Column Rob Matser (PQR): ICT-projecten moeten geld genereren, toch?
Stelt u met enige regelmaat uzelf en de rest van de board wel eens de vraag wat het doel van uw bedrijf is? Na enig denken komen er fantastische antwoorden. Grootse volzinnen en prachtig geformuleerde doelen. En aan welk kerndoel dragen al deze mooie doelen toe bij? En hoe dragen de projecten, die momenteel binnen uw bedrijf zijn uitgezet, bij aan dit doel? Ik nodig u hierbij uit om uw antwoord op die vraag te vergelijken met mijn opinie betreffende ICT-projecten.
In ICT-land zijn er hypes. Altijd geweest en ze zullen er altijd blijven. Zo is het momenteel heel hip om mee te doen aan Cloud Computing of om VDI (Virtueel Desktop Infrastructuur) uit te rollen. Om deze oplossingen te implementeren zullen er investeringen gedaan moeten worden. Die investering is vaak niet gerechtvaardigd middels de ‘down to earth’ kosten-/bate-analyse, maar omdat het nu eenmaal in de ICT-wereld hip is. Soms worden deze gedachten gevoed via uw netwerk tijdens een flight op de golfclub, soms gevoed door een zeer ambitieuze ICT-afdeling die vooruitstrevend is.
Nu is het de kunst om aan het begin van een project de volgende vraag te stellen:Wat wil uw bedrijf met dit project bereiken? Probeer die vraag zo SMART én functioneel mogelijk te beantwoorden en houdt hierbij het kerndoel, waar ik u in de eerste alinea om gevraagd heb, voor ogen. Vervolgens moet tegenover deze ‘wat’-vraag een ‘hoe’-vraag worden gesteld aan, én beantwoord worden door,uw leverancier. Uiteraard daagt u meerdere leveranciers uit om deze vraag van een technisch antwoord te voorzien.
Door de ‘wat’-vraag zo zuiver mogelijk te beantwoorden en uw antwoord te beperken tot de functionele eisen, dwingt u de leverancier om de ‘hoe’-vraag ook zo zuiver mogelijk te beantwoorden. De ICT-wereld staat niet stil en dat zal ook wel nooit gebeuren, maar op deze manier zult u geen ‘hiep-hiep-hoera’-oplossing krijgen, daar waar een standaardoplossing voldoet of nog erger, andersom. Want dat houdt automatisch een gang naar de (project-)board in,met bijbehorend verzoek om extra budget beschikbaar te stellen.
Uiteindelijk moet het projectresultaat (verantwoording van de projectmanager) bijdragen aan het projectdoel (verantwoording van de opdrachtgever). En het projectdoel moet weer faciliterend zijn aan het kerndoel van uw bedrijf.
In mijn opinie is heel platgeslagen hét kerndoel van elk weldenkend commercieel bedrijf: ‘Geld Genereren’ (zie ook “The Goal” / “Het Doel” van E. Goldratt). Iedereen die op het pluche zit zal het daar mee eens zijn. Mijn verbazing is dan ook bij veel bedrijven hier de focus niet op ligt wanneer er aan een project begonnen wordt. De business case wordt niet na elke fase in het project bijgesteld en getoetst op de ‘rechtvaardiging’ van het project. Binnen mijn ICT-projecten constateer ik vaker dan mij lief is, dat het beoogde projectresultaat (te) weinig toevoegt aan dit kerndoel en dat de gemandateerdopdrachtgever dan niet het lef heeft om de stekker eruit te trekken. Dit is het moment voor de CIO om zijn verantwoording te nemen en leiderschap te tonen om dat te doen wat nodig is: lef hebben!
Onze nieuwe columnist Rob Matser is projectmanager bij PQR van ICT-trajecten, bij gemeenten & zakelijke dienstverlening tot en met multinationals; IPMA-C& PRINCE2 practitioner gecertificeerd, geïnspireerd door Critical Chain Project Management (CCPM). Hij heeft aan de wieg gestaan van de implementatie van de nieuwe PQR Projectaanpak, gebaseerd op de projectmethodiek van Twynstra & Gudde.
