Column Hans Burg: Over één nacht ijs gaan

Maandagochtend, en al voor de eerste kop koffie zegt de CIO goed nieuws te hebben. Het grote project waar we al zo lang op hopen, gaat er komen. De noodzakelijke voorwaarden lijken goed, we gaan onze gebruikers en klanten eindelijk echt blij maken!

We moeten snel handelen dus geen discussies of wij en de gebruikers dit project er wel bij kunnen hebben. Of er geen andere activiteiten op het programma staan. Of de infrastructuur wel voldoende in place is. Of we de risico’s wel voldoende in beeld hebben. Of het projectplan wel goed doordacht is. Kortom: de tijd dwingt ons om ons te concentreren op de redenen om iets wel te doen, waar ‘normaal’ het gevoel toch overheerst dat er minstens evenveel redenen zijn om iets niet te doen. We moeten over één nacht ijs.

En we beginnen voortvarend: binnen een paar dagen hebben we het projectteam ingericht, het plan opgesteld, de taken verdeeld, een communicatiecampagne gestart, de benodigde infrastructuur ontworpen en de gebruikers op de hoogte gesteld. Geweldig om te zien hoe gemotiveerd iedereen dit oppakt. Klaarblijkelijk is dit dus een project waar we geen commitment voor hoeven creëren. Waar we geen persoonlijke leerdoelen voor hoeven formuleren. Waar we geen strijd met andere prioriteiten hoeven aanbinden. Het is iets wat we willen.

Bij de eerste serieuze projectmeeting gaat het echter mis. De risico’s bij uitvoering zijn verder in beeld gebracht en blijken onacceptabel groot te zijn. De stekker gaat er gelijk weer uit. Iedereen is teleurgesteld, maar eenmaal daar overheen is het begrip voor de keuze overweldigend. We willen het beste voor de gebruiker en onze klant, dus als de risico’s te groot zijn, dan moeten we het niet doen. Punt.

De communicatie naar de gebruikers is recht voor zijn raap: helder en duidelijk. En wederom is er teleurstelling, maar bovenal begrip. Fantastisch.

Het mooie van columns schrijven, is dat je verhalen mag verzinnen of je eigen draai eraan mag geven. Het bovenstaande verhaal is losjes gebaseerd op het project van het jaar: De Elfstedentocht 2012, die zoals we weten niet doorging. De bovengenoemde CIO zou zo maar Chief Ice Officer Jan Oosterbrug kunnen zijn. En ‘we’ zijn u en ik, zoals alleen Mart Smeets ‘we’ kan zeggen. En we hebben het met zijn allen live meegemaakt en we hebben gedeeld in de euforie en de teleurstelling. Mooie momenten!

Een perfect voorbeeld van de kracht van het echte willen boven het heilige moeten. Wat is mooier dan een project dat geen motivatie behoeft! Een project waarvan de noodzaak en het nut niet in van Powerpoints overgoten sessies moeten aantonen. Een project waarin iedereen wil deelnemen, voor de volle 100%, in welke rol dan ook. Omdat men gelooft in het resultaat. Zoals Antoine de Saint-Exupéry meer dan 100 jaar geleden al zei: Als je een boot wilt bouwen, leer de mannen dan verlangen naar de zee.

En wat zaten we met zijn allen lekker in het moment. Snel beslissen, niet te voorzichtig zijn en consequent zijn in het bijstellen van prioriteiten en het creëren van de noodzakelijke randvoorwaarden voor een succesvolle projectuitvoering. Wat dus ook betekent: adequaat reageren als voortschrijdend inzicht of veranderende omstandigheden de voorgenomen intentie onmogelijk of onverantwoord maakt. Gewoon feitelijk en transparant. En dus met elkaar genieten, treuren en accepteren. Alles heeft zijn momentum, mis die niet.

Ik gun iedereen om eens vaker over één nacht ijs te gaan! Dan zal het aantal keer dat er iets wel gebeurt en successen gevierd kunnen worden, verrassend groot blijken te zijn. Op naar mooie en succesvolle tochten!