Het ‘oude’ Informatie Management

Afgelopen week heb ik diverse gesprekken gevoerd waarbij de gedachten teruggingen naar de ontwikkelingen rond Informatie Management zoals die dertig, veertig jaar geleden ontstonden. In die tijd was er nauwelijks een IT-afdeling. Hooguit een ‘cleanroom’ waarin een mainframe of enkele minicomputers waren opgesteld. Een sterk gecentraliseerde infrastructuur waarbij de mens dus náár de computer kwam. In die tijd ontstond in de business steeds meer interesse in hoe we processen konden stroomlijnen en vervolgens informatiseren. Hoewel we zelf nauwelijks kennis van de informatietechniek hadden, gingen we onze processen analyseren en vastleggen. Daarnaast bouwden we informatiemodellen om te begrijpen hoe de informatie door die processen stroomde.

Informatiebehoefte
Vanuit de business werd dus de IT gebouwd. En vanuit de drang om onze eigen processen te begrijpen en te verbeteren, beschreven we de functies en informatiestromen die nodig waren om dit te realiseren. Het nadeel was dat dit analysewerk van informatie vaak naast alle dagelijkse bedrijfsactiviteiten plaatsvond en we hier niet fulltime mee bezig konden zijn. Hierdoor waren het langdurige trajecten, omdat effectiviteit en efficiëntie ontbrak.

Echter, het grote voordeel was dat informatiemanagement als businessverantwoordelijkheid werd gezien. De organisatie was zelf verantwoordelijk om zijn eigen proces en informatiebeheer te beschrijven en deels te realiseren. Dat is helaas voor een deel teloorgegaan.
In gesprekken over cloud computing komt het onderwerp Informatie Management regelmatig terug. We hebben de IT vele jaren lang geprofessionaliseerd en veel taken zijn overgenomen van de business. Effectief en efficiënt, dat wel. Maar met steeds minder kennis over informatie binnen de organisatie en met minder begrip van het eigen informatiebeheer.

Het aardige is dat de ontwikkeling van cloud computing – het meer in informatieservices denken – ertoe leidt dat de organisatie weer oog krijgt voor zijn eigen informatie en informatiebehoefte. Ook herkent de organisatie dat zij informatiediensten niet alleen van de eigen IT-afdeling kan afnemen, maar ook uit de externe cloud, en haar eigen informatieproces (weer) kan beheren.

IT in eigen hand
De cloud confronteert de business met zijn eigen informatieprocessen. De business liet informatie té gemakkelijk over aan de IT-afdeling. Als dan ook nog eens de IT-afdeling werd ge-outsourced, verdween elk besef in de business over hun eigen Informatie Management. Dat is de reden dat veel bedrijven hun IT weer insourcen.

Onlangs meldde GM dat zij 10.000 IT-banen weer in huis gaat halen. Ook in Nederland herken ik die beweging. Men heeft informatiedeskundigen nodig om de hoognodige innovatie in de IT weer in eigen hand te nemen en om als business weer zelf de regie te nemen over het informatiebeleid. De uitdaging voor veel bedrijven is hoe dit proces te starten en vervolgens in goede banen te leiden.

Daarom kwam de afgelopen weken dat aloude Informatie Management telkens ter sprake. De basis is om als organisatie je eigen processen en informatiestromen te begrijpen. Hoe kun je als organisatie de apps definiëren die je functioneel in een medewerkersportal nodig hebt? Hoe kun je de cloud services definiëren – of ze nu extern of intern in een private cloud worden geproduceerd – als je je eigen proces niet in kaart kunt brengen en het bijbehorende IT-services model niet kunt beschrijven? Cloud computing brengt IT weer terug naar de business.

Maar dan moet de business wel moeite doen om (weer) te begrijpen wat proces en informatie is. Dat kost tijd, inspanning en hulp van de IT-afdeling, waar de laatste kennis op dit gebied in het bedrijf nog aanwezig is – mits niet ge-outsourced…

Make or buy
Ik praat als IT-vendor in toenemende mate met personen uit de business die hun behoeftes willen vertalen naar de nieuwe wereld van cloud-services. Zij herkennen dat hun IT-afdeling (nog) te weinig een serviceprovider is. Het is een afdeling die als interne serviceprovider eigen accountmanagers nodig heeft om met hun klanten te spreken en hun behoeften te vertalen in een servicemodel. Het zou een een afdeling moeten zijn met interne consultants om de ideeën van hun klanten – de interne gebruikers dus –  in een aanbieding om te zetten. Zij maken uiteindelijk ook de ‘make or buy’-beslissing: wordt de service ‘ergens’ uit een betrouwbare cloud gehaald of wordt deze intern gerealiseerd.

Sinds ik in de IT werk, heb ik veel déjà vu-momenten gehad. Als we als business ons proces goed kennen, weten we immers precies welke services we zelf moeten (kunnen) leveren en welke door derden mogen worden aangeleverd. De IT-afdeling kan uiteindelijk deze IT-services in totaliteit aan hun eindklant leveren.

De nieuwe IT-manager fungeert als makelaar van services die met zijn klant de ‘make or buy’-beslissing neemt, mede op basis van strategie, flexibiliteit en prijs. Vervolgens zorgt hij ervoor dat deze services adequaat worden ingekocht of gemaakt, worden aangeboden en op hun kwaliteit worden bewaakt. Zowel wat betreft performance als compliance en ten aanzien van risicomanagement. De cloud brengt in feite IT terug bij de business, de enige plek waar deze moet zijn.

Hans Timmerman, CTO bij EMC Nederland