Redactie - 15 augustus 2013

De gedaanteverandering van communicatie in het bedrijf


Hoe nieuwe ontwikkelingen in Unified Communications IT-afdelingen in staat stellen om tegemoet te komen aan de veranderende behoeften van klanten en werknemers.

Werknemers worden steeds mobieler. Zij willen, en moeten, een aantal verschillende apparaten kunnen gebruiken, van smartphones en tablets tot laptops, met dezelfde mate van ondersteunde netwerkmogelijkheden en infrastructuur, om hun dagelijks werk te kunnen doen. Christian Sailer, domeinspecialist MLE Business bij Alcatel-Lucent Enterprise, legt uit hoe UC tegemoet komt aan de veranderende behoeften van zowel werknemers als klanten.

UC is een oplossing die is samengesteld uit een aantal componenten en elementen waaronder e-mail, chatberichten, audiogesprekken, webconferenties, online-aanwezigheid en ook webgesprekken en het delen van documenten. Het grootste pluspunt van UC is dat het allemaal samen wordt gebracht via een geïntegreerde gebruikersinterface op meerdere apparaten.

Dit heeft een veel betere communicatie tot gevolg, zowel binnen als buiten de onderneming, wat leidt tot kortere projecttijden, kortere marktintroductietijden, verbeterde productiviteit van de medewerkers en een verhoogde efficiëntie van de organisatie. Dit heeft vervolgens weer een positieve invloed op de service aan de klant, de verkoopcyclus en de omzet.

Met UC kunnen ondernemingen nieuwe methoden voor communicatie en samenwerking invoeren
UC is niet alleen een idee waar ontwikkelaars over praten. Het is nu al een oplossing die beschikbaar en toepasbaar is. Zowel real-time als non-real time communicatie wordt geïntegreerd met bedrijfsprocessen en -toepassingen, wat resulteert in een gestroomlijnde communicatie en samenwerking waarmee werknemers productiever, efficiënter en ontvankelijker worden.

Het centrale punt van deze technologie is de mogelijkheid van een consistente, geïntegreerde gebruikersvriendelijke interface op meerdere apparaten en media. Medewerkers van bedrijven zijn in toenemende mate mobiel en willen onderweg kunnen blijven werken. Zij verwachten meer van arbeidsprocessen in teamverband, waarbij ze wellicht al gebruik kunnen maken van videocommunicatiemogelijkheden die ze met vrienden en familie gebruiken. Maar ze moeten nog steeds doeltreffend kunnen communiceren met collega's en klanten, vanaf een apparaat dat zij het meest geschikt vinden, of dat nu een smartphone, computer of tablet is.

IT-beheerders realiseren zich al het belang van UC
Tijdens een recent Ovum-onderzoek met het thema 'De toekomst van uniforme communicatie en samenwerking' werd aan IT-beheerders en de verantwoordelijke voor een UC&C-strategie gevraagd of zij plannen hadden om de komende twee jaar een begin te maken met UC&C. Zo'n 80% beantwoordde die vraag met ja, maar wat nog veel interessanter was, was dat 78% - bijna even veel - zei dat daar zelfs al een budget voor is. UC wordt alom geprezen als een oplossing. Misschien is het nu goed op weg om de voorspelde groei van $26,2 miljard dit jaar tot een waarde van bijna $38 miljard in 2016 (IDC) waar te maken.

Dus waardoor wordt deze groei in de Unified Communications-markt aangedreven? Er zijn een aantal duidelijke aspecten die de behoefte in het bedrijfsleven aan UC aandrijven, zowel bij werknemers als klanten.

Communicatie met medewerkers - meteen goed doen
De communicatie tussen medewerkers bestaat van oudsher uit het contact proberen te leggen met collega's, waarbij dezelfde informatie steeds weer wordt herhaald en waarbij ook ongewenste communicatie ontstaat. UC maakt het voor de medewerker makkelijk om met afzonderlijke mensen in contact te komen, zowel andere medewerkers als klanten, via de meeste geschikte manier van communicatie, om resultaten te bereiken met een bepaald proces of taak.

Medewerkers die in toenemende mate mobiel zijn, zijn vaak minder productief en bereikbaar als ze niet achter hun bureau zitten. De productiviteit buiten het eigen kantoor wordt aanzienlijk gereduceerd. Naast het feit dat het veel langer kan duren voordat een taak is afgewerkt, komen daar natuurlijk ook extra kosten bij kijken.

BYOD, de instroom van Generatie Y op de arbeidsmarkt, de introductie van sociale media zoals Facebook op het werk, en werknemers die in toenemende mate mobiel zijn, kunnen allemaal leiden tot ingewikkelde levering en meerdere leveranciers. Dit leidt vaak tot slechtere samenwerking, omdat de middelen ontbreken om optimaal samen te kunnen werken met collega's. UC is hierop het antwoord.

Vergeet ook de klant niet
Die gebrekkige samenwerking leidt weer tot toenemende frustratie en klachten bij klanten. Wat begint als een eenvoudige vraag van een klant mondt uit in een klacht, omdat de interne communicatie van het bedrijf niet goed werkt en er onvoldoende communicatie is tussen afdelingen, of omdat eenvoudigweg de juiste persoon niet kan worden bereikt. De invoering van de juiste UC-elementen kan dit allemaal verhelpen.

Zachte voordelen
Het Ovum-onderzoek heeft aangetoond dat bedrijven zich de voordelen van Unified Communications beginnen te realiseren, vooral met de toename in mobiliteit en de gerelateerde mogelijkheden voor ondernemingen. Zij beginnen de invoering daarvan op te nemen in het budget. Het ware rendement van de invoering van UC begint langzamerhand duidelijk te worden. Dit artikel wil de 'zachte' voordelen van UC uitleggen, zoals hogere efficiëntie en productiviteit van de werknemers en snellere besluitvorming. Als UC ondernemingsbreed wordt toegepast, kan het leiden tot kortere marktintroductie-, project- en ontwerptijden, plus een reductie in bedrijfskosten voor reizen, infrastructuur en communicatie.

Christian Sailer, Domain Specialist for MLE at Alcatel-Lucent Enterprise

Trend Micro BW BN week 10-11-13-14-2024 Copaco | BW 25 maart tm 31 maart 2024
Trend Micro BW BN week 10-11-13-14-2024