Visie: Managed Print Services opnieuw gedefinieerd
Managed Print Services (MPS) is al een aantal jaren een veelgebruikt begrip om aan te duiden dat de printomgeving door een leverancier of dienstverlener wordt beheerd. Wat dat beheer precies inhoudt, is echter nog steeds niet nauwkeurig gedefinieerd. Wat is remote beheer? Wat is proactief beheer? Hoe ver gaat asset management? Wat doen fleet operators? Wat zijn marktconforme service levels? Wat zijn best practices? Allemaal zaken die onderdeel uitmaken van het uitgebreide aanbod van verschillende leveranciers die er vervolgens allen een andere naam aan geven. Wantwatzijndan Managed Document Services, Managed Output Services, Optimised Print Services?
Onderzoeksbureaus Forrester, Gartner, IDC en Quocirca publiceren met grote regelmaat over het veranderende aanbod van MPS-leveranciers. Voorwaarde voor een aantrekkelijke positionering door deze onderzoeksbureaus is dat een MPS-dienstverlener klaar is voor de toekomst en anticipeert op wat veranderende organisaties met nieuwe generaties werknemers vragen als het gaat om MPS. IDC publiceerde recentelijk een rapport over Next Generation MPS. Wil je het als leverancier echt goed doen, stelt IDC, dan krijgt de continue wisselwerking, of zelfs co-creatie met de klant een grote rol. De volgende zeven punten vormen wat mij betreft dan ook de nieuweManaged Print Services:
1) Meer dan printen. Managed Print Services is meer dan printen, meer dan output, meer dan documenten. Het is alles wat een medewerkernodig heeft om informatie op papier of digitaal naar de juiste bestemming te krijgen: beleid, infrastructuur, apparatuur, software, werkmethoden, informatiedragers, advies, beheer en management.
2) Beleid. Managed Print Services begint bij een beleid, waarin regels en ratio’s zijn samengebracht die bepalen hoe medewerkers worden gefaciliteerd op het gebied van printen, documenten en informatievoorziening. Een goed beleid is opgesteld conform de best practices die in de markt beschikbaar zijn.
3) Assessment. Om het beleid te helpen opstellen is een assessment het aangewezen instrument. Ook biedt een assessment inzicht in de huidige situatie (zie punt 1) en in de mogelijkheden om die te optimaliseren.
4) Optimalisatie. Optimalisatie van de print-, document- en informatieomgeving biedt de sleutel naar kostenbesparing, duurzaamheid, kwaliteitsverbetering, verhoogde efficiëntie en productiviteit, betere beheersing en zekerheid. Om deze omgeving te optimaliseren dient de leverancier toegang te hebben tot bestpractices: kennis, technologie en processen.
5) Procesbeveiliging en -integratie. Veel leveranciers optimaliseren wel de printomgeving, maar niet de aan de printomgeving gerelateerde document- en informatieprocessen. Om dat te bereiken is het nodig om verder te kijken, naar procesbeveiliging en procesintegratie. Belangrijke vragen hierbij zijn, hoe de print-, document- en informatieprocessen worden afgestemd op de eisen en wensen van de huidige mobiele werkomgeving. Welke eisen stelt deze werkomgeving, waarin de cloud niet meer is weg te denken, aan de beveiliging? Hoe worden de processen binnen deze werkomgeving geïntegreerd?
6) Automatiseren en vereenvoudigen. Als de optimalisatiedoelstellingen zijn bereikt, is er ruimte voor innovatie. Een innovatieve MPS-dienstverlener stelt zijn klanten in staat om hun processen te automatiseren en vereenvoudigen, bijvoorbeeld door middel van analyse, digitalisering, contentmanagement en workflowoplossingen.
7) Productiviteitsverhoging. Het uiteindelijke doel is productiviteitsverhoging, door automatisering en vereenvoudiging. In dit opzicht gaat het nieuwe MPS nadrukkelijk verder dan het traditionele MPS, dat voornamelijk was gericht op kostenbesparing. Het nieuwe MPS verlaagt niet alleen de kosten, maar helpt de organisatie om productiever te zijn, zodat meer resultaat met dezelfde middelen kan worden bereikt.
Een goede MPS-dienstverlener geeft voor deze zeven punten op verzoek alle benodigde inzicht. Zo’n dienstverlener is in staat om het begrip MPS opnieuw te definiëren en om deze definitie vervolgens ook waar te maken. Alleen, hoe herken je zo’n dienstverlener? Door te lezen wat de bekende onderzoeksbureaus hierover publiceren. En door referenties te vragen, en daarbij echt de diepte in te gaan. Een sollicitant neem je immers ook niet aan op z’n blauwe ogen.
Door Ed Hoogreef, Xerox Nederland
