Papierloos werken in trek bij gemeenten
In meer dan 40% van de Nederlandse gemeenten werkt men geheel of gedeeltelijk papierloos. Waar dat nog niet het geval is, zou maar liefst 78% van de bestuurders, raadsleden en ambtenaren willen dat de gemeente overstapt op papierloos werken.
Dat blijkt uit een peiling van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) onder haar leden. Aan de peiling deden in totaal 479 raadsleden, wethouders, burgemeesters, griffiers, gemeentesecretarissen en gemeenteambtenaren mee. Qua gemeentegrootte waren zowel grote als kleine als middelgrote gemeenten vertegenwoordigd.
Nieuwe digitale mogelijkheden
Van de respondenten geeft 39% aan dat de gemeente gedeeltelijk papierloos werkt terwijl 5% zelfs aangeeft dat de gemeente gehéél papierloos werkt. Inkomende post, college- en raadsstukken maar ook vergunningaanvragen voor de Wabo zijn in veel gemeenten alleen nog digitaal te raadplegen. Verder worden facturen, bezwaarschriften, verslagen van overleggen, het personeelsblad en omvangrijke publicaties steeds minder vaak op papier verspreid. De overstap naar papierloos werken komt vooral doordat er nieuwe digitale mogelijkheden zijn (69%), maar milieu- en kostenoverwegingen (respectievelijk 62 en 66%) spelen eveneens een rol.
Gemeenten ondersteunen papierloos werken vooral met tablets voor gemeenteraadsleden (34%), bestuurders (35%) en ambtenaren (17%). E-readers worden minder vaak beschikbaar gesteld (respectievelijk 6%, 6% en 3%). In 29% van de gemeenten die overstapt op (gedeeltelijk) papierloos werken geeft men geen ondersteuning. Daar zorgt iedereen zelf voor de juiste middelen om stukken te kunnen lezen. Voor ambtenaren geldt dat zij via hun persoonsgebonden budget een tablet of iets anders kunnen aanschaffen. Voor raadsleden geldt in sommige gemeenten dat zij nu nog werken met laptops en printers, maar dat zij bij de komende raadscyclus van 4 jaar naar verwachting een Ipad verstrekt krijgen.
Van de ‘papierlozen’ is maar liefst 66% minder gaan printen. Een kwart (25%) print nog evenveel terwijl voor 8% geldt dat ze meer papier verslinden. Op de vraag of papierloos werken bevalt, antwoordt een krappe meerderheid (51%) ‘prima’. 44% vindt het matig en 5% zegt dat papierloos werken slecht bevalt. Van de respondenten zijn burgemeesters en gemeentesecretarissen het meest tevreden.
Van de respondenten die nog niet papierloos werken geeft 78% aan dat ze graag zouden zien dat de gemeente overstapt op papierloos werken. In deze gemeenten is men over het algemeen wel al druk bezig met het verkennen van de mogelijkheden: 40% experimenteert met papierloos werken, 18% wil eerst weten wat de kosten en de besparingen zijn en 9% oriënteert zich op de digitale mogelijkheden.
