Bedrijven dreigen boot te missen in digitaliseren administratie

In deze tijd van snelgroeiende digitalisering blijkt papier nog steeds te domineren bij het versturen van facturen door ondernemers. Dit komt naar voren uit de Nationale Boekhoud Enquête 2011 gehouden door Twinfield. Niet alleen het aanmaken en verwerken van facturen, maar ook het inlezen en verwerken van bankafschriften gebeurt veelal op de traditionele manier, namelijk handmatig.

Voor de tweede keer heeft de online boekhoudleverancier Twinfield ondernemers en accountants een vragenlijst voorgelegd over hun administratie. De enquête is gehouden onder 203 ondernemers en 106 accountants. Uit het onderzoek komt, net als vorig jaar, naar voren dat beide partijen een flinke slag kunnen maken in het digitaliseren van de administratieve werkzaamheden:

• 63 procent van de ondernemingen verstuurt facturen nog steeds per post.
• Bijna alle banken maken het vandaag de dag mogelijk om bankafschriften digitaal te verwerken. 51 procent van zowel de ondernemers als accountants typt de afschriften echter nog handmatig over.

Accountants zien het efficiënter maken van het verwerken van de administratie dan ook als één van de grootste uitdagingen (35%), op het werven van nieuwe klanten na (40%). Mark Appel, marketingmanager van Twinfield: ‘Wanneer facturen en bankafschriften geautomatiseerd worden verwerkt bespaart het ondernemingen veel tijd en dus kosten. Hier hameren we al tijden op, maar in de praktijk blijkt dat veel bedrijven nog niet zover zijn. Een deel doet dat wel en met succes. Zo liet een drukkerij ons onlangs weten jaarlijks maar liefst 15.000 euro te besparen door de overstap op online boekhouden. De bespaarde uren kunnen worden gebruikt om betere managementinformatie uit de financiële gegevens te ontsluiten.'

Adviesrol
De enquête richtte zich niet alleen op de efficiëntie van de administratie, maar ook op de relatie tussen ondernemers en accountants. Uit het onderzoek komt naar voren dat accountants zich ervan bewust zijn dat ondernemers goed financieel advies als prioriteit zien:

• 72 procent van de accountants denkt dat goed financieel advies het belangrijkste aspect is voor de ondernemer.
• 59 procent van de ondernemers zegt dit advies belangrijker te vinden dan het goed verwerken van de administratie en het opleveren van financiële rapportages.
• Het eerste verbeterpunt voor de accountants volgens ondernemers zijn de kosten die in rekening worden gebracht (31%).

Mark Appel: ‘Ondernemers geven aan advies belangrijk te vinden, maar hebben zelf ook in de hand hoeveel tijd de accountant hieraan kan besteden. Wanneer ondernemers daadwerkelijk efficiënt online boekhouden is de accountant minder tijd kwijt aan de verwerking van de administratie en kan hij meer tijd besteden aan het adviseren van de ondernemer.'

Online dienstverlening
Online dienstverlening staat voor de accountants hoog op de agenda. Zowel ondernemers als accountants gaven bijna allemaal aan zelf ook op een bepaalde manier online te zijn, bijvoorbeeld via LinkedIn of Facebook. Binnen social media blijken ondernemers net iets actiever te zijn:

• De meest belangrijke ontwikkeling van 2011 is voor 61 procent van de accountants de online dienstverlening, gevolgd door XBRL (53%).
• Binnen het social media gebruik van accountants en ondernemers staat LinkedIn op één, waarna Facebook en Twitter volgen. 27 procent van de ondernemers heeft een Twitter-account, tegen 20 procent van de accountants.