Van idee naar realiteit

PQR-stappenplan voor de werkplek van morgen  
 
Soms benaderen klanten ons met vragen die meer omvattend zijn dan ze in eerste instantie hadden gedacht. Zo kregen wij de volgende opdracht van een klant, een universiteit: “Ontwikkel een High Level Design voor onze digitale studie- en werkomgeving waarmee wij de komende 5 tot 10 jaar in onze behoeften kunnen voorzien.” Oftewel: PQR laat zien hoe onze werkplek er in de toekomst uitziet?
 
Visie = sleutel tot succes
De universiteit had echter nog geen duidelijke visie geformuleerd voor de digitale studie- en werkomgeving. En juist die ICT-visie bepaalt het succes van deze opdracht. Het gaat in dit geval niet alleen om techniek maar vooral ook om functionaliteit. Wij zijn daarom gestart met het opstellen van een visie en hebben ons pas daarna op het High Level Design (HLD) gericht.
 
Diversiteit aan gebruikers
Het formuleren van een visie brengt binnen organisaties vaak politieke gevoeligheden met zich mee. Zeker als het gaat om organisaties met een diverse gebruikerspopulatie. In dit geval onderzoekers, docenten, studenten en ondersteunend personeel, ieder met een unieke werkwijze en een verschillende behoefte aan technische ICT-toepassingen. Zij moeten allemaal kunnen en willen werken met de mogelijkheden zoals beschreven in het  HLD; het creëren van een breed draagvlak voor het HLD, onder deze groepen gebruikers, is nodig om de visie succesvol te realiseren.
 
Gebruiker aan zet
Tegenwoordig is de gebruiker aan zet! Zo ook binnen de universiteit waar de ‘academische vrijheid’ een groot goed is. De gebruiker eist terecht een werkplek die bij hem en bij zijn manier van werken past. Dat zien we terug in actuele trends zoals Consumerization of IT (CoIT) en het ontstaan van Shadow IT (ShIT). Maar hoe past dit in een High Level Design? Hoe kan men een HLD realiseren dat invulling geeft aan deze individuele eisen en wensen en dat tegelijkertijd voorziet in een gestandaardiseerde en in beheer eenvoudige ICT-omgeving?
 
PQR-stappenplan: van persona naar oplossing
Inventarisatie van de eisen en wensen onder de medewerkers was de eerste stap. Vanuit de verschillende faculteiten zijn medewerkers, studenten, onderzoekers en docenten geïnterviewd om inzicht te krijgen in de manier waarop zij gebruikmaken van de ICT-faciliteiten, wat de knelpunten zijn en hoe het beter kan of zou moeten. Op basis van de verschillende interviewsessies is een Programma van Eisen (PvE) opgesteld. 
Vervolgens hebben wij persona’s gedefinieerd. Een persona is een fictieve persoon die model staat voor een bepaald type gebruiker en de wijze waarop deze gebruik maakt van de beschikbare IT-voorzieningen. Het bepalen van de verschillende persona’s is in samenspraak met de universiteit uitgevoerd. Om een HLD te presenteren dat door iedereen gedragen wordt, is het belangrijk dat de gebruikers zich herkennen in de beschreven persona’s en hun werkwijze. De verschillende technische oplossingen voor de studie- en werkomgeving worden dan ook aan deze persona’s gekoppeld.
 
De werkplek van morgen
Het HLD beschrijft conceptueel de vertaling van de visie op de digitale studie- en werkomgeving naar een ICT-werkplekinfrastructuur. Hierbij onderscheiden we verschillende werkplekconcepten, al naar gelang de behoefte van de gebruikers. De beschreven werkplekconcepten zijn in grote mate onafhankelijk van elkaar. Binnen elk werkplekconcept wordt in ieder geval de(zelfde) minimale basisconfiguratie beschikbaar gesteld. Werkplekconcepten met aanvullende functionaliteiten, zoals bijvoorbeeld het wisselen van de fysieke werkplek met behoud van een actieve sessie (Follow-me-Werkplek), kunnen later worden toegevoegd. Het ontwerp voorziet in methoden om concepten toe te voegen zonder dat dit invloed heeft op het beschikbaar stellen van applicaties of het beheer van de gebruikersomgeving. De werkplek van morgen krijgt zo vandaag al gestalte!
 
De drie ingrediënten
Het uiteindelijke resultaat draait om drie zaken: de uitgewerkte documenten, te weten het visiedocument en het HLD (het resultaat), de begeleiding van het proces en het creëren van draagvlak voor het hele traject. Deze drie ingrediënten leveren de universiteit een digitale studie- en werkomgeving die tegemoet komt aan de eisen en wensen van de individuele eindgebruiker. Een werkplek van vandaag, morgen en in de toekomst! 
Wilt u meer weten? Tijdens IT-Galaxy 2013 presenteert PQR diverse tracks rondom de werkplek van morgen. Benieuwd? Schrijf u in via www.it-galaxy.nl. Of maak een afspraak voor een bezoek aan het PQR Experience Center, waar u de werkplek van morgen zelf kunt ervaren.

Kijk voor meer informatie op www.PQR.com/pec. 

Jits Langedijk
Consultant PQR
@PQRnl