IT bestuurbaar maken door structuur aan te brengen in de informatievoorziening

Inleiding:

Organisaties hebben vaak moeite met het beheersen van complexe interne en externe situaties. Het beheer van de informatievoorziening in de dynamiek van een veranderende omgeving vormt hierop geen uitzondering. Enterprise Architectuur kan een middel zijn om de complexe relatie tussen business en IT te beheersen door een centraal referentiepunt te bieden voor business en IT kwesties en de relatie daartussen. Enterprise architectuur is daardoor zowel geschikt als een abstractiemiddel, een communicatiemiddel en een managementinstrument.

De TOGAF-methodiek is een basis voor de beschrijving van de structuur, de relaties en de interacties van entiteiten en processen met betrekking tot de informatievoorziening. Als eenmaal de Enterprise Architectuur is opgesteld dient het als managementinstrument waarmee een strategie uitgewerkt kan worden om grip te krijgen op de dynamische veranderingen in de business, de IT en de relatie daartussen. Hierdoor kunnen er geen ontwikkelingen in isolement plaatsvinden die niet in lijn zijn met de bedrijfsstrategie.

Architectuur van de Informatievoorziening:

Door de architectuur van de huidige informatievoorziening inzichtelijk te maken wordt duidelijk in welke mate wordt voorzien in de informatiebehoefte van de organisatie. Op basis van de TOGAF-methodiek wordt inzichtelijk gemaakt hoe de bedrijfs-, de informatie- en de IT-architectuur op elkaar aansluiten. Wanneer duidelijk is waar zich specifieke aandachtsgebieden bevinden is het mogelijk te bepalen wat het ambitieniveau is binnen de organisatie.

Zo kan worden bepaald hoe hergebruik en integratie van de componenten kan worden bevorderd, en welke overige acties kunnen leiden tot een betere aansluiting van IT en business; make (maatwerk), buy (standaard), or ally (sourcing).

Deze werkwijze moet leiden tot beperkte software ontwikkelings-, onderhouds- en beheerskosten. Dit wordt onder andere bereikt doordat reeds gedane investeringen in de huidige informatievoorziening meer kunnen gaan opleveren door hergebruik en integratie van de bestaande componenten.

Het uiteindelijke resultaat is een effectieve informatievoorziening, waardoor operationele, besturings- en verantwoordingsinformatie op afgesproken tijden en gestructureerd beschikbaar zijn. Hiermee wordt optimaal  voorzien in de informatiebehoefte van de organisatie.

(Out)sourcing

Wanneer de diverse architectuurcomponenten van de informatievoorziening inzichtelijk zijn gemaakt, kan worden bepaald welke componenten behoren tot de kernactiviteiten, en om die reden niet zullen worden uitbesteed aan derden. Andere componenten, die niet behoren tot de kernactiviteiten, komen wellicht wel in aanmerking om te worden uitbesteed. Op basis van een businesscase kan worden bepaald of dit realistisch is. Business case management vormt daarmee een integraal onderdeel van het sourcingbeleid.

Leveranciers management

Hetzelfde geldt voor Leveranciersmanagement. Door inzichtelijk te maken waar en voor welke architectuurcomponenten (interne/externe) leveranciers ondersteuning bieden, kan per leverancier worden bepaald aan welke criteria de leverancier moet voldoen. Zo volgt uit de aard van de ondersteunde componenten welke verantwoordelijkheden aan een leverancier mogen worden toevertrouwd, en op welke wijze deze dient te worden aangestuurd (resultaat, capaciteit, kennis, etc).

(IT / Project) Portfoliomanagement

Wanneer de diverse architectuurcomponenten van de informatievoorziening inzichtelijk zijn gemaakt, wordt daarmee tevens de dynamiek van de diverse componenten duidelijk. Deze hangt veelal samen met de dynamiek van het bedrijfsproces wat ermee wordt ondersteunt. Ook verschaft een architectuurmodel van de informatievoorziening inzicht in welke componenten nu en in de toekomst onderwerp (zullen) zijn van IT projecten, en hoe deze componenten (en daarmee de IT projecten) zich tot elkaar verhouden. Hiermee wordt voorkomen dat ontwikkelingen in isolement plaatsvinden. Ontwikkelingen die eventueel onderling kunnen conflicteren, en wellicht zelfs niet in lijn zijn met de bedrijfsstrategie.

Essentieel is het delen van kennis en nieuwe inzichten om door middel van het aanbrengen van architectuur in de informatievoorziening een succesvol proces te maken.