ICT ondergeschoven kindje in consolidatieslag zorg
Zorgbestuurders vergeten vaak de ICT vroegtijdig te betrekken bij fusietrajecten. In de zorg wordt, mede door gebrek aan tijd en kennis, ICT te vaak ad hoc geregeld. In de praktijk zijn er teveel mensen betrokken, waardoor er geen ‘eigenaar’ is. Hierdoor raken medewerkers gefrustreerd en lopen de kosten enorm op. Zorgbestuurders doen er daarom verstandig aan om vanaf het begin een informatiemanager te benoemen.
Wanneer zorginstellingen samengaan, wordt pas in een laat stadium gekeken welke ICT-huishouding elke partij meebrengt. Het gevolg is dat er teveel systemen zijn, die veelal zijn verouderd en niet aansluiten op de behoeften van de nieuwe zorgorganisatie. Een simpel voorbeeld zijn de printers. In zorginstellingen staan veel losse printers van verschillende merken. Het resultaat is onnodig hoge onderhoudskosten en een grote voorraad verschillende toners. Kapitaalverspilling wordt verder in de hand gewerkt door een veelvoud aan servers en niet-corresponderende systemen.
Bestuurders denken dat ICT nog prima op het laatste moment kan worden geregeld. Er is geen zorgbestuurder eigenaar van de ICT-problematiek. Daardoor wordt er pas laat en inadequaat op geacteerd. Wanneer er eindelijk wordt begonnen met de grote ICT-schoonmaak, huurt men per ICT-onderdeel een specialist in. Hierdoor blijven IT, telefonie en domotica (huisautomatisering) losse onderdelen die slecht op elkaar aansluiten.
Wie ICT vroegtijdig wil betrekken bij een fusie doet er verstandig aan een informatiemanager aan te stellen. Zeker nu steeds meer op de kosten van de zorg gelet moet worden, is het van belang een informatiemanager aan te stellen. Een informatiemanager, die de zorgprocessen en de mensen op de werkvloer kent, kan veel tijd, energie en geld besparen. Door deze kennis weet de informatiemanager ook of de ICT-toepassing bruikbaar is voor de mensen op de werkvloer.
Overigens hoeft de informatiemanager geen ICT’er te zijn. Zonder centrale sturing gaat elke discipline haar eigen belangen behartigen. Het gevaar bestaat dat er een zogeheten spaghetti-netwerk ontstaat. Het netwerk werkt traag door inefficiëntie of overbelasting en is moeilijk te onderhouden of uit te breiden.
Bij fusies is het voor het behalen van synergievoordelen dus van belang een ICT-schoonmaak te houden. Voor aanvang is een visie ten aanzien van ICT onontbeerlijk. Een ICT-beleidsplan met de organisatie-inrichtingseisen, een beschrijving van het bedrijfsmodel, het informatiesysteemmodel en het technische infrastructuurmodel, moet worden opgesteld.
Hierbij moet ook een inventarisatie worden gemaakt van waar de organisatie nu staat en wat men wil bereiken over een aantal jaar. Vanuit dit meerjarenbeleid kunnen meerdere projecten ontstaan, waarbij de verschillende projecten beter op elkaar aansluiten.
Bij het opstellen van het ICT-meerjarenbeleid moet rekening worden gehouden met de normering Informatiebeveiliging NEN 7510. Deze normering borgt de beveiliging en de werkprocessen. Belangrijk is bewustwording met betrekking tot informatiebeveiliging, vanaf het bestuur tot aan de handen aan het bed.
Gerwin Doornwaard, projectleider bij Ifective.
