Roadmap: Hoe integreer je Social Media?

Roadmap: Hoe integreer je Social Media?

22-12-2012

Roadmap: Hoe integreer je Social Media?


Ping, een mailtje. Een zoveelste uitnodiging lid te worden van een community. Mijn aandacht wordt getrokken door het onderwerp: “35+ Tennis Competitieteam”. Een tennismaatje heeft een gesloten community ingericht. Een eenvoudige gratis www.spruz.com-platform waarbij we trainingen en wedstrijden plannen, ervaringen en foto’s delen en eenvoudig meldingen aan het gehele team distribueren. Handig, zeker gezien de drukke agenda’s en bijvoorbeeld het vinden van een gaatje in die overvolle agenda’s om een balletje te slaan. Eenvoudig en ik heb er nog lol in ook.
 
Zo is deze community onderdeel van dit team en mijn leven. Een platform waar wij onze gezamenlijke tennispassie delen. Interessant om te vermelden is dat één van de leden per omgaande vroeg hoe hij de community mobiel kon benaderen. Mobiel is belangrijk en vergroot de social media betrokkenheid. Tevens geeft het aan hoe gewoon het is geworden om via mobielplatform toegang tot informatie te verkrijgen. 

Dit is een eenvoudig (privé) integratievoorbeeld van social media binnen een tennis competitieteam. Een gezamenlijke passie als drijfveer met de leden als ambassadeur. Als je kijkt naar de integratie van social media in ons privéleven en de manier waarop wij in de huidige tijd werken, dan zijn deze twee niet met elkaar in balans. Jef Staes (auteur, spreker en expert) weet op geheel eigen en boeiende wijze deze onbalans te verwoorden in het tijdperk van de transformatie van 2D naar een 3D innovatieve organisatie (http://www.youtube.com/watch?v=ts7v7fYUNDM&feature=share). Mobiel en social media zijn middelen die een dergelijke transformatie mogelijk maken. Dit leidt tot de vraag: “Hoe integreren we social media binnen een bedrijf?” Immers, dit zou eenvoudig mogelijk moeten zijn. Collega’s (van directie en managers tot uitvoerders) streven een gezamenlijk bedrijfsdoel na… toch? Zo ja, dan is er een mogelijkheid de passie en talenten de ruimte te geven die een organisatie kan stuwen van Good to Great (James Collins verteld in zijn boek Good to Great waarom sommige bedrijven een sprong vooruit maken... en andere niet ISBN13: 9780712676090). Dit is meer dan het virtueel ophangen van een ideeënbus. 

Een ‘big bang-social media-integratiestrategie’ of een One Size Fits All-strategie blijkt in de praktijk niet succesvol. Hoeveel Yammer initiatieven zijn in de vergetelheid geraakt? SharePoint omgevingen ingericht en ongebruikt gebleven? Niet omdat het instrument niet werkt maar omdat de gebruikers er niet mee werken.

Raadzamer is het om Social media gefaseerd te introduceren en implementeren. Op basis van dit advies is een zeven fasen aanpak ontstaan als leidraad voor de meest succesvolle sociale platformen, voortkomend uit de vele inzichten die de ambassadeurs van de diverse platformen hebben gedeeld.

Fase 1 Onderzoek
Bepaal de behoeften, mogelijkheden en voorkennis van de beoogde gebruikers.  Selecteer de ambassadeurs en aanjagers van het platform. Zorg dat juiste informatie boven tafel komt door middel van interviews. Zowel één op één als in groepsverband.

Fase 2 Doel

Vaststellen van het doel van het platform. Dit lijkt misschien eenvoudig om op te schrijven echter moeilijk eenduidig vast te stellen. Voor het slagen van het platform is doelbepaling zeer belangrijk.

Fase 3 Strategie

Strategie is de kantelfase van denken (Wat) naar doen (Hoe). De informatie uit fase 1 & 2 liggen ten grondslag binnen deze fase. In workshops “ best practices social media” wordt er kennis gemaakt met de wereld van vandaag. Welke instrumenten zijn er? Voorbeelden van andere platformen en welk doel dienen ze?. De uitkomsten en feedback worden meegenomen in de strategie.

Fase 4 Vorm

Bepalen van de vorm en te gebruiken platformen. In een workshop “social tools” worden de mogelijkheden van bijvoorbeeld Twitter, Facebook en Pinterest ervaren ter inspiratie, kennismaking en enthousiasmering.

Fase 5 Inrichting

Inrichting van de platformen. Dit is een technisch trucje, zeker gezien de mogelijkheden die er nu zijn.

Fase 6 Acceptatie

Na de voorbereidingen volgt de fase der waarheid, de acceptatie. Het is van belang zo snel mogelijk early adaptors/ambassadeurs actief op de platformen hun content te laten delen. Vaak is deze content voor anderen interessant en daagt ze uit deel te nemen. Zo raken steeds meer mensen vertrouwd met de platformen voor het maximaal uitnutten van passie en talent voor het gezamenlijke of bedrijfsdoel. Een ideaal instrument om de bal aan het rollen te krijgen is een workshop “kennismaking met de vastgestelde platformen”. Het motto hiervan is: “doen”. Alleen zo kun je de mensen vertrouwd maken met het platform.
 
Fase 7 Evaluatie
Na acceptatie is het noodzakelijk om het gebruik van het platform te blijven stimuleren en er voor te zorgen dat er berichten geplaatst worden en interactie plaatsvindt. Randvoorwaardelijk is dat het instrument niet in beton gegoten is. Mocht er een functionaliteit niet of nauwelijks worden gebruikt of er wordt een functionaliteit gemist dan zul je hierop moeten reageren. De leidraad is niet het instrument maar het ontplooien van passie en talent van de leden. Een evaluatie- workshop met de mensen uit fase 1, met als input feiten, cijfertjes, maar ook de emotionele kant en trends is een goed medium om een evaluatie uit te voeren. Aanvullend en versterkend is een periodieke evaluatie waarbij de platformleden worden betrokken. Een initiatiefnemer deelt bijvoorbeeld wekelijks nuttige, interessante en boeiende discussies die er op het platform plaatsvinden. Een teamoverleg lijkt hiervoor uitermate geschikt. Mocht dit te ver reiken, dan dienen de leden deze informatie in ieder geval in hun mailbox te ontvangen. Zo blijf je de leden wijzen op en trekken naar het platform. 

Het is vooral plezier wat een platform levend houdt. Het opstarten is één. Binden van mensen is relatief eenvoudig. Het platform is nieuw en het werkt anders dan voorheen zodat mensen nieuwsgierig zijn. Boeien van de mensen is de uitdaging. Hiervoor is het doorlopen van de zeven fasen een goede exercitie om de mensen na de start te blijven boeien.  

Ronald Wallenburg, r.wallenburg@ventus.nl - Interim / Programma Manager - http://www.linkedin.com/in/ronaldwallenburg
 
 

Terug naar nieuws overzicht