Redactie - 28 juni 2013

Public Relations als succesfactor van een project


Reclame maken voor je project? Dat is overbodig, tijdverslindend en geldverspilling. Ik zie er de noodzaak niet van in, het levert mij extra werk en vragen van anderen op.”
 

Ingrijpende veranderingen van processen binnen een organisatie worden vanuit een project gemanaged. Inkoopstromen wijzigen, facturatieschema’s gaan op de schop, planning en verantwoording van inzet van resources worden in een nieuwe structuur gegoten. Processen die de kern van een bedrijf raken en aanpassingen vragen van mensen die daarmee werken. 

Zo ook één van de projecten waar ik mee bezig ben. Naast dat deze organisatie overstapt naar eigen datacentra, wordt ook de private cloud geïntroduceerd. Hiermee krijgt Het Nieuwe Werken een boost. De bedrijfsprocessen van betreffende zakelijke dienstverlener gaan op de schop. De managers moeten anders denken, medewerkers moeten vrijheid en verantwoording nemen en het Management en Partners van de organisatie zullen minder vaak hard zwoegende fee-earners op kantoor zien.
 
Dogma’s
De rechtvaardiging van dit project bij deze organisatie zit strak in elkaar en klopt van alle kanten. Niets op aan te merken. Toch heeft het project, met name bij het Management en Partners, weinig draagvlak. Door traditionele denkwijze en enkele achterhaalde dogma’s leeft het gedachtegoed onder de ‘tegenstanders’ dat je van 9 tot 5 voor én bij de baas werkt. En dit gedachtegoed is, hoe zal ik het zeggen, ‘old-school’, maar hangt wel als een zwaard van Damocles boven het project.
 
Stakeholdersmanagement
Hier komt Public Relations om de hoek kijken. Intern reclame maken voor de nut en de noodzaak van het project. Ik noem dat zelf: ‘het hogere stakeholdersmanagement’. Wie is erbij betrokken, wie krijgen ermee te maken, wie heeft de zak met geld, wie zijn de voor- en tegenstanders etc. In de projectgroep hebben we de inventarisatie en analyse gedaan van de stakeholders, wat hun onderliggende relaties zijn en hun belang en invloed op het gehele project. 

Zo hebben we in kaart gekregen (conform de ‘Opstelling van Belanghebbenden’; Groote 2005) wie de bondgenoten zijn, de coalitiepartner, de twijfelaar, de opportunist, de opponent of de vijand. Deze indeling is gebaseerd op ‘vertrouwen in de relatie’ weggezet tegen ‘overeenstemming over de inhoud’. Zo is een stakeholder met veel vertrouwen en veel overeenstemming in het project een ‘bondgenoot’. 

Vervolgens worden de PR-acties uitgezet, met als doel zoveel mogelijk de stakeholders richting bondgenoot te krijgen. De bondgenoot is een neutraal persoon van buiten het project die zonder voorgeschiedenis of emoties met de stakeholders kan overleggen. De bondgenoot is een sterk middel om in te zetten voor het streven naar een goede zakelijke relatie met de vijand, waarbij de emoties gescheiden zijn (zonder die te negeren). Zo kan het project bij de vijand toch in een positief daglicht gesteld worden.
 
Uitdragen van het project
Bovenstaande heb ik concreet uitgewerkt voor het programma. De juiste personen benaderd, zowel binnen als buiten het project. Veel overleg en van de Partners heb ik de bondgenoten gekoppeld aan de zogenaamde vijanden binnen het Management. De focus heb ik gelegd op de te behalen doelen en de daaruit voortkomende baten en daarbij ben ik duidelijk en eerlijk geweest. Ik heb iedereen dezelfde boodschap gebracht, maar met een ander pakpapiertje eromheen. 

Met als resultaat dat wanneer stakeholders met elkaar over dit project spraken, ze allemaal hetzelfde doel en baten voor ogen hadden. Hiermee is de groep van bondgenoten gegroeid en het project heeft een positieve naam gekregen binnen de organisatie.
 
Positieve energie
Door top-down het project uit te laten dragen vanuit de Partners naar het Management, fee-earners en de overige personeelsleden heeft het project zijn eigen Public Relations gemanaged. Hierdoor heeft het projectteam nog meer positieve energie gekregen, is het project geslaagd en zijn de doelen gerealiseerd. Al deze vervolgacties hebben mij relatief weinig tijd gekost, veel geld bespaard en alle vragen die er waren werden beantwoord door de stakeholders onderling. De weg naar een succesvolle oplevering van het project was hiermee geëffend! 

Rob Matser

Projectmanager PQR

@PQRnl
 

PS:
Wit u weten hoe projectmanagement de sleutel tot succes kan zijn voor uw project? Schrijf u dan in voor de track van Rob Matser en Matthijs Bogaards tijdens IT-Galaxy 2013.

Copaco | BW 25 maart tm 31 maart 2024 Trend Micro BW BN week 10-11-13-14-2024
Copaco | BW 25 maart tm 31 maart 2024