´Waardevolle informatie wordt amper benut´

Bedrijven verzuimen het maximale uit hun bedrijfsinformatie te halen, blijkt uit Europees onderzoek van informatiemanager Iron Mountain. Twee van de drie onderzochte bedrijven (69 procent) onderkennen dat waardevolle informatie essentieel is voor het succes van de onderneming. Toch ligt bij één op de drie (36 procent) van de bedrijven de verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer verspreid over afdelingen, waar het ontbreekt aan de bevoegdheden, methoden en vaardigheden om informatie te kunnen benutten.

Iron Mountain liet er onderzoek naar uitvoeren door Coleman Parkes, in zes Europese landen. Dat laat zien dat de verantwoordelijkheid voor de opslag en het ontsluiten van documenten in 22 procent van de gevallen bij de facilitymanager ligt. In 14 procent van de gevallen ligt het beheer van digitale informatie en van informatie op papier bij de IT-afdeling.

Bij bijna de helft van de respondenten (49 procent) ligt de verantwoordelijkheid van het informatiebeheer verspreid over verschillende afdelingen en vestigingen met in slechts 18 procent van de gevallen een verantwoordelijke afdelingsmanager.

Directieagenda
”Bedrijven komen bijna om in hun informatie, in alle denkbare verschijningsvormen. Informatie-beheer moet daarom op de directieagenda komen”, zegt Jeroen Strik, commercieel directeur van Iron Mountain Benelux.

”De verantwoordelijkheid ligt nu vaak onderin de organisatie. Dan is het erg lastig om een samenhangend informatiebeleid te voeren en om de noodzakelijke informatieprocessen in te richten. Toch is dat nodig om informatie toegankelijk te maken en efficiënt in zet zetten. Pas dan kun je er harde voordelen mee boeken.”

”Of het binnenkomende, uitgaande of interne informatie is, maakt niet zoveel uit. Er ligt waarde besloten in financiële informatie, klantinformatie en bedrijfsinformatie. En die is van vitaal belang voor het bedrijfsresultaat. Informatie verdient het om op een voetstuk te worden geplaatst. Uit ons onderzoek kun je afleiden dat de meeste bedrijven dat erkennen. Maar ook dat ze ermee zitten te tobben hoe ze het potentieel dat in hun informatie besloten ligt, kunnen ontsluiten.”

Iron Mountain´s Jeroen Strik noemt vijf aandachtsvelden voor bedrijven die vooruitgang willen boeken:

Weet wat je weten wilt
Weet wat waardevol is voor de onderneming. Wil je klantinformatie ontsluiten voor een betere dienstverlening en trouwere klanten? Of wil je marketingtrends bepalen om de salesstrategie aan te passen? Of de HR-ontwikkelingen volgen vanuit het oogpunt van het prestatiemanagement?

Krijg iedereen rond de tafel
Het is noodzakelijk dat de juiste mensen in dezelfde richting bewegen. Een stuurgroep moet zorgen dat IT, compliance, dossierbeheer en juridische zaken één kant opgaan en dat ieders informatiebehoefte duidelijk is en wordt ingevuld.

Opslag en toegankelijkheid hangen samen
Concurrentievoordeel boek je met snel toegankelijke, juiste informatie. En medewerkers worden daar nog gelukkig van ook. Het is van cruciaal belang dat medewerkers makkelijk toegang hebben tot documenten, dus zorg dat ze snel kunnen worden opgevraagd.

Verborgen kosten: wees er bedacht op
De hoeveelheid bedrijfsinformatie groeit pijlsnel. Laat dat niet met de kosten gebeuren. Er is voortdurend druk om de kosten laag te houden en meer te doen met minder. De kosten voor informatiebeheer kunnen aanzienlijk zijn, maar zijn vaak onzichtbaar. Overweeg advies in te roepen om de meest kosteneffectieve oplossing te vinden.

De top bepaalt het beleid en de cultuur
Beleid is belangrijk, maar nog belangrijker is het om beleid gedragen te krijgen. Veranderen is nooit makkelijk, zeker niet als het om de bedrijfscultuur gaat. Waardemaximalisering komt van boven – het gaat erom een bedrijfscultuur te creëren waarin informatie waardevol wordt geacht, wordt gerespecteerd en beschermd.