Trots op complexe koppeling informatiesystemen

Een belangrijke trend in de Nederlandse gezondheidszorg is schaalvergroting. Het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis in Amsterdam heeft samen met E.Novation een complex project afgerond waarbij het Microbiologisch Laboratorium is samengevoegd met een grote externe partij, het Onze Lieve Vrouwe Gasthuis (OLVG). Hierbij is voor het eerst een volledig digitale verbinding tot stand gebracht tussen het EPD/ZIS en de externe laboratoriumomgeving. Executive People sprak hierover met Onno Gabel, Hoofd Informatisering van het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis.

“We zijn de eersten die dit doen. Er zijn nog geen andere ziekenhuizen in Nederland die zover zijn, en ook elders in de wereld hebben we iets dergelijks niet gevonden.” Onno Gabel, Hoofd Informatisering van het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis in Amsterdam, is trots op de ingewikkelde digitale koppeling tussen het EPD/ZIS en het externe laboratorium die zijn team in nauwe samenwerking met E.Novation tot stand heeft gebracht.

Gabel had twee mogelijkheden dit technisch in te richten: het ZIS/EPD volledig koppelen aan het lab-systeem, of naast het ZIS/EPD een los lab-systeem gebruiken. “In het laatste geval heb je echter twee aparte systemen, wat niet alleen complexer is in beheer maar ook een veiligheidsrisico inhoudt. Juist die veiligheid van de gegevens is voor ons de reden geweest de koppeling direct te maken vanuit het ZIS/EPD.” Een klassieke discussie was die over de verantwoordelijkheid voor de data: ligt die bij de arts of de microbioloog? “Dat is uiteindelijk een strategische beslissing, wij faciliteren de techniek en het proces.”

Complexiteit

“Deze geautomatiseerde koppeling kent een enorme complexiteit. Die schuilt in diverse aspecten. In de eerste plaats verloopt alles volledig elektronisch, we werken niet meer op papier. Daarbij werken we nu op twee locaties, het ziekenhuis en het laboratorium van het OLVG. Bovendien zit de wereld van microbiologisch onderzoek complex in elkaar, omdat je te maken hebt met veel verschillende onderzoeken. Het gaat om aanvragen door artsen in honderden varianten, die allemaal vanuit het ZIS moeten aansluiten op het laboratoriumsysteem. Tijdens dat proces zijn we ook nog eens overgestapt op een ander laboratoriumsysteem.”

De aanleiding voor het project met E.Novation was een strategische beslissing in 2011 om de afdeling Microbiologie uit te besteden. “Dat besluit is onderdeel van een trend die al enige jaren speelt in de gezondheidszorg, namelijk dat laboratoria steeds vaker worden samengevoegd om te kunnen profiteren van schaalvergroting. Dat heeft zowel te maken met de kosten als met de kwaliteitseisen. Om aan die hoge eisen te voldoen zijn grote investeringen nodig, die kleine laboratoria niet kunnen opbrengen.”

Daarom is het Amsterdamse ziekenhuis na een uitgebreide zoektocht uitgekomen bij het OLVG als beste kandidaat om de laboratorium-activiteiten aan uit te besteden. “Zij zijn een grote speler met geavanceerde apparatuur die in staat is om de grote volumes van de afdeling Microbiologie te verwerken.” De harde deadline was 1 januari 2012, op die datum moest iedereen verhuisd zijn, en moest de koppeling tussen ziekenhuis en laboratorium werken.

Meer dan technologie

Tijdens dit traject kwam een breed scala aan aspecten om de hoek kwamen kijken, van mensen en organisatie tot technologie. Omdat het op al die vlakken ingrijpt is het uitermate complex om dergelijke koppelingen te maken. Het is meer, veel meer, dan alleen het neerzetten van technologie.”

Want behalve technologie gaat een dergelijke samenwerking ook over de visie op elektronische ordering en verslaglegging bij twee verschillende partijen. “Die filosofie is verwerkt in de software die we beiden gebruikten, maar het verschil in visie tussen het ZIS/EPD en het laboratoriumsysteem was groot en dat moest overbrugd worden. Dit betekende dat er veel werk gestoken moest worden in het uniformeren van de aanvragen en de rapportages. Uiteindelijk zijn we er na intensief overleg in geslaagd beide visies op elkaar aan te laten sluiten. Dat is gelukt omdat iedereen het resultaat voor ogen heeft gehouden tijdens deze zoektocht.”

In de oude situatie schreven de artsen hun aanvraag op papier, wat in het interne laboratorium weer ontcijferd moest worden. Dat kan niet meer nu alles digitaal verloopt, nu moet direct duidelijk zijn wat de aanvrager bedoelt. Om dat in goede banen te leiden is weer deskundige begeleiding nodig van iemand die zowel IT als de materie begrijpt. “Dit vraagt om een zeer intensieve samenwerking tussen de IT en de werkvloer. We hebben daarbij gebruik gemaakt van kennis en ervaring uit eerdere projecten, èn het vereist van de IT-functie veel inlevingsvermogen. Je moet weten wat er allemaal komt kijken bij microbiologie.”

“De deadline hebben we gehaald. Na ingebruikname bleek het wel nodig om het proces te verfijnen, we hebben in het begin nog veel zaken aangepast om het proces goed geolied te laten verlopen. Zo waren met name de beheeraspecten erg belangrijk, om te bepalen wie wat doet wanneer er foutmeldingen komen.”

Lessen

Het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis is nu het eerste Nederlandse ziekenhuis dat deze hindernis heeft genomen. “Ik verwacht dat we dit in de toekomst nog veel meer gaan zien in Nederland.” Zelf heeft het ziekenhuis ondertussen de afdeling Pathologie op een vergelijkbare manier overgezet. “Daarbij hebben we volop gebruik kunnen maken van de ervaringen die we eerder op hebben gedaan. Overigens zijn de processen bij pathologie iets minder complex, maar de lessen die we geleerd hebben op het gebied van mensen, organisatie en techniek waren nuttig.”

Een van de lessen was dat er ook aandacht moet zijn voor de kleine dingen in het proces. “Bijvoorbeeld het besef dat je nu te maken hebt met menen die niet meer in het ziekenhuis zitten, maar bij een andere organisatie. Je kunt bijvoorbeeld niet meer met een intern nummer bellen. Dat is even wennen, na jaren lang op dezelfde manier gewerkt te hebben. Wat we ook onderschat hebben is hoeveel uren er in gaan zitten, vooral omdat er zoveel mensen van diverse afdelingen intensief bij betrokken waren.”

De doelstellingen van het project zijn gehaald. “We hebben een vaste prijsafspraak voor microbiologische onderzoeken, nu en de komende jaren. Dit zorgt voor een hoge mate van voorspelbaarheid in de kosten. Dat is een belangrijk voordeel voor het ziekenhuis, want er komen geen onaangename financiële verassingen meer op de Raad van Bestuur af. Bovendien zijn we volledig van papier naar digitaal gegaan. Dat heeft veel tijdwinst opgeleverd, want zodra de resultaten van een onderzoek nu bekend zijn, zijn ze in het systeem toegankelijk. Die snelle terugkoppeling heeft een enorme toegevoegde waarde. Een bijkomend voordeel voor het ziekenhuis is dat we door de uitbesteding vierkante meters vrij hebben gemaakt die ingezet kunnen worden voor onze dienstverlening.”