het Nieuwe Werken als een visie op een manier van werken die goed aansluit bij de behoefte van de kenniswerker. Dit leidt tot het creëren van een productieve, duurzame, inspirerende en (team)prestatie bevorderende werkomgeving middels technologische en sociale innovatie. Het gaat niet alleen om plaats- en tijdonafhankelijk werken, het vraagt ook om een verandering in gedragscultuur en een stijl van leidinggeven die zich richt op resultaatafspraken. Arbeidsproductiviteit kan gezien worden als de ratio tussen output en input waarbij gekeken wordt naar zowel kwantiteit als kwaliteit.

Factoren die een rol spelen bij HNW en productiviteit zijn in kaart gebracht. Onderlinge relaties bepaald en er is gekeken naar de grootte van het te verwachten effect en de snelheid van het effect. Dit leverde onder meer de volgende inzichten op over arbeidsproductiviteit.

HNW en arbeidsproductiviteit
Activiteit gerelateerd werken waarbij de werkplek aansluit bij de activiteit kan, mits goed doorgevoerd, een positief en blijvend effect hebben op de productiviteit. Denk daarbij aan een concentratietaak in een stilte/concentratieruimte of thuis, en informeel overleg in een informele/lounge ruimte. Toch zien we dat in de praktijk mismatches ontstaan tussen behoefte en aanbod. Met name de activiteit ‘telefoneren’ wordt vaak onvoldoende ondersteund wat kan leiden tot geluidsoverlast en productiviteitsverlies.

Thuiswerken kent een optimum in de hoeveelheid tijd dat er wordt thuisgewerkt. Volledig thuiswerken lijkt op korte termijn gunstig voor de productiviteit, maar de productiviteit neemt ook weer af en wordt minder dan bij ‘niet thuiswerken’. Dit komt doordat binding met het bedrijf en samenwerken met collega’s sterk verminderen. Gedeeltelijk thuiswerken geeft wel een blijvend positief effect op de productiviteit omdat binding en samenwerking behouden blijven.

Marvel methode
De verkregen inzichten zijn tot stand gekomen door het gebruik van de MARVEL methode (Method to Analyse Relations between Variables using Enriched Loops). Factoren die een rol spelen bij HNW en productiviteit zijn in kaart gebracht. Bepaald is wat de onderlinge relaties zijn. Ook is er gekeken naar de grootte en de snelheid van het te verwachten effect. De MARVEL scenario’s kunnen de ontwikkeling van factoren door de tijd heen weergeven. De methode is vooral handig wanneer er nog niet zoveel onderzoeksgegevens beschikbaar zijn. Het geeft een trendanalyse en biedt eerste inzichten. Om exacte resultaten te kunnen geven moet het model in een volgend stadium gevalideerd worden met kwantitatieve data.

De uitkomsten van het model zijn vergeleken met onderzoeken die TNO uitvoerde met gepercipieerde productiviteit. Ook daaruit blijkt dat dit een veel belovende methode is voor het inzichtelijk maken van het effect van HNW op productiviteit en welke factoren daar een belangrijke rol bij spelen.