Duurzame aansluiting van ICT-dienstverlening op de bedrijfsvoering (door het inrichten van de regiefunctie)
Situatie
Organisaties zijn steeds meer afhankelijk van ICT. Veel ICT-relaties voldoen echter niet aan de verwachtingen omdat de betrokken partijen geen samenwerking weten te realiseren waarin begrip is voor de wederzijdse belangen.
Voor een succesvolle outsourcing is dit van doorslaggevend belang. De organisatie moet haar bedrijfsdoelstellingen in een heldere ICT-behoefte vertalen (demand management). Vervolgens zal diezelfde organisatie de leverancier moeten aansturen om ook daadwerkelijk de benodigde bijdrage te leveren aan het realiseren van die bedrijfsdoelstellingen (supply management).
Regie op de ICT-dienstverlening is dus meer dan alleen contractmanagement of overleg over SLA rapportages.
Case: Een organisatie heeft een deel van haar ICT-activiteiten in eigen beheer en heeft in de loop van de tijd ook een aantal activiteiten bij verschillende externe leveranciers ondergebracht. Dit leidt tot een lappendeken aan (deel)oplossingen die niet meer aansluiten bij de bedrijfsbehoefte en hoge kosten met zich mee brengen.
De directie besluit dat het zo niet langer kan en laat een onderzoek uitvoeren naar mogelijke oplossingen.
De organisatie voert een herstructurering van de ICT-architectuur in die voor aanzienlijke besparingen zorgt. Daarnaast wordt een regiefunctie ingevoerd die handhaving van de nieuwe structuur en de bereikte kostenbesparingen realiseert. De organisatie beschikt (nog) niet over de benodigde capaciteit en kennis. Daarom wordt voor ondersteuning van deze realisatie een groot deel van deze regiefunctie uitbesteed in de markt. Vervolgens wordt de regiefunctie, middels coaching-on-the-job, gefaseerd overgedragen aan de eigen organisatie.
Maatwerk regiefunctie in 3 stappen
Een regiescan geeft inzicht in de huidige stand van zaken t.a.v. processen, actoren en organisatie en vormt daarmee een vertrekpunt voor het uitvoeren van verdere optimalisatie. De methode is er op gericht om middels interviews een beeld te verkrijgen van de huidige situatie binnen de organisatie m.b.t. regievoering. Daarbij wordt oa gebruik gemaakt van het BiSL –model (Business information Services Library).
De procesgerichte benadering van dit model geeft een goede basis voor de te onderscheiden regieprocessen. De resultaten van de scan worden a.d.h.v. slides gepresenteerd binnen de organisatie. Aan de hand van de resultaten van de scan kunnen prioriteiten worden gesteld t.a.v. een mogelijk vervolgtraject. Doorlooptijd van de scan varieert van 2 tot 3 weken en is afhankelijk van de beschikbaarheid van de te interviewen personen.
Op basis van de uitkomsten van de regiescan wordt een op maat gemaakte workshop gegeven. Het doel van deze workshop is tweeledig:
- Kennisoverdracht aan de betrokken medewerkers over regie
- Het beleggen van verantwoordelijkheid voor de diverse regie-aspecten in de bestaande organisatie middels de RASCI-matrix (Responsible, Accountable, Supportive, Consulted, Informed)
Resultaat
- Rolbeschrijvingen en competentieprofielen op maat.
- Inzicht in de totale regiekosten, zowel demandmanagement (regie op de gebruikersorganisatie) als supply management (regie op de ICT-dienstverlening)
In de vorm van coaching-on-the-job kan een externe regieprofessional de verantwoordelijkgestelden (responsibles) helpen om de regietaken uit te voeren. Uiteindelijk moet dit leiden tot een situatie waarin de klantorganisatie zelf in staat is de regievoering uit te voeren, zonder dat er zelfs additionele capaciteit nodig is.
Als vervolg op de workshop zullen alle responsibles een plan van aanpak opstellen met betrekking hun (deel)aspect(en). Zo’n plan van aanpak beschrijft hoe men denkt te komen van de IST-situatie (als uitkomst van de quickscan) tot de SOLL-situatie zoals die tijdens de workshop voor het betreffende aspect is geformuleerd. De verzamelde plannen van aanpak vormen een gezamenlijk regiehandboek.
De diverse BiSL best practices zoals die te vinden zijn op www.aslbislfoundation.nl kunnen hierbij als basis dienen. Uit de regierolbeschrijven vloeien competentieprofielen voort. Daarnaast kan met een online talentenscan een persoonlijk profiel worden vastgesteld. Matching van deze persoonlijke profielen met de competentieprofielen maakt op een gestructureerde wijze inzichtelijk waar individuele coaching nodig is.
