Groei gebruik privéapparatuur en apps op de werkvloer

'Medewerkers willen hun eigen technologische keuzes maken'

Medewerkers gebruiken steeds vaker hun eigen apparatuur en applicaties in hun werkomgeving. Deze ontwikkeling is de komende vijf jaar één van de belangrijkste uitdagingen voor bedrijven. Dit is de conclusie van het onderzoek ‘Consumerization of Enterprise IT’ van het Accenture Institute of High Performance. Bijna de helft (45 procent) van de onderzochte medewerkers vindt privé-apparatuur en -applicaties nuttiger dan de tools en applicaties die de IT-afdeling aanbiedt.  

“Medewerkers willen hun eigen technologische keuzes maken. Ze vinden de IT-middelen van hun bedrijf niet zo flexibel en prettig werken als de apparatuur en software die ze in hun privé-leven gebruiken”, zegt Jeanne Harris van het Accenture Institute for High Performance.  “Medewerkers zijn zelfs bereid te betalen om hun lievelingstechnologie ook zakelijk te mogen gebruiken. Ze kiezen er voor deze in te zetten, met of zonder toestemming van hun bedrijf.”  

Meer dan 4.000 medewerkers en 300 business en IT-managers uit de gehele wereld namen deel aan het Accenture-onderzoek. Hoewel medewerkers de zorgen over databeveiliging en IT-protocollen erkennen,  gebruikt een op de vier (23 procent) toch geregeld privé-apparatuur voor werkgerelateerde activiteiten. Deze groep is van mening dat deze technologieën innovatie en productiviteit verbeteren, en werkplezier vergroten. Meer dan een kwart (27 procent) is zelfs bereid te betalen voor het gebruik van eigen apparatuur en applicaties op het werk.

Uit het onderzoek blijkt verder dat het gebruik van en de houding tegenover de inzet van privé-technologieën per werelddeel verschilt. In snelgroeiende markten zoals Brazilië, China, India en Mexico is de adoptie van consumententechnologie groter dan in andere markten. Het wereldwijde gemiddelde voor de adoptie van consumentenapparatuur in zakelijke omgevingen is 23 procent en 20 procent voor applicaties die medewerkers routinematig gebruiken bij hun werk. In landen zoals China en India ligt dit percentage boven de 40. Opkomende markten willen hun hoge groeicijfers van de afgelopen 20 jaar graag volhouden en de inzet van consumenten-IT binnen bedrijven kan het concurrentievoordeel versterken.

Belangrijke resultaten van het Accenture-onderzoek zijn:

Hogere technologische verwachtingen bij medewerkers

• Op zoek naar applicaties die helpen om beter te functioneren, gebruikt meer dan een kwart (27 procent) van de medewerkers applicaties die ze zelf van het internet downloaden
• De eerste stap in de ‘consumerization’ van technologie is vaak de toegang tot e-mail in een privé-omgeving, grotendeels door de opkomst van de smartphone; 30 procent van de respondenten controleert e-mail voor het naar bed gaan
• Medewerkers willen webgebaseerde bedrijfsapplicaties en databases, 14 procent benadert bedrijfs-apps en databases regelmatig vanaf privé-apparatuur.

Medewerkers lossen hun eigen technische problemen op

• 43 procent van de medewerkers voelt zich in staat om technische beslissingen voor hun werk zelfstandig te nemen; wereldwijd is er een ‘technological empowerment movement’ gaande
• 24 procent gebruikte eigen oplossingen om een zakelijk probleem op te lossen, deze houding stimuleert innovatie

Management worstelt met de inzet van consumententechnologie binnen organisaties

• Gebruik van privé-apparatuur binnen bedrijven groeit sneller bij IT-managers (54 procent) en andere managers (49 procent) dan bij medewerkers
• Managers weten dat de inzet van de nieuwste technologieën belangrijk is voor medewerkers. 88 procent van hen is ervan overtuigd dat dit leidt tot meer werkplezier bij medewerkers
• Momenteel wordt de inzet van privé-apparatuur veelal ad hoc aangepakt, bijvoorbeeld het toestaan van gebruik van iPads of social media. Het wordt wel als een strategisch onderwerp erkend, maar slechts 27 procent is daadwerkelijk gestart met een structurele aanpak

Volgens het onderzoek worstelen organisaties met de uitdagingen van ‘IT consumerization’. Sommige bedrijven kiezen voor een autoritaire aanpak en verbieden technologieën van buiten. Andere organisaties ontkennen het probleem. Accenture is van mening dat bedrijven beter kunnen kiezen voor een begeleide invoering. De inzet van (een combinatie van) de volgende tactieken ondersteunt dit proces:

• Sta geleidelijk meer apparaten en applicaties toe en stem het beleid steeds af op de behoeften van de medewerkers
• Promoot de inzet van technologie, bijvoorbeeld door de aankoop van consumententechnologie in te zetten als extra voordeel voor medewerkers
• Stimuleer de inzet van consumententechnologie proactief door smartphones en applicaties op de werkplek toe te staan en creëer ruimte voor veilige experimenten
• Segmenteer consumenten-IT op basis van de rol van medewerkers, bijvoorbeeld door gebruikersprofielen voor functies op te stellen.

Harris: “IT consumerization is de komende vijf jaar één van de grootste tests voor bedrijven. Verzetten is geen optie. Het is belangrijk om te ontdekken in welke mate deze technologie de organisatie al is binnengedrongen. Schat goed in hoe de risico’s en kansen te beheren en te beheersen zijn. Zoek naar manieren om het enthousiasme van medewerkers te kanaliseren. Daarbij is het noodzakelijk om pragmatische strategieën te ontwikkelen die de beste mensen aantrekken en de concurrentiekracht van de organisatie versterken. Natuurlijk zonder concessies aan de beveiliging van de bedrijfsinformatie.”  

Het Accenture Institute for High Performance hield het onderzoek naar ‘IT consumerization’ om de breedte en diepte, oorzaken, voordelen en risico’s van dit fenomeen, inclusief strategieën om dit beheersbaar te houden, te onderzoeken. Onderzoekers ondervroegen ruim 4.000 fulltime medewerkers van organisaties met meer dan 100 medewerkers, in 16 verschillende landen en in vijf sectoren. Daarnaast vond een deel van het onderzoek plaats onder 300 managers uit de VS, het VK, Frankrijk en India.